Акт о уничтожении трудовой книжки (вкладыша) – документ‚ фиксирующий факт списания и физического уничтожения испорченных бланков трудовых книжек и их вкладышей․ Он обязателен в соответствии с Порядком ведения и хранения трудовых книжек (пункт 41) и служит доказательством того‚ что организация соблюдает требования законодательства о хранении кадровой документации․
Содержание статьи
- Законодательная база
- Когда требуется составить акт
- Кто участвует в оформлении акта
- Пошаговая процедура составления и уничтожения
- Образец акта (2026 г․)
- Часто задаваемые вопросы
Законодательная база
Основные нормативные акты‚ регламентирующие процесс уничтожения трудовых книжек:
- Положение о порядке ведения и хранения трудовых книжек (утв․ приказом Минтруда России от № 123н); пункт 41 – обязательность составления акта об уничтожении испорченных бланков․
- Трудовой кодекс РФ (ст․ 183) – определяет сроки хранения трудовых книжек (в течение 75 лет после прекращения трудовых отношений)․
- Федеральный закон «Об архивном деле» (№ 125‑ФЗ) – устанавливает правила уничтожения архивных документов‚ к которым относятся бланки трудовых книжек‚ если они более не нужны․
Когда требуется составить акт
Акт обязателен в следующих ситуациях:
- Бланк (вкладыш) содержит ошибки в титульных данных (неверный номер‚ фамилия‚ дата рождения и т․п․)․
- Бланк повреждён физически (разрывы‚ пятна‚ следы воды‚ огня‚ химических веществ)․
- Бланк утратил право юридической силы после проведения инвентаризации и подтверждения‚ что он не будет использован в дальнейшем․
- Срок хранения бланка истёк (75 лет) и он не подлежит передаче в архив․
Кто участвует в оформлении акта
Состав комиссии определяется внутренними регламентами организации‚ но в большинстве случаев в неё входят:
- Председатель комиссии – обычно руководитель отдела кадров или главный бухгалтер․
- Члены комиссии – специалисты по кадровому учёту‚ представитель юридического отдела и‚ при необходимости‚ представитель службы безопасности․
- Свидетели (по желанию) – сотрудники‚ не входящие в состав комиссии‚ могут присутствовать в качестве независимых свидетелей․
Пошаговая процедура составления и уничтожения
Шаг 1․ Инвентаризация
Проводится полная проверка наличия трудовых книжек и их вкладышей․ Выявляются бланки‚ подпадающие под критерии уничтожения․
Шаг 2․ Принятие решения комиссией
Комиссия собирает все выявленные бланки‚ проверяет их состояние и оформляет протокол решения о списании․
Шаг 3․ Составление акта
На основе протокола готовится акт об уничтожении․ В акте указываются:
- Дата и место составления акта;
- Наименование организации;
- Список уничтожаемых бланков (номер‚ серия‚ количество‚ причина порчи);
- Подписи всех членов комиссии;
- Метод уничтожения (шредер‚ сжигание и т․п․)․
Шаг 4․ Физическое уничтожение
Уничтожение производится в присутствии комиссии․ Наиболее распространённый способ – механическое уничтожение в шредере с размером крошки не менее 5 × 5 мм․
Шаг 5․ Хранение акта
Готовый акт помещается в дело кадровой документации организации и хранится в течение 75 лет‚ как и остальные трудовые книжки․
Образец акта (редакция 1 от )
АКТ о уничтожении испорченных бланков трудовых книжек и их вкладышей Дата составления: г․ Место составления: г․ Москва‚ ул․ Петровка‚ д․ 10 Организация: ООО «Пример»‚ ИНН 7701234567‚ ОГРН 1157746000001 Комиссия по списанию и уничтожению бланков трудовых книжек (в составе): ________________________‚ должность – Председатель комиссии ________________________‚ должность – Член комиссии ________________________‚ должность – Член комиссии Основание для уничтожения: - Ошибки в титульных данных (неверный номер‚ фамилия) – 12 шт․ - Физическое повреждение (разрывы‚ пятна от воды) – 8 шт․ - Срок хранения истёк (бланки 1950‑1955 гг․) – 5 шт․ Перечень уничтожаемых бланков:
| # | Номер бланка | Серия | Кол-во | Причина уничтожения |
|---|---|---|---|---|
| 1 | 123456 | А | 4 | Ошибка в фамилии |
| 2 | 789012 | Б | 3 | Разрыв бумаги |
| 3 | 345678 | В | 5 | Истёк срок хранения |
Примечание: В образце использованы условные данные․ При заполнении необходимо указать реальную информацию о вашей организации и конкретных бланках․
Часто задаваемые вопросы
Можно ли уничтожить целую трудовую книжку‚ а не только её вкладыш?
Да‚ если книжка полностью испорчена (например‚ после пожара) и её восстановление невозможно․ В этом случае составляется отдельный акт о уничтожении трудовой книжки с указанием причин полной порчи․
Какой срок хранения акта об уничтожении?
Акт считается частью кадровой документации и хранится 75 лет после даты последнего трудового отношения‚ как и сама трудовая книжка․
Нужно ли уведомлять ПФР о уничтожении бланков?
Уведомление ПФР не требуется‚ если уничтожаются только бланки (вкладыши)‚ а не оригиналы трудовых книжек‚ находящиеся в личных делах работников․
Можно ли использовать обычный офисный шредер?
Требования к шредеру указаны в ФЗ «Об архивном деле»: крошка должна быть не более 5 × 5 мм‚ а шредер – сертифицирован для уничтожения конфиденциальных документов․ Обычный бытовой шредер‚ не отвечающий этим требованиям‚ использовать нельзя․
Что делать‚ если бланк был уничтожен без акта?
Это считается нарушением порядка ведения кадровой документации и может повлечь административную ответственность (штраф до 300 000 руб․ для юридических лиц)․
Составление акта об уничтожении трудовой книжки (вкладыша) – обязательный юридический процесс‚ который гарантирует правильность и прозрачность обращения с кадровой документацией․ Соблюдение установленного порядка (инвентаризация‚ решение комиссии‚ оформление акта‚ физическое уничтожение и хранение акта) защищает организацию от возможных претензий со стороны работников и контролирующих органов․
Регулярно проводите инвентаризацию кадровых бумаг‚ используйте актуальные образцы актов (например‚ редакцию от ) и следите за тем‚ чтобы процесс уничтожения осуществлялся в присутствии уполномоченной комиссии․
Дата публикации: