Передача трудовой книжки – один из ключевых моментов в кадровом документообороте организации. Оформление этого действия в виде акта позволяет зафиксировать факт передачи, избежать споров и соблюсти требования трудового законодательства РФ.

Когда требуется оформлять акт передачи трудовой книжки?

• При увольнении работника – трудовая книжка выдаётся на руки сотруднику;
• При передаче трудовой книжки новому работодателю (например, при переводе сотрудника в другую организацию или при смене юридического лица);
• При смене ответственного за ведение трудовых книжек внутри организации (например, увольнение кадровика, передача функций другому сотруднику);
• При потере или порче трудовой книжки – оформляется акт о выдаче дубликата;
• При внутреннем аудите – проверка наличия и корректности оформления трудовых книжек.

Нормативная база

Основные положения, регулирующие порядок ведения и передачи трудовых книжек, содержатся в:

1. Трудовой кодекс РФ (ст. 66 – обязанность работодателя вести трудовую книжку; ст. 84 – выдача трудовой книжки при увольнении);
2. Постановление Минтруда РФ № 69 от «О порядке ведения и хранения трудовых книжек»;
3. Федеральный закон № 402-ФЗ «О бухгалтерском учёте» (в части хранения первичных документов);
4. Внутренние локальные нормативные акты организации (положение о кадровом документообороте, инструкция по работе с трудовыми книжками).

Состав и структура акта передачи трудовой книжки

Акт представляет собой простой документ, но он должен содержать все необходимые реквизиты, чтобы иметь юридическую силу. Типовой состав:

• Наименование документа – «Акт приёма‑передачи трудовой книжки»;
• Дата и место составления;
• Реквизиты организации (наименование, ИНН, КПП, юридический адрес);
• Сведения о сторонах передачи:
  • Передающая сторона (ФИО, должность, подразделение);
  • Принимающая сторона (ФИО, должность, подразделение или новый работодатель).
• Перечень передаваемых трудовых книжек (серия, номер, ФИО владельца, дата выдачи);
• При наличии – сведения о вкладышах к трудовой книжке (номер вкладыша, дата выдачи);
• Подписи сторон с расшифровкой (ФИО, должность);
• Печать организации (если предусмотрена внутренними нормативными актами).

Пошаговая инструкция по оформлению акта

1. Подготовка данных – собрать список трудовых книжек, подлежащих передаче (проверить соответствие серий и номеров данным в личных делах сотрудников).
2. Формирование документа – использовать готовый шаблон (см. ниже) или составить акт в свободной форме, соблюдая перечисленные реквизиты.
3. Согласование – передающая и принимающая стороны проверяют correctness данных, ставят свои подписи.
4. Регистрация – акт вносится в журнал регистрации актов приёма‑передачи трудовых книжек (или в электронную систему документооборота).
5. Хранение – оригинал акта хранится в личном деле сотрудника (или в деле подразделения, ответственного за кадры) в течение срока хранения трудовых книжек (75 лет после последней записи).

Образец акта приёма‑передачи трудовой книжки (2026 г.)

АКТ
№ ___ от «__» __________ 2026 г.
г. ___________________

Мы, нижеподписавшиеся, подтверждаем факт приёма‑передачи трудовых книжек:

Организация‑передача:
Наименование: ______________________________
ИНН: __________ КПП: __________
Юридический адрес: _________________________

Передающая сторона:
ФИО: ______________________________
Должность: _________________________
Подразделение: _____________________

Принимающая сторона:
ФИО: ______________________________
Должность: _________________________
Подразделение/Новый работодатель: ________________________

Передаваемые трудовые книжки:

 
№ п/п
Серия и номер
ФИО владельца
Дата выдачи
Примечание
 
1
АБ 1234567
Иванов Иван Иванович
–
 
2
ВГ 9876543
Петрова Мария Сергеевна
Вкладыш № 5
 


Подписи:
Передающая сторона ___________________ /___________________/
Принимающая сторона ___________________ /___________________/

М.П. (при наличии)

Примечание: таблицу можно оформить в виде обычного списка, если документ составляется в текстовом редакторе без поддержки таблиц.

Частые ошибки при оформлении акта

• Отсутствие указания серии и номера трудовой книжки – делает акт недействительным для подтверждения факта передачи;
• Неуказание данных о вкладышах – может привести к спорам о completeness передачи;
• Подpisь только одной стороны – акт считается незавершённым;
• Отсутствие даты составления – затрудняет ведение хронологии документооборота;
• Использование неофициальных сокращений без расшифровки (например, «И.О.» вместо полного ФИО).

Электронный вариант акта

С 2025 года многие организации переводят кадровый документооборот в электронный вид. Для этого:

1. Используют ЭЦП (электронную цифровую подпись) уполномоченных лиц;
2. Формируют акт в формате PDF/A или XML согласно требованиям ФНС;
3. Сохраняют документ в электронном архиве с указанием метки времени и хеш‑суммы;
4. Обеспечивают доступ к акту только уполномоченным сотрудникам (ролевая модель доступа).

При электронном оформлении обязательно сохраняется печатный вариант (распечатка) для случаев, когда требуется предъявить документ в бумажном виде (например, в суде или при проверке трудовой инспекции).

Хранение и сроки давности

Оригинал акта приёма‑передачи трудовой книжки хранится:

• В личном деле сотрудника (если книжка передана работнику при увольнении);
• В деле подразделения, ответственного за ведение трудовых книжек (при внутренней передаче);
• В архиве организации – не менее 75 лет с момента последней записи в трудовой книжке (по ст. 196 ТК РФ).

По истечении указанного срока документ подлежит уничтожению в соответствии с внутренним положением об архивном деле.

Полезные советы кадровикам

• Вести реестр всех issued и received трудовых книжек – это упрощает подготовку актов и снижает риск утери;
• Перед подписанием акта сверить данные с личной карточкой сотрудника и с записями в трудовой книжке;
• При передаче книжки новому работодателю запросить у него подтверждение получения (например, ответное письмо или электронное уведомление);
• Регулярно проводить внутренний аудит наличия и корректности оформленных актов – это поможет избежать штрафов со стороны ГИТ;
• Обучать новых сотрудников кадровой службы правилам оформления актов – инвестиция в профилактику ошибок.

Акт о передаче трудовой книжки работодателю – незаменимый инструмент для подтверждения факта передачи одного из самых важных кадровых документов. Соблюдение установленной формы, точное указание реквизитов и своевременное хранение акта позволяют организации избежать правовых рисков, обеспечить прозрачность кадрового документооборота и соблюсти требования трудового законодательства РФ.

Если вам нужен готовый шаблон акта, вы можете скачать его с проверенных правовых баз (КонсультантПлюс, Гарант, системы электронного документооборота) и адаптировать под специфику вашей организации.