Передача трудовых книжек — одна из самых важных и ответственных процедур в кадровом делопроизводстве. Поскольку трудовая книжка является основным документом о стаже и заслугах работника, ее утрата может привести к серьезным юридическим и финансовым последствиям для работодателя. Чтобы избежать споров и обезопасить себя, составляется акт о передаче трудовых книжек. В этой статье мы подробно разберем, когда и как составляется этот документ, а также предложим актуальные образцы для скачивания.

В каких случаях требуется акт приема-передачи?

Акт о передаче трудовых книжек и вкладышей к ним не является повседневным документом. Он оформляется в следующих случаях:

• Смена ответственного лица: при увольнении кадровика или назначении нового сотрудника, ответственного за ведение, хранение и выдачу трудовых книжек.
• Временная передача: при уходе ответственного сотрудника в отпуск, на больничный или в командировку.
• Реорганизация или ликвидация: при передаче кадрового архива от одной организации к другой или в государственный архив.
• Аудит или проверка: при изъятии трудовых книжек для проверки контролирующими органами или внутренней аудиторской службой.

Нормативная база и новые правила

С 1 сентября 2024 года в России действует новый порядок ведения трудовых книжек, утвержденный Минтрудом. Были введены новые бланки, а также изменены правила их заполнения и хранения.

Несмотря на изменения, главное требование осталось неизменным: вести книгу учета движения трудовых книжек и книгу по учету бланков трудовой книжки нужно на бумажном носителе. Электронный формат для этих книг пока не допускается. Именно поэтому факт физической передачи документов от одного лица к другому должен быть скреплен подписями в специальном акте.

Как правильно составить акт: обязательные реквизиты

Унифицированной формы акта о передаче трудовых книжек законодательством не установлено, поэтому организация вправе разработать ее самостоятельно. Однако документ должен содержать ряд обязательных сведений, чтобы иметь юридическую силу.

Структура акта:

1. Шапка документа: наименование организации, дата и место составления акта, регистрационный номер (если ведется журнал регистрации актов).
2. Состав комиссии: акт подписывается как минимум тремя лицами, сдающим, принимающим и председателем комиссии (или членами комиссии). Указываются ФИО и должности.
3. Основание: ссылка на приказ руководителя о смене ответственного лица (номер и дата приказа).
4. Суть передачи: формулировка о том, что один сотрудник передает, а другой принимает трудовые книжки и чистые бланки.
5. Опись (реестр): подробный список передаваемых документов. Это самый важный пункт.
6. Подписи сторон: сдающий, принимающий и члены комиссии.

Что обязательно нужно указать в описи

Чтобы в будущем избежать претензий (например, если обнаружится недостача бланков или отсутствие записи об увольнении), в акте необходимо детально описать каждую переданную трудовую книжку:

• ФИО работника (владельца книжки);
• Серия и номер трудовой книжки;
• Статус книжки (заполненная, чистая);
• Наличие вкладыша (с указанием его серии и номера);
• Примечание (например, «требует ремонта», «повреждена обложка», «отсутствует запись об увольнении»).

Образцы актов о передаче трудовых книжек

Ниже представлены два варианта оформления акта. Вы можете адаптировать их под нужды вашей организации.

Вариант 1: Краткий акт (при небольшом штате)

Подходит для малых предприятий, где количество трудовых книжек не превышает 10-20 штук.

ООО «Пример»

АКТ № 5

о приеме-передаче трудовых книжек

г. Москва, 23 мая 2026 г.

В соответствии с приказом директора ООО «Пример» от № 45-к о назначении нового ответственного за ведение, хранение и выдачу трудовых книжек, главный бухгалтер Иванова М.И. передает, а инспектор по кадрам Петрова А.В. принимает трудовые книжки и чистые бланки.

На момент передачи имеется:

1. Заполненных трудовых книжек — 12 (двенадцать) шт.
2. Чистых бланков трудовых книжек — 5 (пять) шт.
3. Чистых бланков вкладышей — 3 (три) шт.

Передача произведена в полном объеме. Претензий друг к другу стороны не имеют.

Передала: _______________ / Иванова М.И.

Приняла: _______________ / Петрова А.В.

Член комиссии: _______________ / Сидоров К.А.

Вариант 2: Акт с приложением (описью)

Рекомендуется для средних и крупных компаний. Сам акт оформляется кратко, а все данные выносятся в приложение-таблицу.

АКТ № 12

о приеме-передаче трудовых книжек

г. Санкт-Петербург,

Мы, нижеподписавшиеся, начальник отдела кадров Смирнова Е.О. (передающая сторона) и специалист по кадрам Волкова Т.Н. (принимающая сторона), составили настоящий акт о том, что первая передала, а вторая приняла трудовые книжки работников и чистые бланки.

Передача произведена на основании Приказа генерального директора от № 88.

Подробный перечень переданных документов изложен в Приложении № 1 к настоящему акту на 5 (пяти) листах.

• Трудовых книжек (заполненных) — 145 шт.
• Бланков трудовых книжек — 20 шт.
• Бланков вкладышей — 15 шт.

Состояние документов соответствует записям в Книге учета движения трудовых книжек. Расхождений не выявлено.

Передала: _______________ / Смирнова Е.О.

Приняла: _______________ / Волкова Т.Н.

Председатель комиссии: _______________ / Романов П.Л.

Пошаговая инструкция по оформлению передачи

1. Издание приказа: руководитель выпускает приказ о смене ответственного лица.
2. Сверка: перед составлением акта ответственные лица обязаны сверить фактическое наличие трудовых книжек с данными Книги учета движения трудовых книжек и Книги учета бланков.
3. Составление описи: формируется список всех книжек и бланков.
4. Подписание акта: документ подписывается обеими сторонами и членами комиссии (минимум 3 человека).
5. Передача печати: вместе с трудовыми книжками передается и печать для оформления книжек (если таковая имеется);
6. Хранение акта: акт подшивается в специальную папку или приобщается к приказу о назначении ответственного лица.

Частые ошибки и как их избежать

• Ошибка: передача «на словах» без акта.
  Последствие: если обнаружится недостача, доказать вину конкретного сотрудника будет невозможно.
  Решение: всегда оформляйте акт, даже если ответственный меняется на 2 недели отпуска.
• Ошибка: отсутствие описи или указания серий и номеров.
  Последствие: невозможно идентифицировать, какая именно книжка была утеряна.
  Решение: вносите в акт или приложение все реквизиты документов.
• Ошибка: подписание акта одним лицом.
  Последствие: документ не имеет юридической силы.
  Решение: привлекайте независимую комиссию (например, юриста, бухгалтера или руководителя).

Акт о передаче трудовых книжек — это ваш главный инструмент защиты от необоснованных претензий и штрафов со стороны трудовой инспекции. Используйте актуальные образцы и бланки документов, не забывайте о новых правилах ведения с сентября 2024 года и всегда фиксируйте факт передачи документов на бумажном носителе. Скачайте представленные шаблоны, адаптируйте их под вашу компанию, и кадровое делопроизводство будет надежно защищено.