Акт списания трудовых книжек – документ, фиксирующий факт уничтожения испорченных бланков трудовых книжек и их вкладышей. Его составление обязательно в случае, когда бланк (или вкладыш) стал непригодным к использованию по вине ответственного лица, в результате стирания, порчи, ошибочного заполнения и т.п.

Правовая основа

• Трудовой кодекс Республики Беларусь (ст. 42) – определяет порядок обращения с испорченными бланками трудовых книжек.
• Постановление Совета Министра труда и социальной защиты от № 131‑З «Об утверждении образца бланка трудовой книжки и вкладыша к ней».
• Приказ Минтруда от № … – регламентирует порядок учета и списания бланков трудовых книжек.
• Нормативные документы системы КонсультантПлюс (образцы актов 2026 г.) – практические рекомендации по оформлению.

Когда необходимо составлять акт?

1. Бланк трудовой книжки испорчен при заполнении (стирание, пятна, порезы).
2. Вкладыш к трудовой книжке (страницы‑вкладыши) повреждён.
3. Бланк утерян, но обнаружено, что он был использован в качестве подотчёта (например, в бюджетных организациях).
4. По требованию проверяющих органов (инспекция труда, бухгалтерская проверка).

Кому подлежит составление акта?

Акт составляеться:

• На предприятии (в т.ч. в бюджетных организациях) – ответственным за кадровый учёт (начальником отдела кадров, бухгалтером).
• С участием руководителя организации (директора, председателя правления) – его подпись подтверждает согласие с фактами списания.
• С участием лица, допустившего порчу (при необходимости) – в акте указываются инициалы и должность.

Содержание акта (обязательные реквизиты)

Пошаговая инструкция по заполнению акта

Шаг 1. Подготовка данных

• Определить количество испорченных бланков и их стоимость (по нормативному прайсу – например, 2,15 руб. за бланк).
• Собрать подтверждающие документы: акт о порче, журнал учёта бланков, акт о приём‑передаче.

Шаг 2. Оформление акта

1. В шапке указываем полное наименование организации, её ИНН, адрес.
2. Указываем дату и место составления акта.
3. В разделе «Основание списания» прописываем нормативный акт (например: «В соответствии с п. 42 Правил ведения трудовых книжек, утверждённых приказом Минтруда от  № 131‑З»).
4. Заполняем таблицу со списком бланков:
   • Тип бланка (Трудовая книжка / Вкладка).
   • Кол‑во.
   • Стоимость за единицу.
5. Указываем ФИО и должность лица, ответственного за порчу (при необходимости).
6. Подписываем акт: ответственный за кадровый учёт – подпись, фамилия, инициалы; руководитель организации – подпись, фамилия, инициалы.
7. При необходимости добавляем примечание о способе уничтожения (сжигание, шрединг).

Шаг 3. Утверждение и передача в бухгалтерию

• После подписания акт вносится в актовый журнал.
• Бухгалтерия фиксирует списание в учётных регистрах (счёт 01 «Основные средства» – субсчёт 01.02 «Материалы» или субсчёт 01.03 «Запасы» в зависимости от внутренней политики).
• Проводка списания (пример):
  Дт 91 — Списание расходов
  Кт 10 — Списание материалов
  (Сумма – общая стоимость списанных бланков).

Пример заполненного акта

Учет в бухгалтерском программном обеспечении

Для отражения списания в типовых бухгалтерских программах (1С:Бухгалтерия, SAP, etc;) рекомендуется выполнить следующие действия:

1. Создать документ «Списание материалов» (или «Списание» в разделе «Склад»).
2. В строке «Товар/Услуга» указать «Бланк трудовой книжки» (код 123456) и «Вкладка к трудовой книжке» (код 123457).
3. Указать количество и стоимость, соответствующие данным акта.
4. Провести документ – система автоматически сформирует бухгалтерскую проводку.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Вопрос 1. Нужно ли хранить оригиналы акта после списания?

Да. Оригинал акта хранится в актовом журнале организации в течение пяти лет (срок хранения документов, связанных с кадровым учётом, установлен Трудовым кодексом);

Вопрос 2. Можно ли списать бланк, если он лишь частично испорчен?

Если часть бланка пригодна к использованию (например, первая страница), её можно использовать в новой трудовой книжке. Полностью испорченный бланк подлежит уничтожению.

Вопрос 3. Какой способ уничтожения считается законным?

Уничтожение допускается методами, исключающими возможность восстановления информации: шрединг, сжигание, химическое разрушение. При этом необходимо документировать способ в акте.

Вопрос 4; Нужно ли уведомлять инспекцию труда о списании?

Уведомление не требуется, если списание производится в рамках установленного порядка и документировано актом. При проверке инспекция может запросить акт как подтверждающий документ.

Составление акта списания трудовых книжек – обязательный этап в управлении кадровой документацией в РБ. Правильное оформление акта обеспечивает:

• Соответствие требованиям Трудового кодекса и нормативных актов Минтруда.
• Прозрачность и контроль за использованием бланков трудовых книжек.
• Корректное отражение расходов в бухгалтерском учёте.
• Защиту организации от возможных штрафов при проверках.

Следуя приведённым рекомендациям, вы сможете быстро и без ошибок оформить акт, правильно отразить списание в бухгалтерии и обеспечить надёжный кадровый учёт.