Трудовая книжка – это документ, подтверждающий трудовую деятельность сотрудника и его права. При передаче, списании или уничтожении бланков и вкладышей необходимо оформить акт приема‑передачи или акт списания. Ниже представлен подробный разбор, когда нужен такой акт, как его правильно заполнить и какие документы при этом участвуют.
Что такое акт по трудовым книжкам?
Акт – это официальное письменное подтверждение факта передачи или списания трудовой книжки (или вкладыша) между сторонами: работодателем, сотрудником и/или бухгалтерией.
- Акт приема‑передачи фиксирует факт передачи бланка/вкладыша от одного лица к другому.
- Акт списания фиксирует факт уничтожения бланка/вкладыша, например, при его испорченности.
- Акт списания может быть использован при удалении записей из трудовой книжки.
Когда нужен акт?
- При передаче трудовой книжки от сотрудника к другому сотруднику.
- При передаче бланка/вкладыша от работодателя к сотруднику.
- При списании испорченных или утраченных бланков.
- При уничтожении записей о приеме на работу, увольнении и т.д.
- При передаче бланка/вкладыша в отдел кадров для хранения.
Согласно законодательству РФ, акт должен быть подписан всеми участниками процесса: сотрудником, работодателем, бухгалтером и специалистом по кадрам.
Как оформить акт?
Ниже приведён шаблон акта приема‑передачи трудовых книжек и вкладышей, актуальный на 2025‑2026 годы.
Шаблон акта приема‑передачи
Вид бланка | Серия | Номер
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 |
|---|---|---|---|---|---|
| Трудовая ТК | 1234567 | Вкладыш в трудовую ВК | 0123456 | ТК | 4567890 |
| ВК | 4567890 | бланков вкладышей ⎼ 2 | Всего бланков ⎯ 4 |
Сдала / Приняла / Бухгалтер / Специалист по кадрам: Сидорова С.С.
Шаблон акта списания
Подписи членов комиссии:
- _____________________________ (ФИО, должность)
- _____________________________ (ФИО, должность)
- _____________________________ (ФИО, должность)
Пример заполнения акта
Допустим, сотрудник А. Иванов получил новую трудовую книжку (серия 1234567, номер 9876543) и вкладыш (серия 0123456, номер 1234567). Акт будет выглядеть так:
- Вид бланка: Трудовая ТК
- Серия: 1234567
- Номер: 9876543
- Вид бланка: Вкладыш в трудовую ВК
- Серия: 0123456
- Номер: 1234567
- Всего бланков: 2
- Сдала: Иванов А. Иванович
- Приняла: Петрова Т. Татьяна
- Бухгалтер: Сидорова С. С.
- Специалист по кадрам: Кузнецова К. К.
Ответственность сторон
- Работодатель обязан обеспечить сохранность трудовых книжек и вести их учёт.
- Сотрудник обязан хранить и передавать книжку в соответствии с актом.
- При несоблюдении порядка передачи или списания возможны штрафы и дисциплинарные взыскания.
Электронные трудовые книжки (ЭТК)
С 2021 года бумажные трудовые книжки для новых сотрудников не выдаются. Вместо них используется электронная трудовая книжка. При переходе на ЭТК:
- Не требуется акт приема‑передачи бумажной книжки.
- Для перехода на ЭТК необходимо заполнить уведомление о переходе и получить согласие сотрудника.
- Если после перехода понадобится восстановить бумажную копию, это возможно только в ограниченных случаях.
Часто задаваемые вопросы
- Можно ли использовать один акт для нескольких сотрудников?
Нет, каждый сотрудник требует отдельный акт. - Что делать, если бланк потерян?
Составляется акт списания и оформляется заявление о восстановлении. - Кто подписывает акт списания?
Члены комиссии: руководитель, бухгалтер, специалист по кадрам.
Где скачать образцы?
- Бесплатные формы в Word и PDF доступны на порталах Моё дело, КонсультантПлюс, nalog-nalog.ru.
- Образцы актуальных форм (2025‑2026) можно найти по ссылкам, упомянутым в официальных публикациях.
Акт по трудовым книжкам – это важный документ, подтверждающий правильность передачи и учета трудовых книжек и вкладышей. Правильное заполнение акта защищает как работодателя, так и сотрудника от возможных юридических рисков. Следуйте приведённому шаблону, учитывайте законодательные изменения (переход на ЭТК) и всегда храните копии актов в архиве кадровой службы.