Заявление работника, в котором он просит предоставить копию своей трудовой книжки, относится к категории документов, подлежащих определённым требованиям хранения. Ниже изложены основные нормы, установленные Трудовым кодексом РФ, нормативными актами и практикой консалтинговых сервисов (КонсультантПлюс, ЭКЛОД и др.).
Что именно хранится и почему
Копия трудовой книжки не имеет законодательно установленного срока действия. Она подтверждает сведения, zawieseniya (записи) в книге на момент её оформления. Сразу после выдачи копия начинает действовать, однако её содержание может быть изменено в дальнейшем (дополнительные записи, исправления).
Заявление работника о выдаче копии – это отдельный документ, который:
- сохраняется в личном деле работника;
- может использоваться в случае споров о сроках выдачи, подтверждении факта подачи заявления и т.п.;
- подпадает под общие правила хранения документов, связанных с деятельностью организации.
Нормативные ссылки
В следующих актах закреплены сроки хранения заявлений, связанных с трудовыми книжками:
- КонсультантПлюс, 451 Перечень 2019 г. – срок хранения заявлений о предоставлении документов, связанных с работой, составляет 1 год.
- ЭКЛОД – при выборе формы ведения трудовой книжки работодатель обязан хранить соответствующее заявление 50 лет, если оно включено в личное дело.
- Трудовой кодекс РФ (ст. 64, 65) – установлен трёхдневный срок выдачи копии трудовой книжки после получения заявления.
- Приказы Минтруда о хранении кадровых документов – 75 лет для записей, вошедших в личное дело, и 5 лет для остальных заявлений.
Сроки хранения заявления о выдаче копии
Согласно практике и указанным источникам, срок хранения заявления работника о выдаче копии трудовой книжки обычно определяется так:
- 1 год – если заявление относится к категории «заявлений о предоставлении документов, связанных с работой» (по 451‑му Перечню 2019 г.).
- 5 лет – для заявлений, не попавших в личное дело работника.
- 75 лет – если заявление включено в личное дело (например, заявка на изменение формы ведения трудовой книжки).
- 50 лет – когда речь идёт о выборе формы ведения трудовой книжки и заявление включено в личное дело.
Таким образом, конкретный срок зависит от того, к какому типу заявления оно относится и включено ли оно в личное дело сотрудника.
Сроки выдачи копии трудовой книжки работодателем
По закону, работодатель обязан выполнить следующее:
- приём заявления – в течение трёх рабочих дней с момента его подачи;
- выдача копии – не позднее трёх рабочих дней после получения заявления;
- заверение копии (если требуется) – также в течение указанного трёхдневного периода.
Нарушение этих сроков считается нарушением трудового законодательства и может привести к административной ответственности.
Хранение оригинала и копий трудовых книжек
Оригинал трудовой книжки хранится в организации до тех пор, пока:
- не будет запрошена работником;
- не будет заменена на электронный вариант по инициативе сотрудника;
- не станет неактуальной в связи с увольнением или иными кадровыми изменениями.
Копии, полученные в результате выдачи, также подпадают под те же правила хранения, что и оригиналы, если они включены в личное дело.
Особенности для заявлений, поданных менее чем за три рабочих дня до увольнения
Если заявление о выдаче копии трудовой книжки подано работником менее чем за три рабочих дня до его увольнения, копия должна быть выдана не позже дня увольнения. Это требование следует учитывать при планировании кадровых процедур.
Практические рекомендации для работодателей
Для соблюдения всех норм рекомендуется:
- Вести журнал учёта заявлений о выдаче копий трудовой книжки, где фиксировать дату подачи и дату выдачи.
- Хранить заявления в соответствии с их типом (1 год, 5 лет, 50 лет, 75 лет) в соответствующем архиве.
- Обеспечить выдачу копии в установленный трёхдневный срок, используя шаблоны заявлений и акты выдачи.
- При переходе сотрудника на электронный формат трудовой книжки запросить письменное заявление и зафиксировать дату его получения.
Срок хранения заявления работника о выдаче копии трудовой книжки определяется типом документа и его включением в личное дело:
- 1 год – для обычных заявлений о предоставлении документов;
- 5 лет – для заявлений, не попавших в личное дело;
- 50 лет – если заявление касается выбора формы ведения трудовой книжки;
- 75 лет – если заявление включено в личное дело сотрудника.
При этом работодатель обязан выдать копию в течение трёх рабочих дней с момента получения заявления. Соблюдение этих сроков гарантирует соответствие Трудовому кодексу и минимизирует риск юридических споров.