Ведение трудовых книжек и вкладышей в них — одна из ключевых обязанностей работодателя в соответствии с трудовым законодательством Российской Федерации. Согласно пункту 40 Порядка ведения и хранения трудовых книжек, утвержденного Постановлением Правительства РФ от № 225, работодатель обязан вести журнал учета движения трудовых книжек и вкладышей. Однако со временем возникает необходимость в уничтожении устаревших, поврежденных или утраченных документов. Для этого оформляется акт об уничтожении трудовых книжек и вкладышей — официальный документ, подтверждающий законность и обоснованность уничтожения.
Когда требуется составление акта об уничтожении?
Акт об уничтожении трудовых книжек и вкладышей составляется в следующих случаях:
- Истечение срока хранения трудовых книжек (50 лет с даты увольнения работника — согласно Перечню типовых управленческих архивных документов, утвержденному Приказом Минкультуры РФ от № 558);
- Уничтожение поврежденных, нечитаемых или испорченных документов (например, от воздействия влаги, огня, насекомых);
- Утрата трудовых книжек в результате кражи, стихийного бедствия или иных обстоятельств, подтвержденных документально;
- Завершение срока хранения вкладышей в трудовые книжки (вкладыши уничтожаются вместе с основной трудовой книжкой, если они не были заменены или не содержат актуальной информации);
- Ликвидация организации или реорганизация, при которой архив передается в государственный архив или уничтожается по решению уполномоченного органа.
Правовая основа
Основные нормативные акты, регулирующие порядок уничтожения трудовых книжек и вкладышей:
- Трудовой кодекс РФ — статья 66, устанавливающая обязанность работодателя вести трудовые книжки;
- Постановление Правительства РФ № 225 от — Порядок ведения и хранения трудовых книжек;
- Приказ Минкультуры РФ № 558 от — Перечень типовых управленческих архивных документов с указанием сроков хранения;
- Федеральный закон № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» — регулирует порядок хранения и уничтожения архивных документов.
Согласно этим документам, уничтожение трудовых книжек и вкладышей возможно только после истечения установленных сроков хранения и при наличии официального акта, подписанного ответственными лицами.
Составление акта: структура и содержание
Акт об уничтожении трудовых книжек и вкладышей составляется в произвольной форме, но должен содержать обязательные реквизиты:
АКТ
о уничтожении трудовых книжек и вкладышей
Дата и место составления
г. _______________ «___» ___________ 20___ г.
Состав комиссии
В состав комиссии по уничтожению трудовых книжек и вкладышей входят:
- Председатель комиссии — _________________ (Ф.И.О., должность);
- Члены комиссии: _________________ (Ф.И.О., должность);
- _________________ (Ф.И.О., должность);
- _________________ (Ф.И.О., должность).
Основание для уничтожения
На основании:
- Приказа руководителя организации № ___ от «___» ___________ 20___ г. «О создании комиссии по уничтожению устаревших трудовых книжек и вкладышей»;
- Перечня типовых управленческих архивных документов (Приказ Минкультуры РФ № 558);
- Результатов инвентаризации архивных документов, проведенной с «___» ___________ по «___» ___________ 20___ г.
Перечень уничтожаемых документов
В ходе инвентаризации установлено, что подлежат уничтожению:
- Трудовые книжки — ___ шт. (список прилагается в виде приложения № 1);
- Вкладыши в трудовые книжки — ___ шт. (список прилагается в виде приложения № 2).
Уничтожению подлежат трудовые книжки и вкладыши, срок хранения которых истек (с даты увольнения работников — более 50 лет), а также поврежденные документы, не подлежащие восстановлению.
Способ уничтожения
Уничтожение осуществляется путем:
- Сжигания в специальной печи (с оформлением акта о сжигании от ООО «ЭкоСервис»);
- Измельчения с использованием шредера (с приложением акта о переработке);
- Иного способа, обеспечивающего полную невозможность восстановления информации.
Подтверждение уничтожения
Все трудовые книжки и вкладыши, указанные в настоящем акте, уничтожены в полном объеме. Информация о них удалена из системы учета. Документы, подтверждающие факт уничтожения (фото, видео, акты сторонних организаций), прилагаются.
Подписи членов комиссии
Председатель комиссии: __________________ /_________________/
Члены комиссии:
___________________ /_________________/
___________________ /_________________/
___________________ /_________________/
(Ф.И.О. расшифровывается, ставится подпись)
Печать организации
М.П.
Приложения к акту
К акту обязательно прилагаются:
- Приложение № 1 — Список уничтожаемых трудовых книжек (с указанием номера, Ф.И.О. работника, даты увольнения, даты окончания срока хранения);
- Приложение № 2 — Список уничтожаемых вкладышей (с указанием номера трудовой книжки, даты выдачи вкладыша, причины замены/уничтожения);
- Приложение № 3 — Копия приказа о создании комиссии;
- Приложение № 4 — Акт инвентаризации архивных документов;
- Приложение № 5 — Документы, подтверждающие факт уничтожения (акт сжигания, акт переработки, фото/видеофиксация).
Хранение акта
Оригинал акта об уничтожении трудовых книжек и вкладышей хранится в архиве организации в течение:
- 5 лет — при уничтожении документов, срок хранения которых истек;
- постоянно, при уничтожении документов в связи с ликвидацией организации или в случае утраты по вине работодателя.
Копии акта могут передаваться в территориальный орган Росархива или в архив организации при реорганизации.
Важные предупреждения
❗ Нельзя уничтожать трудовые книжки и вкладыши до истечения срока хранения!
Нарушение сроков хранения может повлечь:
- Штрафы от Государственной инспекции труда (до 50 000 рублей для юридических лиц);
- Исковые требования бывших работников о восстановлении трудового стажа;
- Проблемы при оформлении пенсий и социальных выплат;
- Признание действий работодателя незаконными в суде.
❗ Вкладыши уничтожаются только вместе с трудовой книжкой!
Если вкладыш был выдан в 2000 году, а трудовая книжка — в 1995 году, то уничтожать их можно только после 50 лет с даты увольнения работника по трудовой книжке, а не по вкладышу.
Акт об уничтожении трудовых книжек и вкладышей — это не просто формальность, а важный юридический документ, подтверждающий соблюдение требований законодательства в сфере кадрового и архивного учета. Его правильное оформление защищает работодателя от претензий контролирующих органов и бывших сотрудников, а также обеспечивает сохранность архивной информации в рамках установленных сроков.
Рекомендуем каждому работодателю:
- Регулярно проводить инвентаризацию трудовых книжек;
- Создавать комиссию по уничтожению документов не реже одного раза в 5 лет;
- Сохранять все акты и приложения не менее 5 лет;
- Использовать только надежные способы уничтожения, исключающие восстановление данных;
Помните: каждая трудовая книжка, это история жизни человека. Ответственное отношение к ее хранению и уничтожению — залог доверия сотрудников и соблюдения законности в кадровой работе.