Работа с трудовыми книжками (ТК) и их вкладышами регламентирована строгими правилами. Когда бланки становятся испорченными (нечитаемыми, с ошибками, повреждёнными), их нельзя просто выбросить. Для документального оформления факта их негодности и последующего уничтожения служит акт о списании и уничтожении трудовых книжек. Это ключевой документ для кадрового и бухгалтерского учёта.
Правовые основания и важность документа
Несмотря на то что универсальной формы акта не утверждено на федеральном уровне, его составление является обязательной процедурой. Основанием служат:
- Трудовой кодекс РФ (ст. 66, 85) – общие требования по ведению ТК.
- Инструкция Минтруда – детализирует правила оформления, в т.ч. при испорчении.
- Положение об учёте бланков строгой отчётности (БСО) – трудовые книжки и вкладыши относятся к БСО, поэтому их списание должно проводиться с соблюдением строгого контроля.
Зачем нужен акт? Он подтверждает, что негодные бланки выбыли из оборота организации, исключает их дальнейшее использование и служит основанием для проводок в бухгалтерии (списание стоимости бланков).
Когда составляется акт?
Акт подготавливается в следующих случаях:
- Физическое повреждение: порваны, залиты, исписаны неправильно.
- Ошибки при заполнении: неверные данные, нечитаемые надписи, исправления карандашом.
- Устаревание бланков: если в них внесены изменения законодательства (например, при смене реквизитов организации).
- Истечение срока хранения (редко, но возможно по внутренним правилам).
Кто и как составляет акт?
Акт – это документ, который составляется комиссией. В её состав обычно входят:
- Представитель кадровой службы (или ответственный за ТК).
- Представитель бухгалтерии (главный бухгалтер или его заместитель).
- Представитель отдела снабжения/склада (если бланки хранились там).
- Член профсоюза или иной представительный орган (по желанию).
Важно: Все члены комиссии должны быть ознакомлены с бланками, подписывать акт и ставить свои расшифровки.
Структура и содержание акта
Хотя единой формы нет, акт должен содержать следующие обязательные реквизиты и разделы:
- «Акт о списании и уничтожении испорченных бланков трудовых книжек и вкладышей к ним».
- Дата и место составления.
- Основание для составления: ссылка на приказ о создании комиссии или внутреннее распоряжение.
- Перечень списываемых бланков:
- Вид документа (трудовая книжка, вкладыш).
- Серия и номер (если присвоены).
- Причина списания (повреждение, ошибка и т.д.).
- Количество.
- Способ уничтожения: чёткое указание метода (сожжение, измельчение на промышленном шредере, pulping – переработка в массу). Уничтожение должно быть необратимым.
- Подписи всех членов комиссии с расшифровкой (ФИО, должность).
- М.П. (печать организации).
Образец (пример заполнения)
Ниже представлен условный пример структуры акта. Для практического использования скачивайте актуальные бланки из проверенных источников (например, с портала «Моё дело» или «КонсультантПлюс»), так как реквизиты могут обновляться.
АКТ о списании и уничтожении испорченных бланков трудовых книжек и вкладышей к ним г. Москва "___" ___________ 20__ г; Мы, нижеподписавшаяся комиссия в составе: Иванова Анны Петровны, начальника отдела кадров; Петрова Сидора Ивановича, главного бухгалтера; Семёнова Василия Кузьмича, кладовщика склада БСО; составили настоящий акт о том, что в период с по были выявлены и подготовлены к уничтожению следующие испорченные бланки: Трудовая книжка (без номера) – 1 шт. – порвана вверху, нечитаемы реквизиты. Вкладыш в трудовую книжку (серия 50 № 123456) – 2 шт. – заполнен с ошибками в дате приёма на работу. Бланк трудовой книжки (серия 50 № 789012) – 1 шт. – загрязнён чернилами. Указанные бланки были уничтожены путем сожжения в печи (измельчения на шредере) в присутствии всей комиссии "___" ___________ 20__ г. Члены комиссии: _____________________ / Иванова А.П. / _____________________ / Петров С.И. / _____________________ / Семёнов В.К. / М.П.
Бухгалтерские проводки
После составления акта бухгалтерия отражает списание стоимости бланков. Примерная проводка (если бланки были учтены по дебету счёта 10 «Материалы» или 08 «Вложения во внеоборотные активы»):
- Дебет 20 (25, 26, 44) – Кредит 10 – списана стоимость испорченных бланков ТК на расходы периода.
Если бланки были ранее списаны на счёт 97 «Расходы будущих периодов» (например, при получении), то:
- Дебет 97 – Кредит 10 – списание стоимости с отсроченного счёта.
Типичные ошибки и как их избежать
- Отсутствие указания способа уничтожения. Просто «уничтожены» – недостаточно. Нужен конкретный, необратимый метод.
- Неточный перечень бланков. Желательно, если есть, указывать серии и номера. Если нет – точно описать дефект.
- Неполный состав комиссии. Минимум – 2-3 человека из разных подразделений.
- Отсутствие даты уничтожения. Дата в акте и фактическое уничтожение должны совпадать или быть максимально близки.
- Хранение акта. Акт является финансовым документом и должен храниться вместе с бухгалтерскими отчётными документами (не менее 5 лет, а по некоторым позициям – дольше).
Можно ли не составлять отдельный акт?
Как отмечается в некоторых источниках, можно. Если организация списывает большое количество испорченных бланков ТК вместе с другими БСО, способ уничтожения может быть указан в общем акте о списании бланков строгой отчётности. Однако для чистоты учёта и избежания вопросов со стороны проверяющих рекомендуется составлять отдельный акт именно по трудовым книжкам, так как это особо значимый документ для работника.
Где скачать образцы актов?
Актуальные и проверенные образцы форм актов (включая редакции 2025-2026 гг.) можно найти на следующих ресурсах:
- Официальные справочно-правовые системы: «КонсультантПлюс», «Гарант» (раздел «Формы документов»).
- Сервисы для бизнеса: портал «Моё дело» (раздел «Документы» -> «Акты»).
- Юридические сайты: «Договор-Юрист.Ру» (раздел «Бухгалтерская отчётность»).
Важно: Всегда сверяйте скачанный образец с актуальными требованиями вашей организации и законодательства. При необходимости скорректируйте реквизиты и содержание под свою ситуацию.
Составление акта о списании и уничтожении трудовых книжек – это не бюрократическая формальность, а важная элемент внутреннего контроля. Грамотно оформленный документ защищает организацию от претензий проверяющих, подтверждает легитимность списания активов и помогает вести безупречный кадровый и бухгалтерский учёт. Подходите к этой процедуре ответственно, используйте чёткие формулировки и фиксируйте каждый этап.
Статья подготовлена на основе анализа актуальных правовых позиций и практик оформления документов по состоянию на май 2026 года.