Трудовая книжка – один из ключевых документов, подтверждающих трудовые отношения между работником и работодателем. При приёме нового сотрудника важно оформить акт, в котором фиксируется факт передачи ему трудовой книжки. Такой документ защищает обе стороны от возможных споров и обеспечивает соблюдение требований законодательства.

Правовая база

Акт приема‑передачи трудовой книжки регулируется:

• Трудовым кодексом Российской Федерации (статьи 115–119);
• Постановлением Правительства РФ № 635 «Об утверждении правил оформления и хранения трудовых книжек»;
• Приказом работодателя, в котором назначается ответственное лицо за выдачу книжки.

Согласно статье 118 ТК РФ, работодатель обязан выдать трудовую книжку новому сотруднику в течение 10 дней с даты начала работы.

Зачем нужен акт?

Акт фиксирует:

• Фактическую дату выдачи книжки;
• Состояние и комплектность документов (вкладыши, чистый бланк);
• Подтверждение подписей обеих сторон;
• Сведения о работодателе и работнике.

Он служит доказательством того, что работник получил трудовую книжку в надлежащем состоянии и что работодатель выполнил свои обязательства.

Когда оформляется акт?

1. При приёме нового сотрудника на работу;
2. При переводе сотрудника на другую должность, если требуется новый комплект документов;
3. При увольнении, если необходимо передать книжку другому сотруднику.

Как подготовить акт?

Перед оформлением акта необходимо:

• Проверить наличие всех комплектующих: чистый бланк, вкладыши, оригинальная трудовая книжка;
• Убедиться, что в книжке нет ошибок и нет пропущенных страниц;
• Подготовить приказ о выдаче, если это требуется.

Акт может быть оформлен как на фирменном бланке, так и на обычном листе А4. Главное – наличие всех реквизитов.

Что включать в акт?

В акт обязательно должны входить следующие сведения:

• Общие реквизиты организации: название, ИНН, КПП, адрес, телефон, ФИО руководителя.
• Данные работника: ФИО, дата рождения, место работы, должность, дата начала работы.
• Сведения о трудовой книжке: номер, серия, дата выдачи, наличие вкладышей.
• Дата и место выдачи.
• Подписи: работника, ответственного лица (HR), руководителя.
• Печать организации.

Шаблон акта (пример)

Ниже приведён пример структуры акта. Вы можете адаптировать его под свои нужды.

После подписания акт скрепляется нитью, печатается и копируется в личный файл работника. Оригинал хранится в бухгалтерии или отделе кадров.

Как подписать и хранить акт?

1. Работник подписывает акт в присутствии ответственного лица.
2. Ответственное лицо (HR) подписывает и ставит печать.
3. Руководитель подтверждает документ своей подписью.
4. Скопированный акт помещается в личный файл работника.
5. Оригинал хранится в отделе кадров/бухгалтерии в течение всего срока трудовых отношений.

Практические советы

• Проверяйте комплектность документов до подписания акта.
• Не допускайте ошибок в реквизитах – они могут стать причиной разногласий.
• Если в акте обнаружена ошибка, сразу оформляйте корректировку с надписью «исправленному верить».
• Храните акт в защищенном месте, чтобы избежать потери.
• Регулярно проводите ревизию личных файлов сотрудников.

Акт приема‑передачи трудовой книжки – это не просто бумажка. Это юридически значимый документ, который защищает права работника и работодателя, подтверждает факт выдачи и состояние книжки, а также служит доказательством в случае споров. Соблюдение всех этапов оформления, правильное заполнение и надёжное хранение акта помогут избежать конфликтов и обеспечат прозрачность кадровых процессов.

Пусть ваш процесс оформления акта будет простым, но точным, и вы будете уверены в том, что трудовые отношения с каждым сотрудником оформлены надлежащим образом.