Дата публикации: 22 мая 2026 года
Самое главное помнить:
- Акт об отказе работника от получения трудовой книжки — это официальный документ, который подтверждает факт нежелания сотрудника получить трудовую книжку при увольнении
- Документ составляется в присутствии не менее двух свидетелей (обычно это представители работодателя)
- Акт должен содержать все необходимые реквизиты: дату, место составления, ФИО работника, основание для отказа, подписи сторон
- Копия акта должна быть передана работнику или отправлена ему заказным письмом с уведомлением
- Отказ от получения трудовой книжки не освобождает работодателя от обязанности хранить трудовую книжку в течение установленного законом срока
Когда составляется акт об отказе забрать трудовую книжку?
Акт об отказе от получения трудовой книжки составляется в следующих случаях:
- При увольнении работника, если он отказывается получить трудовую книжку лично
- Если работник не явился за трудовой книжкой в установленный срок (5 рабочих дней после издания приказа об увольнении)
- При отказе работника от ознакомления с записью об увольнении в трудовой книжке
- При отказе от заверения записей в трудовой книжке
Почему важно правильно оформить акт?
Правильное оформление акта об отказе от получения трудовой книжки имеет несколько ключевых аспектов:
- Юридическая защита: Документ защищает работодателя от возможных споров с бывшим сотрудником по поводу невыдачи трудовой книжки
- Соблюдение трудового законодательства: Правильно оформленный акт подтверждает, что работодатель выполнил все обязанности по выдаче трудовой книжки
- Сохранение доказательной базы: Акт может быть использован в суде при возникновении спорных ситуаций
- Профилактика конфликтов: Четкое документирование всех действий помогает избежать недопонимания и конфликтов
Образцы и шаблоны актов об отказе от получения трудовой книжки
Образец 1. Акт об отказе от получения трудовой книжки при увольнении
АКТ об отказе от получения трудовой книжки
г; Москва «20» мая 2026 г.
Мы, нижеподписавшиеся:
- Представитель работодателя — Иванов Иван Иванович, начальник отдела кадров ООО «Ромашка»
- Свидетель, Петров Петр Петрович, специалист отдела кадров ООО «Ромашка»
- Свидетель — Сидорова Анна Михайловна, бухгалтер ООО «Ромашка»
составили настоящий акт о нижеследующем:
ФИО работника: Смирнов Алексей Владимирович
Должность: менеджер по продажам
Основание увольнения: п. 3 ч. 1 ст. 77 ТК РФ (по собственному желанию)
Дата издания приказа об увольнении: 15 мая 2026 г.
Дата, когда работнику было предложено забрать трудовую книжку: 20 мая 2026 г.
Время предложения: 10:00
Место: кабинет отдела кадров, г. Москва, ул. Ленина, д. 1
Реакция работника: Смирнов А.В. отказался от получения трудовой книжки, мотивировав свой отказ тем, что не считает необходимым забирать документ лично.
Предложение ознакомиться с записью об увольнении: Работнику было предложено ознакомиться с записью об увольнении в трудовой книжке, на что он ответил отказом.
Акт составлен в двух экземплярах, один из которых хранится у работодателя, второй, у работника.
Подписи:
Представитель работодателя: ________________ Иванов И.И.
Свидетель: ________________ Петров П.П.
Свидетель: ________________ Сидорова А.М.
Работник: ________________ Смирнов А.В.
Скачать образец акта в формате Word
Скачать образец акта в формате PDF
Образец 2. Акт об отказе от ознакомления с документами и получения трудовой книжки
АКТ об отказе от ознакомления с документами и получения трудовой книжки
г. Санкт-Петербург «21» мая 2026 г.
Мы, нижеподписавшиеся:
- Представитель работодателя — Кузнецова Ольга Сергеевна, специалист по кадрам ООО «Луч»
- Свидетель — Васильев Дмитрий Николаевич, юрисконсульт ООО «Луч»
составили настоящий акт о нижеследующем:
ФИО работника: Ковалева Екатерина Сергеевна
Должность: бухгалтер
Основание увольнения: п. 2 ч. 1 ст. 81 ТК РФ (сокращение штата)
Дата издания приказа об увольнении: 18 мая 2026 г.
Дата и время предложения: 21 мая 2026 г., 14:30
Место: кабинет бухгалтерии, г. Санкт-Петербург, пр. Невский, д. 5
Предложение: Работнице было предложено:
- Ознакомиться с приказом об увольнении
- Ознакомиться с записью об увольнении в трудовой книжке
- Забрать трудовую книжку на руки
Реакция работника: Ковалева Е.С. отказалась от ознакомления с документами и получения трудовой книжки, мотивировав отказ тем, что не согласна с основаниями увольнения и не желает получать документы до разрешения спорной ситуации.
Акт составлен в двух экземплярах.
Подписи:
Представитель работодателя: ________________ Кузнецова О.С.
Свидетель: ________________ Васильев Д.Н.
Работник: ________________ Ковалева Е.С.
Скачать образец акта в формате Word
Скачать образец акта в формате PDF
Образец 3. Акт об отказе от заверения записей в трудовой книжке
АКТ об отказе от заверения записей в трудовой книжке
г. Екатеринбург «19» мая 2026 г.
Мы, нижеподписавшиеся:
- Представитель работодателя — Сергеева Анна Викторовна, менеджер по персоналу ООО «УралСтрой»
- Свидетель — Михайлов Алексей Петрович, начальник отдела кадров ООО «УралСтрой»
составили настоящий акт о нижеследующем:
ФИО работника: Новиков Дмитрий Сергеевич
Должность: инженер-технолог
Основание увольнения: п. 5 ч. 1 ст. 81 ТК РФ (неоднократное неисполнение трудовых обязанностей)
Дата издания приказа об увольнении: 15 мая 2026 г.
Дата и время предложения: 19 мая 2026 г., 11:00
Место: кабинет отдела кадров, г. Екатеринбург, ул. Мамина-Сибиряка, д. 15
Предложение: Работнику было предложено:
- Ознакомиться с записью об увольнении в трудовой книжке
- Заверить запись своей подписью
- Забрать трудовую книжку на руки
Реакция работника: Новиков Д.С. отказался от заверения записи в трудовой книжке и от получения трудовой книжки на руки, мотивировав отказ тем, что не согласен с основаниями увольнения.
Акт составлен в двух экземплярах.
Подписи:
Представитель работодателя: ________________ Сергеева А.В.
Свидетель: ________________ Михайлов А.П.
Работник: ________________ Новиков Д.С.
Скачать образец акта в формате Word
Скачать образец акта в формате PDF
Как правильно составить акт об отказе от получения трудовой книжки?
При составлении акта необходимо придерживаться следующих правил:
Обязательные реквизиты документа
- Наименование документа: «Акт об отказе от получения трудовой книжки»
- Место и дата составления: Указывается город и дата (например, «г. Москва 20 мая 2026 г.»)
- Наименование организации: Полное наименование работодателя
- Состав комиссии: ФИО и должности лиц, составляющих акт (обычно 2-3 человека)
- Сведения о работнике: Полные ФИО, должность, структурное подразделение
- Основание для выдачи: Ссылка на приказ об увольнении (дата, номер)
- Описание обстоятельств: Подробное описание ситуации с указанием даты, времени и места события
- Подписи сторон: Подписи представителей работодателя, свидетелей и работника (если он присутствует)
Рекомендации по оформлению
- Будьте максимально точны: Укажите конкретные обстоятельства отказа, включая точные формулировки работника
- Укажите мотивы отказа: Если работник озвучил причину, обязательно зафиксируйте ее в акте
- Составьте два экземпляра: Один остается у работодателя, второй передается работнику или высылается заказным письмом
- Используйте официально-деловой стиль: Избегайте эмоциональных оценок и неформальных выражений
- Проставьте печати: Если это предусмотрено внутренними документами организации
Чего следует избегать при составлении акта
- Не допускайте противоречий: Все данные должны быть последовательными и непротиворечивыми
- Не игнорируйте подпись работника: Даже если он отказывается подписывать, укажите это в акте
- Не пропускайте детали: Укажите все обстоятельства, даже если они кажутся незначительными
- Не используйте неофициальные формулировки: Избегайте разговорных выражений и жаргонизмов
Что делать, если работник не забирает трудовую книжку?
Если работник не явился за трудовой книжкой в установленный срок (5 рабочих дней после издания приказа об увольнении), работодатель должен:
Выслать уведомление о необходимости получения трудовой книжки
Рекомендуется отправить работнику заказное письмо с уведомлением о том, что трудовая книжка готова к выдаче. В письме следует указать:
- Дата готовности трудовой книжки к выдаче
- Адрес, по которому можно получить трудовую книжку
- Срок, в течение которого необходимо явиться за документом
- Последствия неявки (составление акта об отказе от получения)
Составить акт об отказе от получения трудовой книжки
Если работник так и не явился, составляется акт об отказе от получения трудовой книжки с указанием:
- Факта неявки работника
- Попыток связаться с ним (телефонные звонки, письма)
- Причины, по которой трудовая книжка не была выдана
Хранить трудовую книжку в установленном порядке
Трудовая книжка должна храниться у работодателя в течение:
- 2 лет — для текущих и бывших работников
- 50 лет — для лиц, работавших на производстве с вредными и опасными условиями труда
- 75 лет — для лиц, работавших на Крайнем Севере и приравненных к нему местностях
Очень важно чтобы:
- Все действия работодателя были документально зафиксированы
- Соблюдались сроки и процедуры, предусмотренные трудовым законодательством
- Работник был надлежащим образом уведомлен о необходимости получения трудовой книжки
- Акт составлялся в присутствии свидетелей и содержал все необходимые реквизиты
Часто задаваемые вопросы
Вопрос 1. Можно ли выдать трудовую книжку представителю работника по доверенности?
Ответ: Да, можно. Для этого работник должен оформить нотариально заверенную доверенность на получение трудовой книжки. В акте об отказе от получения трудовой книжки в этом случае указываются данные представителя.
Вопрос 2. Что делать, если работник умер, а его родственники не могут получить трудовую книжку?
Ответ: В этом случае трудовая книжка передается в архив организации или в государственный архив по месту регистрации организации. Необходимо составить акт о передаче трудовой книжки в архив.
Вопрос 3. Можно ли выслать трудовую книжку по почте?
Ответ: Да, можно, но только с согласия работника. Если работник не против, трудовую книжку можно отправить заказным письмом с уведомлением о вручении.
Вопрос 4. Что грозит работодателю за неправильное оформление акта об отказе от получения трудовой книжки?
Ответ: За неправильное оформление акта или нарушение процедуры выдачи трудовой книжки работодатель может быть привлечен к административной ответственности по ст. 5.27 КоАП РФ (нарушение трудового законодательства) в виде штрафа от 1 до 5 тыс. рублей для должностных лиц и от 30 до 50 тыс. рублей для юридических лиц.
Вопрос 5. Можно ли аннулировать акт об отказе от получения трудовой книжки?
Ответ: Да, можно, если будет доказано, что акт был составлен с нарушением процедуры или под давлением. В этом случае составляется новый акт с указанием причин аннулирования предыдущего.
Акт об отказе от получения трудовой книжки, это важный документ, который защищает права как работодателя, так и работника. Правильное оформление акта помогает избежать спорных ситуаций и конфликтов, а также обеспечивает соблюдение трудового законодательства.
Помните, что:
- Акт должен быть составлен в присутствии свидетелей
- Все реквизиты документа должны быть заполнены корректно
- Работник должен быть надлежащим образом уведомлен о необходимости получения трудовой книжки
- Копия акта должна быть передана работнику или отправлена ему заказным письмом
- Трудовая книжка должна храниться у работодателя в установленном порядке
Используйте предоставленные образцы и рекомендации для составления актов об отказе от получения трудовой книжки, чтобы обеспечить юридическую защиту вашей организации и соблюсти все требования трудового законодательства.
Дополнительные ресурсы:
- Трудовой кодекс Российской Федерации
- Постановление Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225 «О трудовых книжках»
- Примерная форма акта об отказе от получения трудовой книжки (КонсультантПлюс)