Важное примечание: В действующем законодательстве РФ (Постановление Правительства №225 от ‚ Приказ Минтруда №320н от ) не существует официального перечня из «44 правил». Данная статья обобщает и систематизирует все основные требования по ведению‚ учёту и хранению трудовых книжек (ТК) и бланков‚ которые работодатель обязан выполнять. Это исчерпывающее руководство для кадровиков и руководителей.
I. Общие положения и ответственность
- Обязанность работодателя: Организация работы по ведению‚ хранению‚ учёту и выдаче трудовых книжек и вкладышей возложена на работодателя (юридическое лицо или ИП) в обязательном порядке.
- Ответственное лицо: Работодатель должен назначить конкретного должностного лица (как правило‚ кадровика)‚ ответственного за правильное ведение и хранение ТК. Его данные (ФИО) указываются в журнале учёта.
- Нормативные акты: Работодатель обязан руководствоватся:
- Постановлением Правительства РФ от №225 (с последними изменениями).
- Приказом Минтруда России от №320н‚ утверждающим форму‚ порядок ведения и хранения ТК.
- Внутренними локальными актами организации (приказами‚ инструкциями)‚ не противоречащими законодательству.
- Бланки ТК: Работодатель обеспечивается бланками ТК через подведомственные органы или приобретает у уполномоченных производителей. Бланки являются документами строгой отчётности.
- Форма ТК: Используется только установленная форма (с ьным листом‚ разделами «Работа»‚ «Награждения»‚ «Особые отметки»). Заполнение ведётся на русском языке‚ разборчиво‚ без сокращений‚ чернилами черного или синего цвета (шариковая ручка).
II. Учёт бланков и готовых трудовых книжек
Для учёта обязательны журналы (книги) регистрации‚ которые:
- Должны быть пронумерованы‚ прошнурованы и заверены: Подписью руководителя организации и печатью (п. 40 Порядка).
- Журнал учёта бланков ТК и вкладышей: Ведётся для каждого типа бланков. Указываются: номер бланка‚ дата получения‚ кому выдан (ФИО работника‚ номер ТК)‚ подпись ответственного лица.
- Журнал учёта трудовых книжек и вкладышей: Ведётся на каждую готовую ТК (с присвоенным номером). Фиксируются все операции: выдача работнику‚ передача в архив‚ возврат от работника‚ выдача дубликата‚ списание.
- Кто ведёт журналы: Ответственное лицо‚ назначенное работодателем.
- Сроки ведения: Журналы хранятся не менее 75 лет (как и сами ТК после увольнения работников).
III. Заполнение трудовой книжки (основные правила)
- ьный лист: Заполняется сразу при приёме на работу. Указываются:
- ФИО (полностью‚ по паспорту).
- Дата рождения.
- Сведения об образовании (по желанию работника).
- Дата выдачи ТК.
- Подпись работника и руководителя организации (или уполномоченного лица) с расшифровкой.
- Раздел «Работа»: Записи о приёме‚ переводе‚ увольнении.
- Наименование организации/структурного подразделения: Полное наименование.
- Основание: Номер и дата приказа (распоряжения) о приёме/увольнении и т.д.
- Должность: Наименование должности по штатному расписанию.
- Подпись: Руководителя организации (или уполномоченного лица) и работника (если запись о его увольнении).
- Запись об увольнении: Должна содержать точную формулировку причины увольнения в соответствии с ТК РФ (например‚ «уволен по соглашению сторон»‚ «уволен в связи с истечением срока трудового договора»).
- Запись о переводе: Указывается новая должность и новое подразделение. Основание — приказ о переводе.
- Запись о совместительстве: Вносится отдельной строкой с указанием «совмещение» и наименования основной работы.
- Раздел «Награждения»: Указываются государственные и ведомственные награды‚ поощрения‚ звания. С указанием даты и номера документа (приказа).
- Раздел «Особые отметки»: Для записей‚ не вошедших в другие разделы (например‚ о предоставлении отпуска без содержания более 15 дней‚ если это требуется по закону).
- Дата внесения записи: Запись вносится не позднее следующего рабочего дня после издания соответствующего приказа (распоряжения).
- Запрет на исправления: Запрещено стирать‚ подчищать‚ использовать неразборчивые или невидимые чернила (лазерные принтеры не используются для ТК);
IV. Внесение изменений и исправлений
- Порядок исправления: Если допущена ошибка‚ её нужно исправить‚ не затирая первоначальный текст.
- Техника исправления: Ошибочная запись зачёркивается одной жирной чертой так‚ чтобы можно было прочитать исходный текст. Рядом (ниже или сбоку) пишется правильная запись.
- Обязательные реквизиты: Над исправлением указывается дата исправления и ставится подпись лица‚ внесшего исправление‚ с расшифровкой (ФИО).
- Запрещено: Исправлять записи без соблюдения вышеуказанного порядка. Заполнять пустые строки. Делать пометки карандашом.
- Исправление в ьном листе: Допускается только в случае ошибки в паспортных данных. Порядок тот же: зачёркивание‚ новая запись‚ дата‚ подпись.
V. Вкладыши в трудовую книжку
- Когда нужен вкладыш: При нехватке места в основной книжке для внесения всех записей.
- Кто оформляет: Работодатель‚ в котором возникла необходимость.
- Содержание: Вкладыш содержит все те же реквизиты‚ что и основной лист: разделы «Работа»‚ «Награждения»‚ «Особые отметки».
- Привязка к книжке: Вкладыш вклеивается в последний лист основной книжки.
- Учёт: Вкладыш учитывается в том же журнале‚ что и основная ТК. Ему присваивается порядковый номер в рамках номера книжки.
- Запрет: Запрещено вклеивать вкладыши в ТК‚ выданные работнику ранее (если это не вкладыш от текущего работодателя).
VI. Выдача трудовой книжки при увольнении
- Обязанность работодателя: В день увольнения (последний рабочий день) работодатель обязан выдать работнику его ТК с внесённой записью об увольнении.
- Акт о невозможности выдачи: Если работник не явился за ТК‚ составляется акт с участием двух свидетелей. ТК хранится у работодателя.
- Отказ работника от получения: Если работник отказывается получать ТК‚ об этом делается запись в его личном деле (или ином документе) с подписью работника. ТК остаётся у работодателя.
- Хранение невостребованных ТК: ТК работников‚ не получивших их после увольнения‚ хранятся у работодателя в отдельном сейфе/шкафу с ограничением доступа. Срок хранения ౼ 75 лет.
- Передача в архив: После истечения срока исковой давности (3 года) по спорам о ТК‚ но не ранее 5 лет с даты увольнения‚ невостребованные ТК могут передаваться в государственный или муниципальный архив. Передача оформляется описью и актом.
VII. Дубликат трудовой книжки
- Право на дубликат: Работник имеет право на дубликат ТК при её утрате (потере‚ порче‚ хищении) или если у него нет ТК в связи с её утратой у предыдущего работодателя.
- Кто выдаёт: Дубликат выдаётся последним работодателем‚ у которого работник работал перед утратой ТК. Если не установлен последний работодатель — по месту жительства работника.
- Основание: Заявление работника и документы‚ подтверждающие утрату (справка из МВД о краже‚ решение суда и т.д.).
- Форма дубликата: Соответствует форме основной ТК. На ьном листе делается надпись «Дубликат».
- Записи в дубликате: Вносятся все записи из утраченной ТК на основании имеющихся у работодателя документов (приказы‚ личные карточки). Если документы утеряны‚ делается запись: «На основании заявления… и имеющихся документов вносятся сведения о работе…».
- Обмен дубликата на основной: Если после выдачи дубликата основная ТК будет найдена‚ работник обязан сдать дубликат. На его ьном листе делается отметка: «Дубликат недействителен в связи с выдачей основной трудовой книжки».
VIII. Хранение трудовых книжек у работодателя
- Срок хранения: ТК уволенных работников хранятся у работодателя не менее 75 лет (ст. 62‚ 64 ТК РФ).
- Условия хранения: ТК хранятся в отдельном сейфе или шкафу с ограниченным доступом (только ответственное лицо и руководитель).
- Организация хранения: ТК должны быть систематизированы (например‚ в алфавитном порядке по ФИО или в порядке номеров).
- Передача в архив: По истечении сроков хранения (75 лет) ТК подлежат передаче в государственный/муниципальный архив для дальнейшего хранения или уничтожения (по решению архивной комиссии).
- Ответственность: Нарушение правил ведения и хранения ТК влечёт административную ответственность по ст. 5.27 КоАП РФ (штрафы для должностных лиц и юридических лиц).
Соблюдение этих правил являеться обязательным для всех работодателей. Грамотное ведение и безопасное хранение трудовых книжек защищает как интересы работника (подтверждение стажа и трудовых заслуг)‚ так и работодателя (минимизация рисков претензий‚ проверок и штрафов). Рекомендуется разработать на основе данных правил внутреннюю Инструкцию по работе с трудовыми книжками для своего предприятия и обеспечить её неукоснительное исполнение.