Акт о неполучении трудовой книжки – это внутренний документ работодателя, фиксирующий факт того, что уволенный сотрудник не получил свою трудовую книжку в день расторжения трудового договора (или отказался от её получения). Такой акт необходим для:

• подтверждения соблюдения работодателем требований трудового законодательства;
• защиты интересов организации в случае последующих претензий бывшего сотрудника;
• основания для направления уведомления о явке за трудовой книжкой или её пересылки почтой.

Нормативная база

Основные положения, регулирующие выдачу трудовой книжки при увольнении, содержатся в:

1. Трудовой кодекс РФ (ст. 84.1 – выдача трудовой книжки в день увольнения; ст. 84.2 – порядок выдачи при отсутствии работника);
2. Федеральный закон от № 141‑ФЗ «О службе в федеральной противопожарной службе…» (в части, касающейся выдачи документов при увольнении из государственной службы);
3. Постановление Правительства РФ от № 225 «О ведении трудовых книжек» (п. 31 – выдача книжки при увольнении);
4. Методические рекомендации Минтруда России (письмо от № 14‑2/В/12‑2020) о порядке оформления актов о неполучении трудовой книжки.

Когда составляется акт?

Акт оформляется в следующих ситуациях:

• Сотрудник уволен, но в последний рабочий день не явился за трудовой книжкой и не изъявил желание получить её почтой;
• Сотрудник отказался подписать ведомость о получении трудовой книжки, мотивируя отказ личными причинами;
• Сотрудник отсутствует на работе (например, на больничном, в отпуске) и не может получить книжку лично;
• Сотрудник уволен по инициативе работодателя, но не предоставил свои реквизиты для направления книжки почтой.

Структура акта о неполучении трудовой книжки

Документ состоит из следующих блоков:

1. Шапка – название организации, её реквизиты (ИНН, КПП, адрес), название документа.
2. Вводная часть – дата и место составления акта, основание (приказ об увольнении, трудовой договор).
3. Описание факта – ФИО уволенного сотрудника, его должность, дата увольнения, указание, что трудовая книжка не была получена в день увольнения.
4. Доказательства – ссылка на уведомление о явке за трудовой книжкой (если направлялось), подпись сотрудника об отказе (если есть), показания свидетелей (кадровик, бухгалтер).
5. Подписи – председатель комиссии (обычно руководитель отдела кадров), члены комиссии, дата.

Образец акта о неполучении трудовой книжки (2026 г.)

Ниже представлен пример заполнения акта. Все поля, выделенные жирным шрифтом, необходимо заменить на актуальные данные вашей организации и сотрудника.

ООО «Пример»
ИНН 7701234567 КПП 770101001
Юр. адрес: 123456, г. Москва, ул. Примерная, д. 10, офис 5

АКТ
о неполучении трудовой книжки при увольнении

г. Москва «___» __________ 2026 г.

Мы, нижеподписавшиеся:

Иванов Иван Иванович – руководитель отдела кадров (председатель комиссии);
Петрова Мария Сергеевна – главный бухгалтер (член комиссии);
Сидоров Алексей Владимирович – юрист (член комиссии),

создали настоящий акт в том, что:

Смирнова Анна Petrovна, работавшая в должности менеджера по продажам по трудовому договору № 45 от , уволена с по инициативе работодателя (приказ № 112‑к от ).

В последний рабочий день  трудовая книжка сотруднику не была вручена, поскольку сотрудник отсутствовал на рабочем месте (больничный лист № 789012 от ) и не изъявил желание получить книжку почтой.

Доказательства:
Уведомление о явке за трудовой книжкой направлено сотруднику заказным письмом с уведомлением о вручении № 123456789 от (копия прилагается).
Сотрудник не явился за получением книжки в течение пяти рабочих дней после получения уведомления.
Подпись сотрудника о получении трудовой книжки отсутствует в ведомости выдачи.

Председатель комиссии: _________________ /Иванов И.И./
Члены комиссии: _________________ /Петрова М.С./
  _________________ /Сидоров А.В./

«___» __________ 2026 г.

Пошаговая инструкция по составлению акта

1. Сформируйте комиссию из сотрудников отдела кадров, бухгалтерии и, при необходимости, юридического отдела.
2. Соберите все подтверждающие документы: приказ об увольнении, трудовой договор, больничный лист или иные доказательства отсутствия сотрудника, копию уведомления о явке за трудовой книжкой.
3. Заполните шапку акта (наименование организации, реквизиты).
4. Укажите дату и место составления, а также основание для проведения акта.
5. В описательной части внесите данные об уволенном сотруднике (ФИО, должность, дата увольнения, основание увольнения).
6. Опишите факт неполучения трудовой книжки, ссылки на уведомления и свидетельские показания.
7. Сформулируйте вывод и рекомендации по дальнейшим действиям (повторное уведомление, отправка почтой).
8. Подпишите акт всеми членами комиссии, проставьте дату.
9. Один экземпляр акта храните в личном деле сотрудника, второй – в отделе кадров, третий – при необходимости направьте в трудовую инспекцию по запросу.

Что делать после составления акта?

• Направить сотруднику повторное уведомление о явке за трудовой книжкой (заказным письмом с уведомлением о вручении) либо предложить получить книжку в офисе в удобное время.
• Если сотрудник продолжает уклоняться, осуществить отправку трудовой книжки почтой с описью вложения и уведомлением о вручении (ст. 84.1 ТК РФ).
• Сохранить все подтверждающие документы (уведомления, описи, акты) в течение срока хранения персональных данных (50 лет по ст. 19 ТК РФ).
• При возникновении спора обратиться в трудовую инспекцию или суд, предоставив акт и сопутствующие доказательства как доказательство соблюдения работодателем обязательств по выдаче трудовой книжки.

Полезные советы и типичные ошибки

• Не заменяйте акт уведомлением. Акт фиксирует факт, а уведомление – лишь предложение получить документ. Оба документа необходимы.
• Указывайте точные даты и номера документов. Неопределённые формулировки («в ближайшее время») могут быть оспорены.
• Привлекайте свидетелей. Лучше, чтобы в акте участвовали минимум дваneutralных сотрудника (кадровик и бухгалтер).
• Соблюдайте конфиденциальность. Личные данные сотрудника (ФИО, должность) включаются только в акт, а не в открытые реестры.
• Проверяйте актуальность нормативных актов. С вступили в силу изменения в ТК РФ, касающиеся электронных трудовых книжек – если у сотрудника электронная книжка, порядок выдачи немного иной.

Акт о неполучении трудовой книжки – важный инструмент кадрового документооборота, позволяющий работодателю доказать соблюдение законодательных требований при увольнении и защитить свои интересы в случае споров. Правильное оформление акта, ссылка на нормативные акты и наличие подтверждающих документов значительно снижают риски возникновения трудовых споров и штрафов со стороны государственных инспекций труда.

Приведённый выше образец и пошаговая инструкция актуальны на май 2026 года и могут быть использованы как основа для подготовки собственного акта в вашей организации.