Трудовая книжка – один из важнейших документов, подтверждающих трудовой стаж, квалификацию и право на получение пенсии. В Казахстане с 2021 года введён порядок ведения электронных трудовых книжек, однако в ряде случаев (особенно в небольших организациях) всё ещё используется традиционный бумажный вариант. В статье рассмотрены все ключевые аспекты записи в трудовую книжку, требования к оформлению, порядок заполнения и типичные ошибки.

Содержание статьи

1. Законодательная база
2. Виды трудовых книжек (бумажная и электронная)
3. Порядок записи при приёме на работу
4. Необходимый пакет документов
5. Изменения в 2023‑2025 гг.
6. Типичные ошибки и как их избежать
7. Часто задаваемые вопросы

Законодательная база

Основные нормативные акты, регулирующие ведение трудовых книжек в Казахстане:

• Трудовой кодекс Республики Казахстан (ТК РК) – статья 78 «Трудовая книжка».
• Постановление Правительства РК № 1105 от «О порядке введения и ведения электронных трудовых книжек».
• Приказ Министерства труда и социальной защиты населения (МТиСЗН) № 13/2021 «Об утверждении формы электронной трудовой книжки».
• Приказ МТиСЗН № 4/2023 «Об утверждении новых бланков бумажных трудовых книжек».

Эти документы определяют, какие сведения обязаны фиксировать работодатели, сроки их внесения и порядок исправления ошибок.

Виды трудовых книжек

2.1 Бумажная трудовая книжка

Традиционный вариант, оформляемый на официальных бланках, утверждённых приказом МТиСЗН № 4/2023. С 2023 года в обращении находятся новые бланки, отличающиеся:

• Улучшенной защитой от подделки (водяные знаки, микропечать).
• Структурой, позволяющей ввести дополнительные сведения (например, сведения о профессиональном обучении).

2.2 Электронная трудовая книжка (ЭТК)

С 2021 года электронный вариант стал обязательным для всех новых трудовых отношений, если иное не предусмотрено коллективным договором. Основные характеристики:

• Ведётся в системе «Электронный документооборот в сфере труда» (ЭДО Труд), доступной через портал eGov.kz.
• Записи вносятся в режиме реального времени, а работник может просматривать их в личном кабинете.
• Подтверждение записи – цифровая подпись работодателя.

Порядок записи при приёме на работу

3.1 Приём на работу (бумажный вариант)

1. Проверка наличия оригинала трудовой книжки у соискателя. Если книжка отсутствует – работодатель выдаёт дубликат (по заявлению работника).
2. Заполнение первой страницы (данные о работодателе, Дата начала работы, Должность, Трудовой договор).
3. Запись «Дата начала работы», «Должность», «Трудовой договор №», «Основание приема» (например, «Трудовой договор» или «Служебное назначение»).
4. Подписание записи руководителем организации и работником.
5. Внесение записи в раздел «Трудовой стаж» (если это первая работа) – указание даты начала и окончания (если известна) и основания прекращения (если уже известно).
6. Проверка правильности заполнения и подписи, передача книжки работнику.

3.2 Приём на работу (электронный вариант)

1. Работодатель регистрирует нового сотрудника в системе ЭДО Труд (вводит ИИН, ФИО, дату рождения).
2. Создаётся электронный профиль ЭТК и привязывается к ИИН работника.
3. Вводятся сведения о дате начала работы, должности, основании приёма. Все данные подписываються цифровой подписью работодателя.
4. Система автоматически отправляет уведомление работнику на eGov.kz и по SMS.
5. Работник в личном кабинете может проверить запись и при необходимости запросить исправление.

Необходимый пакет документов

Изменения в 2023‑2025 гг.

5.1 Новые бланки бумажных трудовых книжек (2023)

С 1 января 2023 года в обращении находятся бланки, в которых добавлен раздел «Профессиональное обучение и повышение квалификации». Это позволяет фиксировать курсы, сертификаты и стажировки, что в дальнейшем учитывается при расчёте пенсии.

5.2 Переход к полностью электронному учёту (2024‑2025)

В 2024‑2025 годах МТиСЗН активно продвигает полный переход на электронные трудовые книжки. Для организаций, где более 70 % сотрудников имеют электронные профили, предусмотрены льготы по уплате административных сборов.

5.3 Упрощённый порядок исправления ошибок (2025)

С 2025 года ошибки в ЭТК можно исправлять в течение 30 дней без необходимости подачи заявления в суд. Достаточно подать запрос через портал eGov.kz, указав причину исправления и приложив подтверждающие документы.

Типичные ошибки и как их избежать

• Ошибка в дате начала работы.
  Проверяйте дату в трудовом договоре и в справке о приёме. При обнаружении несоответствия – немедленно подайте запрос на исправление.
• Отсутствие подписи руководителя.
  Без подписи запись считается недействительной. Убедитесь, что подпись поставлена в присутствии работника.
• Неправильный ИИН.
  ИИН вводится в электронную систему вручную – двойная проверка обязательна.
• Запись в неверный раздел.
  Трудовой стаж фиксируется в отдельном разделе «Трудовой стаж», а сведения о повышении квалификации – в разделе «Обучение». Перепутанные записи могут привести к неверному расчёту пенсии.
• Неоформленный дубликат при утере ТК.
  Работник обязан подать заявление о выдаче дубликата и предоставить копию паспорта. Без этого запись в новой книжке невозможна.

Для минимизации рисков рекомендуется вести чек‑лист контроля при каждом приёме и увольнении сотрудника.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

7.1 Обязательно ли иметь электронную трудовую книжку?

С 2021 года электронный вариант является по умолчанию для новых трудовых отношений. Однако закон допускает использование бумажного варианта, если работник отказывается от ЭТК в письменной форме.

7.2 Как получить дубликат трудовой книжки?

Работник подаёт заявление в отдел кадров организации, прилагает копию паспорта и ИИН. Организация в течение 5 рабочих дней оформляет дубликат и вносит запись о выдаче.

7.3 Можно ли изменить запись в бумажной ТК без подписи работника?

Нет. Любая корректировка требует подписи обеих сторон (работодателя и работника) и указания причины изменения.

7.4 Как проверить правильность записей в ЭТК?

Войдите в личный кабинет на eGov.kz, выберите раздел «Электронные трудовые книжки» и сравните данные с трудовым договором.

7.5 Что делать, если в ЭТК нет записи о повышении квалификации?

Работодатель вносит запись через портал, прикладывая скан сертификата и указывая дату завершения курса. При необходимости можно добавить комментарий.

Запись в трудовую книжку – ключевой элемент трудовых отношений в Республике Казахстан. С 2021 года большинство организаций переходят на электронный формат, что упрощает процесс и снижает риск ошибок. Тем не менее, бумажные трудовые книжки остаются в обороте, и их правильное оформление требует внимательности к деталям и строгого соблюдения нормативных требований.

Соблюдая указанные в статье рекомендации, работодатели смогут избежать типичных проблем, а работники – быть уверенными в корректности своего трудового стажа и праве на будущую пенсию.

Дата публикации: