В 2026 году вопросы, связанные с ведением трудовых книжек, остаются одними из самых актуальных в кадровом делопроизводстве. Несмотря на активный переход к цифровым форматам, бумажный документооборот все еще имеет юридическую силу, а правильное оформление заявлений является критически важным для соблюдения законодательства РФ. В этой статье мы подробно разберем, какие заявления необходимо подавать, как их правильно оформлять и какие последствия несет игнорирование этих процедур.
Выбор способа ведения трудовой книжки: Бумага или Электронный формат?
Самое главное помнить, что у каждого работника есть право выбора формы ведения своего трудового стажа. Согласно Федеральному закону № 439-ФЗ и статьям 66 и 66.1 Трудового кодекса РФ, работник должен был определиться с форматом ведения книжки (бумажная или электронная) до конца 2020 года. Однако, если выбор не был сделан вовремя или ситуация требует уточнения, подача соответствующего заявления остается необходимой.
Ключевые моменты:
- Электронная трудовая книжка (ЭТК): Сведения о трудовой деятельности передаются в Пенсионный фонд России (СФР) в электронном виде.
- Бумажная трудовая книжка: Ведется в привычном бумажном формате с внесением записей от руки или с помощью печатающих устройств.
- Последствия молчания: Если работник не подал заявление о выборе бумажной формы, по умолчанию его трудовая ведется в электронном виде.
Образец заявления о выборе бумажной формы
Если работник желает сохранить бумажный вариант, он должен подать письменное заявление. В нем указывается:
- ФИО работника и должность.
- Просьба продолжить ведение трудовой книжки на бумажном носителе.
- Ссылка на ч. 2 ст. 2 Федерального закона от № 439-ФЗ.
Важно: Без этого заявления работодатель обязан перейти на электронный формат учета стажа сотрудника.
Переход на электронную трудовую книжку
Работник, который ранее выбрал бумажную форму, имеет право в любой момент изменить свое решение и перейти на электронную трудовую книжку. Для этого необходимо написать новое заявление.
Что происходит после подачи заявления:
- Работодатель вносит запись в бумажную трудовую книжку о подаче заявления.
- Формируется отчетность в СФР.
- Бумажная трудовая книжка выдается работнику на руки.
Запись в бумажной трудовой при переходе на ЭТК
При выдаче книжки на руки в нее вносится специальная отметка. Текст записи должен гласить:
«Подано письменное заявление (ФИО) о предоставлении ему (ей) работодателем сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 ТК РФ (часть 2 статьи 2 ФЗ от 16 декабря 2019 года № 439-ФЗ)».
После этой записи и выдачи документа на руки работодатель освобождается от ответственности за ее хранение и дальнейшее ведение (п. 5 ст. 2 439-ФЗ).
Выдача трудовой книжки и уведомление работника
Одной из самых частых ситуаций, требующих оформления заявлений и уведомлений, является увольнение сотрудника или его переход на электронную форму, когда необходимо выдать бумажную трудовую книжку.
Алгоритм действий работодателя:
- Составить уведомление с просьбой явиться за трудовой книжкой или дать согласие на ее отправку по почте.
- Вручить уведомление работнику под подпись (или отправить заказным письмом, если явка невозможна).
- Зафиксировать факт выдачи в журнале учета движения трудовых книжек.
Содержание уведомления
В уведомлении (актуальная редакция форм часто обновляется, например, редакции от 2026 года) должно быть четко указано:
- Дата и место составления.
- ФИО работника.
- Требование явиться за документом.
- Предложение отправить книжку почтой при наличии письменного согласия.
- Предупреждение о том, что со дня направления уведомления ответственность за сохранность документа с работодателя снимается.
Правила заполнения и внесения записей
Все записи в трудовую книжку (как при приеме на работу, так и при выдаче на руки) вносятся строго в соответствии с Порядком, утвержденным приказом Минтруда России от № 320н.
Основные требования:
- Записи должны быть полными и точными.
- Использование сокращений не допускается (кроме общепринятых).
- При наличии у работодателя печати, она должна быть проставлена на соответствующих записях.
- В журнале учета в графе «Расписка работника в получении трудовой книжки» должна стоять подпись сотрудника и дата.
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
Можно ли получить копию трудовой книжки?
Да, работник имеет право подать заявление о выдаче копии трудовой книжки или выписки из нее. Работодатель обязан предоставить заверенную копию в течение 3 рабочих дней.
Что делать, если работник потерял бумажную трудовую после перехода на ЭТК?
Поскольку при переходе на электронную форму бумажная книжка выдается на руки, ответственность за ее сохранность несет сам работник. Восстановление записей в этом случае ложится на плечи владельца документа через архивы и предыдущих работодателей.
Нужно ли писать заявление каждый год?
Нет. Заявление о выборе формы ведения трудовой книжки пишется один раз. Повторная подача требуется только при смене решения (переход с бумаги на электронку или наоборот).
Правильное оформление заявлений по трудовым книжкам — это залог отсутствия проблем с проверяющими органами и защиты прав как работника, так и работодателя. В 2026 году, когда электронные форматы стали стандартом, внимательность к деталям при переходе между форматами и выдаче документов на руки становится еще более важной.
Не забывайте:
- Своевременно получать заявления от сотрудников.
- Вносить корректные записи в бумажные документы.
- Фиксировать выдачу трудовых книжек в журналах учета.
- Использовать актуальные бланки уведомлений (редакции 2026 года).
Соблюдение этих простых правил обеспечит прозрачность трудового стажа и соблюдение законодательства РФ.