Трудовая книжка — это основной документ, подтверждающий трудовую деятельность гражданина․ В 2026 году, как и в предыдущие годы, работодатели обязаны правильно оформлять и хранить трудовые книжки сотрудников․ Одним из ключевых этапов является получение от сотрудников соответствующих заявлений о выборе способа ведения трудовой книжки․ В этой статье мы подробно рассмотрим все аспекты работы с такими заявлениями, включая образцы, сроки подачи и юридические нюансы․

Что такое заявление на трудовую книжку?

Заявление на трудовую книжку — это официальный документ, который подается сотрудником работодателю с целью:

• Выбора способа ведения трудовой книжки (бумажный или электронный формат);
• Запроса на выдачу дубликата или копии трудовой книжки;
• Получения бланка трудовой книжки при первом трудоустройстве;
• Заявления на внесение изменений или исправлений в трудовую книжку․

Какие бывают виды заявлений на трудовые книжки?

В зависимости от ситуации, сотрудник может подать одно из следующих заявлений:

Заявление о выборе способа ведения трудовой книжки

Это основной документ, который должен быть получен от всех сотрудников, работающих в организации․ В заявлении работник указывает, в каком формате он хочет вести трудовую книжку:

• Бумажный формат — традиционный способ ведения трудовой книжки;
• Электронный формат — новая форма учета трудового стажа в электронной базе данных․

Срок подачи таких заявлений — до 31 декабря 2020 года (включительно)․ Если сотрудник не подал заявление, работодатель вправе вести его трудовую книжку в электронном формате по умолчанию․

Заявление на выдачу дубликата трудовой книжки

Если трудовая книжка была утеряна, испорчена или содержит неверные записи, сотрудник вправе обратиться к работодателю с просьбой о выдаче дубликата․ Заявление составляется на фирменном бланке организации․

Заявление на выдачу копии трудовой книжки

Сотрудник может запросить копию своей трудовой книжки для предоставления в различные инстанции (например, при оформлении кредита, получении визы и т․д․)․ Копия выдается по письменному заявлению․

Заявление на выдачу бланка трудовой книжки

При первом трудоустройстве сотрудника, ранее не имевшего трудовой книжки, работодатель обязан выдать ему бланк трудовой книжки․ Для этого сотрудник подает соответствующее заявление․

Кто должен подавать заявление?

Заявление о выборе способа ведения трудовой книжки должны подать все сотрудники, работающие в организации, независимо от стажа работы и занимаемой должности․ Это касается:

• Новых сотрудников, принятых на работу после 1 января 2020 года;
• Сотрудников, ранее работавших в организации;
• Сотрудников, которые ранее не выбирали способ ведения трудовой книжки․

Сроки подачи заявлений

Согласно действующему законодательству, все сотрудники должны подать заявления о выборе способа ведения трудовой книжки до 31 декабря 2020 года (включительно)․ Если сотрудник не подал заявление в установленный срок, работодатель вправе:

• Вести его трудовую книжку в электронном формате по умолчанию;
• Направить сотруднику уведомление о необходимости подачи заявления․

Как оформлять заявление?

Заявление о выборе способа ведения трудовой книжки оформляется в свободной форме, но должно содержать следующие обязательные реквизиты:

1. Наименование организации (работодателя);
2. Фамилия, имя, отчество сотрудника;
3. Должность сотрудника;
4. Выбор способа ведения трудовой книжки (бумажный или электронный);
5. Дата составления заявления;
6. Подпись сотрудника․

Заявление составляется в двух экземплярах: один остается у работодателя, второй — у сотрудника с отметкой о принятии․

Что делать, если трудовая книжка испорчена?

Если трудовая книжка была испорчена по вине работодателя (например, из-за неправильного хранения или оформления), то бланк трудовой книжки выдается бесплатно․ Если же порча произошла по вине сотрудника, то он обязан компенсировать стоимость бланка․

Как оформить заявление в 1С?

В программе 1С:Зарплата и управление персоналом 8 ред․ 3 можно сформировать заявление на сотрудника о выборе порядка ведения трудовой книжки․ Для этого необходимо:

1. Перейти в раздел «Кадровый учет»;
2. Выбрать нужного сотрудника;
3. Сформировать заявление по шаблону;
4. Распечатать и подписать документ․

Ответственность работодателя

Работодатель несет ответственность за:

• Правильное ведение и хранение трудовых книжек;
• Своевременное внесение записей;
• Выдачу дубликатов и копий по заявлениям сотрудников;
• Соблюдение сроков подачи заявлений․

За нарушение правил ведения трудовых книжек работодатель может быть привлечен к административной ответственности по ст․ 5․27 КоАП РФ․

Часто задаваемые вопросы

Можно ли не подавать заявление о выборе способа ведения трудовой книжки?

Да, можно․ В этом случае работодатель вправе вести трудовую книжку в электронном формате по умолчанию․

Нужно ли платить за бланк трудовой книжки?

Нет, если трудовая книжка была испорчена по вине работодателя․ Если же порча произошла по вине сотрудника, то он обязан компенсировать стоимость бланка․

Как получить копию трудовой книжки?

Для получения копии трудовой книжки необходимо подать письменное заявление работодателю․ Копия выдается в течение 3 рабочих дней․

Можно ли вернуть бумажный формат ведения трудовой книжки после выбора электронного?

Да, можно․ Для этого необходимо подать новое заявление о выборе бумажного формата ведения трудовой книжки․

Заявление от сотрудников на трудовые книжки — это важный документ, который должен быть правильно оформлен и храниться у работодателя․ От выбора способа ведения трудовой книжки зависит, как будет оформляться трудовая деятельность сотрудника в будущем․ Поэтому так важно своевременно собирать заявления и соблюдать все требования законодательства․

Если у вас остались вопросы по оформлению заявлений или ведению трудовых книжек, обратитесь к юристу или в службу поддержки вашей организации․