В современных условиях трудового законодательства работник имеет право выбрать форму ведения трудовой книжки – бумажную или электронную. Если сотрудник отказывается получать бумажный экземпляр трудовой книжки при расторжении трудового договора, работодатель обязан оформить акт об отказе работника от получения трудовой книжки. Данный документ подтверждает, что работник был извещён о своей возможности получить трудовую книжку и сознательно отказался от её получения.

Нормативная база

• Трудовой кодекс РФ (ст. 62, 66, 84.1) – регулирует порядок ведения и выдачи трудовой книжки;
• Федеральный закон от № 439‑ФЗ «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации в части перехода на электронные трудовые книжки»;
• Постановление Правительства РФ от № 458 «Об утверждении Правил ведения трудовых книжек и выдачи справок о трудовой деятельности»;
• Методические рекомендации Минтруда России по оформлению актов об отказе от получения трудовой книжки (письмо от № 14‑2/10/2‑2021).

Когда составляется акт

Акт оформляется в следующих случаях:

1. Работник подал заявление о переходе на электронную трудовую книжку и отказался получать бумажный вариант;
2. При увольнении (по собственному желанию, по соглашению сторон, по инициативе работодателя и т.д.) работник отказывается забрать трудовую книжку из отдела кадров;
3. Если работник ранее отказался от ведения бумажной трудовой книжки, но при увольнении требует получить её на руки – в этом случае акт не требуется, так как право на получение сохраняется.

Содержание акта

В акте должны быть отражены следующие реквизиты:

• Наименование организации (полное и сокращённое);
• Дата и место составления акта;
• Основание для составления (увольнение, заявление работника о переходе на электронную трудовую книжку);
• ФИО, должность и структурное подразделение работника;
• ФИО, должности и подписи членов комиссии (как правило, представитель отдела кадров, руководитель подразделения и юрист/специалист по кадровому делопроизводству);
• Формулировка отказа работника от получения трудовой книжки;
• Ссылка на приложенное заявление работника (если такое имеется);
• Подпись работника с расшифровкой (если он согласен подписать акт) либо отметка о refusе подписи;
• Примечание о том, что работник был извещён о праве получить трудовую книжку и о последствиях отказа.

Порядок оформления акта

1. Подготовьте заявление работника о переходе на электронную трудовую книжку (если оно есть) и приложите его к делу.
2. Сформируйте комиссию из не менее двух уполномоченных лиц (обычно специалист отдела кадров и руководитель подразделения).
3. В день увольнения (или в день, когда работник получил окончательный расчёт) проведите беседу с работником, разъяснив ему право на получение трудовой книжки и последствия отказа.
4. Если работник подтверждает отказ, составьте акт в присутствии комиссии.
5. Прочитайте акт вслух всем присутствующим, дайте возможность работнику задать вопросы.
6. Получите подписи членов комиссии и, если работник согласен, его подпись. При отказе подписать – сделайте отметку в акте «Работник от подписи акта отказался».
7. Один экземпляр акта остаётся в личном деле работника, второй – выдаётся работнику под расписку (или направляется ему почтой с уведомлением о вручении).
8. Сделайте запись в электронной трудовой книжке (СТД‑Р) о выдаче сведений о трудовой деятельности, если работник отказался от бумажного варианта.

Образец акта об отказе работника от получения трудовой книжки при увольнении

ОБРАЗЕЦ
АКТ
об отказе работника от получения трудовой книжки при увольнении

г. _____________ «__» __________ 20__ г.

Мы, нижеподписавшиеся:
______________________________/_____________________________/
 (должность, Ф.И.О.) (подпись)

______________________________/_____________________________/
 (должность, Ф.И.О.) (подпись)

составили настоящий акт о том, что:

Работник: ______________________________/_____________________________/
 (должность, Ф.И.О.) (подпись – при наличии)

Подразделение: _________________________________________________

Основание: заявление работника от «__» __________ 20__ г. о переходе на
электронную трудовую книжку и отказе от получения бумажного экземпляра трудовой
книжки при увольнении.

Сущность отказа:
Работник ______________________________ (Ф.И.О.) в присутствии комиссии
заявил, что отказывается получить бумажную трудовую книжку при расторжении
трудового договора, мотивируя своё решение переходом на электронную форму
ведения трудовой книжки. Работник был извещён о своём праве получить трудовую
книжку на бумажном носителе и о последствиях отказа (отсутствие возможности
получить дубликат в случае утери электронной записи без обращения в ПФР).

Приложения:
Заявление работника от «__» __________ 20__ г. о переходе на электронную
 трудовую книжку.
Копия приказа об увольнении № ___ от «__» __________ 20__ г.

На основании изложенного комиссия констатирует, что работник отказался от
получения бумажной трудовой книжки при увольнении, и данное обстоятельство
оформляется настоящим актом.

Подписи членов комиссии:

_________________________ _________________________
(Ф.И.О.) (Ф.И.О.)

Примечание: Работник от подписи акта отказался / подписал акт
(подчеркнуть нужное).

Важно: Акт должен быть составлен в двух экземплярах: один остаётся в личном деле работника, второй – выдаётся работнику под расписку (или направляется ему заказным письмом с уведомлением о вручении). При отсутствии подписи работника в акте делается отметка о его отказе подписать документ, что не влияет на юридическую силу акта.

Оформление акта об отказе работника от получения трудовой книжки при увольнении является обязательной процедурой, защищающей интересы обеих сторон трудового отношения. Соблюдение установленного порядка обеспечивает прозрачность процедуры, минимизирует риски споров и способствует корректному ведению электронных трудовых книжек (СТД‑Р) в соответствии с действующим законодательством;

Статья подготовлена на основе актуальной нормативной базы и практики кадрового делопроизводства на .