С 1 января 2021 года в России начал действовать порядок ведения электронных трудовых книжек (ЭТК), а с 1 января 2026 года завершился переходный период. Это означает, что с указанной даты работодатели вправе вести трудовые книжки исключительно в электронном виде, если иное не предусмотрено заявлением работника. Для оформления соответствующих действий (согласия, отказа, запроса) необходимы правильно составленные заявления. В этой статье представлены актуальные образцы и подробные пояснения.
Правовые основы ведения ЭТК
Регулирование вопроса осуществляется:
- Трудовым кодексом РФ (ст. 66.1, 312).
- Постановлением Правительства РФ № 906н (утверждает порядок ведения ЭТК).
- Приказом Минтруда России № 723н (утверждает формы заявлений).
Ключевой принцип: с 2026 года работодатель обязан вести ЭТК, если работник не подал заявление об отказе от перевода на электронный формат и о ведении бумажной трудовой книжки. Одновременное ведение обоих форматов возможно только по инициативе работника.
Типы заявлений и их образцы
Ниже представлены основные виды заявлений, которые может подать работник или работодатель.
Заявление работника о согласии на ведение ЭТК
Это стандартный документ, который сотрудник подает при приеме на работу или в период перехода. Он подтверждает, что работник ознакомлен с порядком ведения ЭТК и не против ее использования.
Образец (шаблон):
Директору [Название организации] [Должность руководителя] [ФИО руководителя] от сотрудника [Должность] [ФИО сотрудника] ЗАЯВЛЕНИЕ Я, [ФИО полностью], паспорт серия [серия] № [номер], выдан [кем и когда], занимающий(ая) должность [название должности], в соответствии с частью 4 статьи 66.1 Трудового кодекса РФ прошу вести мою трудовую книжку в электронном виде (ЭТК). Мной получена информация о порядке ведения ЭТК, о правах на получение выписки из ЭТК и на предоставление бумажного носителя с записями. Я ознакомлен(а) с тем, что сведения об трудовой деятельности будут вноситься в Единую государственную информационную систему социального обеспечения (ЕГИССО). Подпись: ___________________ / [Фамилия И.О.] /
Заявление работника об отказе от ведения ЭТК (о ведении бумажной трудовой книжки)
Подается, если сотрудник хочет получать традиционную бумажную книжку. Важно: после завершения переходного периода (с ) работодатель вправе отказать в ведении бумажного варианта, если иное не предусмотрено коллективным договором или локальным актом. Но на момент приема на работу или в переходный период такой отказ является основанием для оформления бумажной книжки.
Директору [Название организации] [Должность руководителя] [ФИО руководителя] от сотрудника [Должность] [ФИО сотрудника] ЗАЯВЛЕНИЕ Я, [ФИО полностью], паспорт серия [серия] № [номер], выдан [кем и когда], занимающий(ая) должность [название должности], в соответствии с частью 4 статьи 66.1 Трудового кодекса РФ прошу вести мою трудовую книжку на бумажном носителе (в традиционном виде). Мной получена информация о порядке ведения электронной трудовой книжки (ЭТК). Я осознаю, что в случае утраты бумажного носителя восстановление сведений о трудовой деятельности может потребовать дополнительного времени. Подпись: ___________________ / [Фамилия И.О.] /
Заявление работника о предоставлении выписки из ЭТК или копии трудовой книжки
Работник имеет право в любой момент получить выписку из своей ЭТК (оформляется по форме ЕЛН) или заверенную копию бумажного носителя (если ведется бумажный вариант). Это заявление подается в отдел кадров или бухгалтерию.
Директору [Название организации] [Должность руководителя] [ФИО руководителя] от сотрудника [Должность] [ФИО сотрудника] ЗАЯВЛЕНИЕ Прошу предоставить мне: ☐ выписку из электронной трудовой книжки (ЭТК) на текущую дату. ☐ заверенную копию бумажного носителя трудовой книжки (при ее ведении). Сведения необходимы для [указать цель: например, предоставления в иное место работы, для личного пользования и т.п.]. Подпись: ___________________ / [Фамилия И.О.] /
Заявление работодателя о внесении записи в ЭТК (образец для кадровика)
Это служебный документ, который руководитель или уполномоченное лицо использует для оформления приема, увольнения, перевода и других действий, влекущих изменение записи в трудовой книжке. Форма не утверждена строго, но должна содержать все обязательные реквизиты.
В [Название организации] Отдел кадров [Должность] [ФИО сотрудника кадрового подразделения] ЗАЯВЛЕНИЕ (УВЕДОМЛЕНИЕ) В связи с [указать основание: приемом на работу, увольнением по собственному желанию, переводом и т.д.] прошу внести соответствующую запись в электронную трудовую книжку сотрудника [ФИО сотрудника] (табельный номер [если есть]). Основание: [приказ № ___ от «___» _____________ 20__ г.]. Данные для записи: - Наименование организации: [полное наименование работодателя] - Подразделение: [название структурного подразделения] - Должность: [название должности] - Дата события: «___» _____________ 20__ г. - Вид события (прием, увольнение и пр.): [указать] - Подпись ответственного лица: ___________________ Подпись: ___________________ / [Должность, ФИО] /
Как правильно заполнить заявление: важные правила
Чтобы заявление было принято и имело юридическую силу, следуйте простым правилам:
- Точность данных. Указывайте ФИО, паспортные данные, должность полностью и без ошибок, как в трудовом договоре.
- Четкость формулировок. Используйте стандартные фразы: «прошу вести…», «прошу предоставить…». Избегайте двусмысленностей.
- Дата и подпись. Заявление должно быть датировано и подписано лично заявителем. Подпись должна быть разборчивой.
- Ознакомление. В тексте заявления (особенно на согласие/отказ) желательно указать, что вы ознакомлены с порядком ведения ЭТК. Это защитит и вас, и работодателя.
- Два экземпляра. Рекомендуется составлять заявление в двух экземплярах: один остается у вас с отметкой о принятии (дата, подпись, печать организации), второй — у работодателя.
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
- Могу ли я отказаться от ЭТК после 2026 года? Да, вы можете подать заявление об отказе. Однако работодатель вправе отказать в ведении бумажной книжки, если это противоречит локальным нормативным актам или коллективному договору. Лучше уточнить этот момент в отделе кадров своей организации.
- Что, если я потеряю бумажную трудовую книжку? При ведении ЭТК риск утраты сведений минимален — данные хранятся в защищенной государственной системе. Если ведется бумажный вариант, ее необходимо восстановить через суд или органы Роструда.
- Нужно ли заявление для первого приема на работу? Да. При первом трудоустройстве вы должны сразу определиться с форматом. Если заявление не подано, по умолчанию с 2026 года будет вестись ЭТК.
- Где хранятся данные ЭТК? Все сведения о трудовой деятельности передаются в ЕГИССО (Единую государственную информационную систему социального обеспечения). Доступ к ним есть у вас (через портал Госуслуг), у работодателя и у Пенсионного фонда.
Переход на электронные трудовые книжки, это современный и безопасный стандарт; Однако право работника на бумажный носитель (в определенных случаях) сохраняется. Правильно составленное заявление — ключевой документ, который фиксирует ваши пожелания и защищает ваши трудовые права. Сохраните эту статью в закладки, скачайте подходящий шаблон и заполните его внимательно, следуя инструкциям.
Примечание: Данная статья носит информационно-справочный характер. В спорных ситуациях рекомендуется консультация с юристом по трудовому праву или официальными источниками (КонсультантПлюс, Гарант);