Трудовая книжка — основной документ, подтверждающий трудовую деятельность работника. Однако на практике часто возникает ситуация, когда уволенный сотрудник не забирает свою трудовую книжку. Такой документ признается невостребованным. Его правильное оформление и дальнейшая судьба регулируются внутренними инструкциями предприятия и нормами российского законодательства. В этой статье подробно разберем, что такое акт о невостребованных трудовых книжках, как и когда его составлять, а также куда и на какой срок хранить такие документы.
Что такое невостребованная трудовая книжка и почему она возникает?
Невостребованная трудовая книжка — это документ, который:
- Остался у работодателя после увольнения сотрудника.
- Работник не забрал его в установленный законом срок (в течение 3-х рабочих дней со дня увольнения, согласно ст. 62 ТК РФ).
- Работодатель не смог вручить его по истечении этого срока (например, из-за отсутствия работника по адресу, указанному в заявлении).
Важно! Если работник не получил трудовую книжку при увольнении по своей вине (не явился), она хранится у работодателя до востребования (п. 43 Порядка ведения и хранения трудовых книжек).
Основания для составления акта
Акт составляется в следующих случаях:
- При увольнении сотрудника, который не забрал трудовую книжку в день увольнения.
- При списании испорченных или бракованных бланков трудовых книжек (например, при ошибках заполнения, повреждении).
- При передаче дел (например, при смене ответственного кадровика или реорганизации организации).
Порядок оформления акта о невостребованной трудовой книжке
Акт является документом-основанием для списания или учета невостребованного документа. Его составление регламентируется внутренними правилами организации и общими требованиями к документам.
Кто и когда составляет акт?
Акт составляется комиссией, которая назначается приказом руководителя организации. В комиссию обычно входят:
- Представитель кадровой службы (секретарь, специалист).
- Представитель бухгалтерии или архива.
- Представитель отдела труда или юрист (опционально).
Акт составляется немедленно после выявления факта (например, в день, следующий за днем увольнения, если книжка не была получена).
Структура и содержание акта
Акт должен содержать следующие реквизиты:
- Наименование документа («Акт о невостребованной трудовой книжке» или «Акт об уничтожении испорченного бланка трудовой книжки»).
- Дату и место составления.
- Наименование организации и ее реквизиты (ИНН, ОГРН).
- ФИО и должности членов комиссии, подписавших акт.
- Описание факта:
- ФИО работника, табельный номер.
- Дата увольнения, основание (приказ, номер).
- Причина, по которой книжка не была получена (например, «работник не явился за трудовой книжкой в установленный срок»).
- Серийный номер и номер бланка трудовой книжки (или вкладыша).
- Состояние документа (исправления, повреждения, если есть).
- Для невостребованной книжки: «Трудовая книжка подлежит хранению в архиве организации до востребования».
- Для испорченного бланка: «Бланк трудовой книжки подлежит уничтожению в установленном порядке».
- Подписи всех членов комиссии с расшифровкой.
Образец (схематично)
АКТ о невостребованной трудовой книжке г. [Название города] «___» __________ 20__ г. Комиссия в составе: [ФИО, должность] – председатель комиссии. [ФИО, должность] – член комиссии. [ФИО, должность] – член комиссии. составила настоящий акт о нижеследующем: Трудовая книжка № [номер] серии [серия] на имя [ФИО работника] (таб. № [номер]) осталась в кадровой службе [Название организации] после увольнения работника с [дата увольнения] на основании приказа № [номер] от [дата]. Работник не явился за трудовой книжкой в установленный ст. 62 ТК РФ срок (3 рабочих дня) и по истечении этого срока. На основании изложенного, трудовая книжка подлежит хранению в архиве организации до востребования. Подписи: Председатель комиссии: ___________________ / [ФИО] / Член комиссии: ___________________ / [ФИО] / Член комиссии: ___________________ / [ФИО] /
Учет и хранение невостребованных трудовых книжек
После составления акта невостребованная трудовая книжка не списывается, а передается в архив для хранения.
Сроки хранения
Срок хранения невостребованных трудовых книжек регулируется Перечнем типовых управленческих архивных документов (утв. приказом Росархива от № 236). Согласно п. 449 этого Перечня, срок хранения составляет 75 лет.
Важно! Хранение ведется отдельно от текущих трудовых книжек действующих сотрудников. Рекомендуется завести «Книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них», где будет отдельная графа для учета невостребованных документов.
Что делать, если работник все-таки обратился?
При обращении бывшего сотрудника за трудовой книжкой:
- Проверить его личность (паспорт).
- Найти документ в архиве по акту и книге учета.
- Оформить акт приема-передачи (или расписку) о выдаче документа работнику.
- Сделать соответствующую запись в книге учета о дате выдачи и ФИО лица, получившего книжку.
Уничтожение испорченных бланков (отдельный случай)
Если речь идет не о невостребованной, а об испорченной при заполнении трудовой книжке (или бланке), процедура иная. Порядок уничтожения:
- Составляется акт об уничтожении испорченного бланка (трудовой книжки).
- Уничтожение проводится комиссионно (чаще всего путем переплетения в тюремную бумагу и отправки в макулатуру).
- В акте фиксируются: серия и номер бланка, причина порчи, способ уничтожения, подписи комиссии.
- Акт хранится в кадровом деле организации как документ, подтверждающий списание бланка.
Ответственность работодателя за невыдачу трудовой книжки
Невыдача трудовой книжки по вине работодателя влечет серьезные последствия:
- Административная ответственность (ст. 5.27 КоАП РФ), штрафы для должностных лиц и организации.
- Гражданско-правовая ответственность: согласно ст. 234 ТК РФ, работодатель обязан возместить работнику не полученный им заработок за весь период вынужденного прогула (срок, в который он не мог трудоустроиться из-за отсутствия трудовой книжки).
- Судебные споры и взыскание компенсаций.
Практические рекомендации
- Разработайте локальный документ (приказ, инструкцию) в организации, регламентирующий порядок учета, хранения и уничтожения трудовых книжек и бланков.
- Назначьте ответственного за хранение невостребованных документов (обычно это начальник отдела кадров или архивариус).
- Ведите отдельный журнал/книгу для учета невостребованных трудовых книжек.
- Составляйте акт в день выявления факта, не откладывая.
- Храните акты вместе с копией приказа об увольнении в личном деле работника или в отдельном деле по учету бланков.
Акт о невостребованных трудовых книжках, это ключевой документ, фиксирующий переход документа из категории «действующих» в категорию «хранимых в архиве». Его грамотное оформление позволяет:
- Четко отделить невостребованные книжки от текущих.
- Обеспечить их долгосрочное и безопасное хранение (75 лет).
- Минимизировать риски административной и финансовой ответственности перед работником и государством.
Соблюдение простых правил составления акта и ведения учета — залог спокойной работы кадровой службы и защита интересов организации.
Примечание: Статья подготовлена на основе анализа типовых ситуаций и нормативных требований РФ. В каждом конкретном случае рекомендуется сверяться с актуальными редакциями Трудового кодекса РФ, внутренних инструкций организации и консультироваться с юристом.