Трудовая книжка — главный документ о стаже и трудовой деятельности работника. Ошибки при ее заполнении, особенно в разделе, касающемся увольнения, могут привести к серьезным проблемам при назначении пенсии или трудоустройстве на новое место. Поэтому кадровику или работодателю крайне важно знать, как грамотно и законно исправить неверную запись об увольнении.
Нормативная база
С 1 сентября 2021 года правила ведения и хранения трудовых книжек регулируются Приказом Минтруда России от № 320н. Именно этот документ устанавливает актуальный порядок внесения исправлений. Также в вопросах формулировок увольнения следует опираться на Трудовой кодекс РФ (в частности, статьи 77, 81 и 84.1).
Главное правило: зачеркивать нельзя!
Самое важное правило, которое нужно запомнить: в разделе «Сведения о работе» трудовой книжки зачеркивать неверные записи категорически запрещено. Ошибочная запись не перечеркивается, не замазывается корректором и не стирается. Единственный допустимый способ исправления — это признание записи недействительной и внесение верных данных.
Порядок исправления неверной записи об увольнении
Алгоритм действий зависит от того, когда была обнаружена ошибка: на текущем месте работы сотрудника или уже после его увольнения.
Ситуация 1: Ошибка обнаружена на текущем месте работы
Если работник еще не уволен, или ошибка в записи об увольнении обнаружена в тот же день, исправить ее достаточно просто.
- В графе 1 ставится следующий порядковый номер записи.
- В графе 2 указывается дата внесения исправления.
- В графе 3 делается отметка: «Запись за номером [номер ошибочной записи] недействительна». Сразу после этого в этой же графе вносится правильный вариант записи об увольнении (с верной формулировкой).
- В графе 4 указывается ссылка на приказ (распоряжение) работодателя, на основании которого вносится исправление.
Ситуация 2: Ошибка обнаружена после увольнения (на новом месте работы)
Часто бывает так, что сотрудник уже устроился на новую работу, и там обнаружилось, что предыдущий работодатель внес неверную запись об увольнении (например, перепутал дату, указал не ту статью ТК РФ или вовсе внес лишнюю запись).
Исправлять такую ошибку должен работодатель, который ее допустил. Для этого работнику необходимо обратиться к прежнему работодателю с заявлением. Однако на практике это не всегда удобно. В таком случае исправление может внести новый работодатель, но только на основании официального документа (копии приказа, выписки из приказа), полученного от работодателя, допустившего ошибку.
Как быть, если компания реорганизована?
Если организация, допустившая ошибку, была переименована или реорганизована (например, из ТОО в ООО), исправление вносит ее правопреемник. Если правопреемник существует, он заверяет исправение своей новой печатью. Если же организация полностью ликвидирована и правопреемника нет, исправление вносит текущий работодатель на основании архивных документов.
Типичные ошибки при увольнении и их исправление
Ошибка в дате увольнения или номере приказа
Специалисты рекомендуют признать недействительной целиком запись об увольнении с ошибкой в дате, после чего внести верную запись полностью. Частичная отмена части записи не допускается.
Пример записи в графе 3: «Запись за номером 15 недействительна. Уволен по собственному желанию, пункт 3 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации».
Внесена лишняя запись об увольнении
Иногда по ошибке вносят две записи об увольнении. Лишнюю запись необходимо признать недействительной.
Пример записи в графе 3: «Запись за номером 16 недействительна, продолжаю работать».
Пропущена запись или перепутан порядковый номер
Если была пропущена запись (например, о переводе), ее нужно внести следующим свободным порядковым номером. Если перепутан порядковый номер записи, ошибочную нумерацию не зачеркивают! В следующей строке указывается: «В записи за номером [номер] порядковый номер считать недействительным, верный номер — [номер]» (или признается недействительной вся запись и вносится заново с правильным номером).
Ошибка в наименовании организации (заголовке)
Если ошибка допущена в заголовке (названии компании), то в графе 3 под неверным заголовком указывается: «Наименование организации указано неверно. Верное наименование: [ООО Правильное Название]», после чего ставится печать и подпись ответственного лица.
Когда нужно оформлять дубликат, а не исправлять?
Согласно пункту 30 Порядка (Приказ Минтруда № 320н), вносить исправления не всегда целесообразно; Работник имеет право потребовать оформить ему дубликат трудовой книжки в следующих случаях:
- Трудовая книжка пришла в негодность (порвана, испачкана, обгорела).
- Трудовая книжка утеряна или украдена.
- В трудовой книжке имеется запись об увольнении, которая впоследствии была признана недействительной (например, работник был восстановлен на работе через суд). В дубликат такие недействительные записи не переносятся.
Кто заверяет исправления?
Все исправления в трудовой книжке должны быть заверены подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек, а также печатью работодателя (при ее наличии). Если исправление вносит правопреемник реорганизованной компании, он заверяет запись своей новой печатью.
Исправление ошибок в трудовой книжке, особенно в записях об увольнении, требует предельной внимательности. Главное правило, никаких зачеркиваний в разделе о работе. Любая ошибка признается недействительной специальной записью, после чего вносится верная информация. В случае признания увольнения незаконным, сотруднику целесообразнее запросить дубликат документа, чтобы «чистая» история стажа не содержала спорных или отмененных записей.