Трудовая книжка – это документ строгой отчетности, который хранится у работодателя на протяжении всего периода трудоустройства работника. В случае порчи, утраты или устаревания бланков трудовых книжек и вкладышей, необходимо оформить документ, подтверждающий их уничтожение и снятие с учета. Такой документ называется Актом об списании трудовых книжек.
Что такое акт об списании трудовых книжек?
Акт об списании трудовых книжек – это внутренний документ предприятия, который фиксирует факт уничтожения испорченных, устаревших или избыточных бланков трудовых книжек и их вкладышей. Он подтверждает, что данные документы больше не находятся в распоряжении работодателя и не могут быть использованы в качестве доказательства трудового стажа.
Важно отметить, что акта об списании трудовых книжек не утверждены действующим законодательством, однако они являются обязательной практикой для соблюдения требований строгой отчетности и обеспечения прозрачности учета кадровых документов.
Зачем нужен акт об списании?
- Подтверждение факта уничтожения испорченных или устаревших бланков.
- Снижение количества бумажных документов, хранящихся на предприятии.
- Соблюдение требований бухгалтерии и кадровой службы по учету движения трудовых книжек.
- Предотвращение возможных юридических споров при проверках.
Кому необходимо составлять акт?
Акт об списании трудовых книжек обычно составляют:
- Комиссия, созданная по приказу руководителя предприятия.
- Единолично руководитель кадровой службы.
В состав комиссии обычно входят:
- Председатель (обычно руководитель кадровой службы).
- Члены комиссии – представители бухгалтерии, юридического отдела и руководителя предприятия.
Как оформить акт об списании?
Акт оформляется в двойном экземпляре на листах А4, черной или синей ручкой. В конце документа ставится печать предприятия и подписи всех участников списания.
Шаг 1. Подготовка
- Определить перечень испорченных или устаревших бланков и вкладышей.
- Составить список с указанием номеров, количества и периода, в котором бланки были испорчены.
- Назначить комиссию и определить её состав.
Шаг 2. Составление текста акта
Ниже приведён пример шаблона акта. Его можно адаптировать под конкретные условия предприятия.
АКТ № ___
г. ___, ___ (число) ___ (месяц) ___ (год) О списании трудовых книжек и вкладышей к ним Комиссией в составе: Председатель: _____________________________ (ФИО, должность) Члены комиссии: _____________________________ (ФИО, должность) _____________________________ (ФИО, должность) В период с ___ (число) ___ (месяц) ___ (год) по ___ (число) ___ (месяц) ___ (год) были испорчены/устарели следующие бланки трудовых книжек и вкладыши: - Номера: ___, ___, ___ - Общее количество: ___ Бланки и вкладыши были уничтожены в соответствии с внутренними процедурами предприятия. В качестве доказательств списания прилагаются копии испорченных бланков (вырезанные номера). Подписи: _____________________________ (председатель) _____________________________ (член комиссии) _____________________________ (член комиссии) Печать предприятия
Шаг 3. Подписи и печать
После подписания акт заверяется печатью предприятия. Важно, чтобы в каждом экземпляре были подписи всех членов комиссии и печать.
Где хранить акт?
Акт об списании сохраняется в учетной книге движения трудовых книжек (журнале учета) и в архиве кадровой службы. Это необходимо для контроля и возможных проверок.
Где можно скачать образцы акта?
- КонсультантПлюс – здесь доступны образцы акта об уничтожении испорченных бланков трудовых книжек и вкладышей, а также акт о списании.
- Ассистентус – предоставляет бесплатные шаблоны в формате .doc.
- На сайте «Мой Дело» можно скачать форму акта о списании трудовых книжек.
Частые вопросы
- Можно ли не создавать отдельный акт для вкладышей?
- Да. При сокращении количества бумаг допускается указать способ уничтожения вкладышей в акте о списании трудовых книжек.
- Что делать, если бланки были испорчены в результате несчастного случая?
- В таком случае акт об списании оформляется в соответствии с внутренними процедурами, а в качестве доказательств прилагаются копии испорченных бланков.
- Нужна ли юридическая проверка акта?
- Внутренний акт не требует внешней юридической проверки, но его оформление должно соответствовать требованиям бухгалтерии и кадровой службы.
Акт об списании трудовых книжек – важный документ, подтверждающий уничтожение испорченных, устаревших или избыточных бланков и вкладышей. Он обеспечивает прозрачность учета кадровой документации и защищает предприятие от возможных юридических рисков. Используйте готовые шаблоны из КонсультантПлюс и Ассистентус, адаптируйте их под свои нужды и соблюдайте порядок оформления.