В трудовой книжке и её вкладыше фиксируются сведения о трудовой деятельности работника․ При порче, утрате или некорректном заполнении этих бланков работодатель обязан провести процедуру их уничтожения и оформить соответствующий акт․ Ниже подробно рассмотрены все этапы, нормативные акты и типичные ошибки при составлении акта об уничтожении вкладыша трудовой книжки․
Нормативная база
- Трудовой кодекс РФ – ст․ 66 (ведение трудовых книжек)․
- Правила ведения трудовых книжек и вкладышей к ним (утв․ Постановлением Правительства РФ от № 225)․ В частности, пункт 42 гласит: «Испорченные при заполнении бланки трудовой книжки и вкладыша в нее подлежат уничтожению с составлением соответствующего акта»․
- Федеральный закон «О бухгалтерском учёте» (ст․ 9) – требования к хранению и уничтожению документов, являющихся бланками строгой отчетности․
- Внутренние нормативные акты организации: положение о работе с трудовыми книжками, инструкция по делопроизводству․
Согласно пункту 42 Правил, уничтожение производиться только после составления акта, который подтверждает факт порчи бланка и необходимость его утилизации․
Когда требуется акт об уничтожении вкладыша?
Акт составляется в следующих ситуациях:
- Механическое повреждение (разрыв, промокание, пожар, залив водой)․
- Ошибки при заполнении, которые невозможно исправить без нарушения целостности бланка (например, неправильные данные, исправления, сделанные корректором);
- Утрата бланка вследствие стихийного бедствия, аварии, кражи․
- Физический износ, делающий бланк непригодным для дальнейшего использования (например, сильные потертости, стирание печати)․
Если ошибка исправима (например, неверно вписанная дата, которую можно зачеркнуть и внести правильную запись рядом), акт об уничтожении не требуется – достаточно оформить исправление согласно инструкции по ведению трудовых книжек․
Кто составляет акт?
Оформлением акта занимается уполномоченное лицо работодателя, как правило:
- Специалист отдела кадров (кадровик) или ответственный за ведение трудовых книжек․
- В некоторых организациях – бухгалтер, если трудовые книжки учитываются как бланки строгой отчетности․
- При наличии комиссии по уничтожению документов – председатель комиссии (часто руководитель подразделения или юрист)․
Подписи ставятся:
- Лицом, составившим акт (кадровик/бухгалтер)․
- Руководителем подразделения, где работал сотрудник (для подтверждения факта порчи)․
- При необходимости – представителем службы безопасности или охраны труда (если порча произошла вследствие аварии)․
Содержание акта об уничтожении вкладыша трудовой книжки
Акт должен содержать реквизиты, подтверждающие его юридическую силу․ Ниже представлен примерный перечень обязательных пунктов (в соответствии с образцом, рекомендованным ГАРАНТ и другими правовыми системами):
- Название документа: «Акт об уничтожении вкладыша трудовой книжки»․
- Дата и место составления (город, организация)․
- Основание для составления акта (пункт 42 Правил ведения трудовых книжек, внутренний приказ № … от …)․
- Сведения о работнике, чей вкладыш уничтожается:
- ФИО полностью;
- Табельный номер (если есть);
- Дата рождения;
- Дата приёма на работу и должность․
- Описание повреждения/дефекта вкладыша (что именно испорчено, как произошло, когда обнаружено)․
- Перечень уничтожаемых бланков:
- Наименование: «Вкладыш к трудовой книжке»;
- Серия и номер (если указаны);
- Количество единиц (обычно 1 шт․)․
- Способ уничтожения (например, shredder – измельчение, сжигание в специальной печи, утилизация через аккредитованную организацию)․
- ФИО, должности и подписи лиц, участвовавших в составлении акта и непосредственно уничтоживших бланк․
- Приложения (при наличии): копия повреждённого вкладыша (если возможно), акт о порче, справка о причинах повреждения, приказ о назначении комиссии․
Важно: все поля должны быть заполнены разборчивым почерком или печатным текстом, исправления не допускаются․ Если требуется исправление, акт составляется заново․
<h2>АКТ ОБ УНИЧТОЖЕНИИ ВКЛАДЫША ТРУДОВОЙ КНИЖКИ</h2> <p><strong>Наименование организации:</strong> ______________________________</p> <p><strong>Дата составления:</strong> «__» __________ 20__ г․</p> <p><strong>Место составления:</strong> ______________________________</p> <p><strong>Основание:</strong> пункт 42 Правил ведения трудовых книжек и вкладышей к ним (Постановление Правительства РФ от № 225)․</p> <h3>Сведения о работнике</h3> <ul> <li>ФИО: ______________________________</li> <li>Табельный номер: __________________</li> <li>Дата рождения: __․__․____</li> <li>Дата приёма на работу: __․__․____</li> <li>Должность: ______________________________</li> </ul> <h3>Описание повреждения вкладыша</h3> <p>______________________________________________________________________________</p> <p>______________________________________________________________________________</p> <h3>Перечень уничтожаемых бланков</h3> <ul> <li>Наименование: Вкладыш к трудовой книжке</li> <li>Серия: __________</li> <li>Номер: __________</li> <li>Количество: 1 шт․</li> </ul> <h3>Способ уничтожения</h3> <p>______________________________________________________________________________</p> <h3>Подписи</h3> <p>Составил(а): _____________________ / _____________________ / «__» __________ 20__ г․</p> <p>(ФИО, должность, подпись)</p> <p>Утверждаю: _____________________ / _____________________ / «__» __________ 20__ г․</p> <p>(ФИО, должность руководителя, подпись)</p> <p>Члены комиссии (если есть):</p> <ul> <li>_____________________ / _____________________ / «__» __________ 20__ г․</li> <li>_____________________ / _____________________ / «__» __________ 20__ г․</li> </ul>
При копировании в внутренний шаблон замените подчёркнутые линии на․ Сохраните документ в бумажном виде и/или в электронном архиве организации (согласно требованиям к хранению бланков строгой отчетности)․
Особенности оформления в системе 1С:Зарплата и управление персоналом
В большинстве организаций учёт трудовых книжек ведётся в конфигурации 1С:Зарплата и управление персоналом․ При порче вкладыша следует выполнить следующие шаги:
- В карточке сотрудника перейти на вкладку «Трудовая книжка» → «Вкладыш»․
- Нажать кнопку «Создать акт об уничтожении» (если такая обработка доступна) или воспользоваться внешней обработкой, соответствующей образцу акта․
- Заполнить поля формы: дата, основание, описание повреждения, способ уничтожения․
- После сохранения акт автоматически привязывается к карточке сотрудника и появляется в журнале «Документы по трудовым книжкам»․
- Печатную форму акта распечатать, подписать уполномоченными лицами и приложить к личному делу сотрудника․
- В разделе «Уничтожение бланков» отметить запись как «Уничтожено» и указать дату утилизации․
Важно: после уничтожения вкладыша в 1С не удаляйте саму трудовую книжку сотрудника – она остаётся активной, а вкладыш считается утраченным и подлежит восстановлению при необходимости (выдача дубликата)․
Восстановление вкладыша после уничтожения
Если работнику нужен новый вкладыш (например, при продолжении ведения трудовой книжки), процедура выглядит так:
- Сотрудник пишет заявление о выдаче дубликата вкладыша (по форме, утверждённой организацией)․
- Кадровик проверяет наличие оснований (акт об уничтожении, личные данные)․
- Изготавливается новый бланк вкладыша (серия и номер присваиваются согласно внутреннему учёту бланков строгой отчетности)․
- В новый вкладыш переносятся все записи из прежнего (если они сохранились в электронном виде или в копиях)․ Если записи утрачены, вкладыш заполняется с нуля на основании трудовой книжки и иных документов (трудовые договоры, приказы о приёме/увольнении, справки о периодах работы)․
- Оформляется запись о выдаче дубликата в журнале учёта бланков строгой отчетности․
Все действия фиксируются в личном деле сотрудника и в журнале движения бланков․
Ответственность за нарушение порядка уничтожения
Нарушение требований по уничтожению бланков строгой отчетности может повлечь:
- Административную ответственность по ст․ 15․12 КоАП РФ (нарушение правил ведения и хранения документов, содержащих сведения, constituting государственную тайну или конфиденциальную информацию) – штраф от 500 до 2000 руб․ для должностных лиц․
- Дисциплинарное взыскание (выговор, замечание) за ненадлежащее исполнение должностных обязанностей․
- В случае утери конфиденциальных данных (например, персональных данных работника) – возможные гражданско‑правовые иски о компенсации вреда․
Поэтому строгое соблюдение порядка составления акта и последующей утилизации является обязательным для всех работодателей․
Акт об уничтожении вкладыша трудовой книжки – это не просто формальность, а юридически значимый документ, подтверждающий соблюдение норм трудового законодательства и правил работы с бланками строгой отчетности․ Правильное оформление акта включает:
- Четкое указание основания (пункт 42 Правил)․
- Полные сведения о работнике и описание повреждения․
- Указание способа уничтожения и подписи ответственных лиц․
- Хранение акта в личном деле и в журнале учёта бланков․
- При необходимости – восстановление дубликата вкладыша и внесение изменений в 1С․
Следуя представленным рекомендациям, организация minimизирует риски штрафов, сохранит конфиденциальность данных сотрудников и обеспечит прозрачность ведения трудовых книжек․
Статья актуальна на май 2026 года․ При изменениях в законодательстве рекомендуется сверять актуальные нормативные акты и внутренние положения организации․