Трудовая книжка – один из ключевых документов, подтверждающих трудовой стаж и квалификацию работника. С 1 июля 2018 года в процессе заверения копий трудовых книжек действуют требования ГОСТ Р 7.0.97‑2016. В этой статье разберём, что изменилось, как правильно оформить заверение, какие ошибки чаще всего допускают работодатели и где можно получить дополнительную информацию.
Что такое ГОСТ Р 7.0.97‑2016?
ГОСТ Р 7.0.97‑2016 – это национальный стандарт Российской Федерации, регулирующий оформление и заверение копий документов, в т.ч. трудовых книжек. Он устанавливает единый формат надписей, порядок подписей, расшифровку подписи и обязательное указание места хранения оригинала.
- Постановление Правительства РФ от № 225 – основной нормативный акт, регламентирующий трудовые книжки.
- Приказ Росстандарта от № 435‑ст – уточняет детали оформления копий по ГОСТу.
Ключевые изменения с 2018 года
- Обязательное указание места хранения оригинала трудовой книжки.
- Надпись «Копия верна» (или «Верно») должна быть размещена под реквизитом подписи.
- На копии указываются ФИО, должность лица, заверившего документ, собственноручная подпись и расшифровка подписи (инициалы, фамилия).
- Дата заверения должна быть указана в формате «день месяц год».
Порядок заверения копии трудовой книжки
Ниже приведён пошаговый алгоритм, который подходит как для внутренних нужд работодателя, так и для предоставления копии в стороннюю организацию (банк, государственный орган и т.д.).
- Подготовка копии – скопируйте оригинал трудовой книжки, убедившись, что все страницы читаемы и не повреждены.
- Проверка достоверности – убедитесь, что копия полностью соответствует оригиналу.
- Размещение надписи «Копия верна» – под реквизитом подписи внизу страницы пишем:
«Копия верна» (или «Верно»). - Указание места хранения оригинала – в том же блоке пишем:
«Оригинал хранится в отделе кадров (или в архиве компании)». - ФИО и должность лица, заверившего копию – указываем полностью, например:
Иванов И.И., начальник отдела кадров. - Подпись и расшифровка подписи – собственноручная подпись, затем расшифровка:
И.И. Иванов. - Дата заверения – указываем точную дату в формате:
23 июня 2026 г.
Пример оформления:
Копия верна.
Оригинал хранится в отделе кадров.
Иванов И.И., начальник отдела кадров,
подпись: ____________________
И.И. Иванов
23 июня 2026 г.
Что делать, если копия предназначена для внешней организации?
- Укажите, что копия предоставляется в внешнюю организацию (например, банк).
- Добавьте надпись: «Копия предоставляется в банк для получения ипотеки».
- Оставьте все остальные пункты неизменными.
Чаще всего встречающиеся ошибки
- Отсутствие надписи «Копия верна».
- Неправильная расшифровка подписи (инициалы, фамилия).
- Неуказанное место хранения оригинала.
- Отсутствие даты или неверный формат даты.
- Подпись не собственноручная (например, сканированная).
Юридические последствия некорректного заверения
Неправильно оформленная копия может быть признана недействительной, что приведёт к:
- Отказу в предоставлении кредита.
- Потерей правовой силы документа при проверке в налоговых и трудовых инспекциях.
- Нарушению требований законодательства о хранении кадровых документов.
Где можно получить дополнительную информацию?
- КонсультантПлюс – ГОСТ Р 7.0.97‑2016
- Официальный сайт Росстандарта
- Бухгалтерия.ру – Обзор изменений 2018 года
- ФГБУ Институт стандартизации – Публикации по ГОСТу
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
Вопрос 1: Можно ли использовать электронную копию трудовой книжки?
Да, но она должна быть заверена в соответствии с ГОСТом. Электронная копия должна содержать все надписи и подписи, а также быть подписана электронно-цифровой подписью, если это предусмотрено законодательством.
Вопрос 2: Кто отвечает за хранение оригинала трудовой книжки?
Ответственность лежит на работодателе. Оригинал должен храниться в отделе кадров, архиве компании или в специально отведённом месте, указанном в заверении.
Вопрос 3: Что делать, если оригинал потерян?
В таком случае необходимо обратиться в Фонд социального страхования для получения справки о трудовом стаже. Оригинал в дальнейшем не требуется, но копия должна быть заверена с указанием, что оригинал недоступен.
Вопрос 4: Как быстро получить заверенную копию?
Внутри компании процесс занимает от 1 до 3 рабочих дней, в зависимости от загруженности кадрового отдела.
Вопрос 5: Можно ли использовать старую версию ГОСТа?
Нет, с 1 июля 2018 года применяются требования ГОСТ Р 7.0.97‑2016. Использование старой версии может привести к отказу в признании документа.
Правильное заверение копии трудовой книжки – это не просто формальность, а важный элемент соблюдения законодательства и обеспечения правовой силы документа. Следуя требованиям ГОСТ Р 7.0.97‑2016, вы гарантируете, что ваш документ будет признан действительным как внутри компании, так и в любых внешних организациях. Не забывайте о необходимости указания места хранения оригинала, надписи «Копия верна» и точной даты заверения. При возникновении сомнений всегда обращайтесь к официальным источникам или специалистам по кадровому учёту.
Удачной работы и соблюдения всех нормативных требований!