В кадровых службах, отделах кадров и архивах любой организации, где ведётся работа с бумажными трудовыми книжками, остро стоит вопрос их удобного и быстрого хранения. Одним из самых простых, но при этом невероятно эффективных инструментов для организации такого архива является алфавитный разделитель (индекс) для трудовых книжек.
Что такое алфавитный разделитель для трудовых книжек?
Это специальный картонный (реже — пластиковый) лист или набор листов стандартного размера, предназначенный для физического разделения стопок трудовых книжек в коробе, шкафу или на полке.
Ключевые характеристики:
- Размер: Стандартный размер, подходящий для большинства коробок и картотек, — 145 х 115 мм. Этот размер рассчитан на то, чтобы разделитель выступал над краем книжки, обеспечивая лёгкий доступ.
- Материал: Прочный картон, часто с ламинацией или без неё. Обеспечивает долговечность при частом обращении;
- Конструкция: Имеет выступающее окошко (язычок). Именно в это окошко вносится буква алфавита (А, Б, В…) или наименование группы (например, «Отдел продаж», «Склад»); Это позволяет визуально сразу находить нужную группу, не вынимая все разделители.
Зачем нужен алфавитный порядок?
Основная цель — существенное ускорение поиска нужной трудовой книжки. Без системы сортировки поиск одной книжки среди сотен превращается в трудоёмкую рутину. Алфавитный принцип — самый интуитивно понятный:
- Все книжки сортируются по фамилиям сотрудников.
- На разделители наносится буква, соответствующая первой букве фамилии в этой группе (А-Б, В-Г, Д-Е и т.д.).
- Книжки с фамилиями на «Иванов» будут находиться после разделителя «И» и перед разделителем «К».
Такой метод позволяет найти книжку за секунды, просто пройдя взглядом по ряду разделителей.
Как правильно использовать алфавитные разделители?
Подготовка и сортировка
Перед началом работы необходимо:
- Принять решение о ширине алфавитных групп. Чаще всего используют группы по одной-двум буквам (А-Б, В-Г, Д-Е, Ж-З, И-Й, К-Л, М-Н, О-П, Р-С, Т-У, Ф-Х, Ц-Ч, Ш-Щ, Э-Ю, Я). Для небольших коллективов можно использовать одну букву на разделитель.
- Отсортировать все имеющиеся трудовые книжки по фамилиям в алфавитном порядке.
- Разделить отсортированные стопки в соответствии с выбранными группами.
Установка разделителей
Разделитель вставляется в коробку или на полку перед первой книжкой соответствующей алфавитной группы. Его выступающее окошко должно быть видно сбоку или сверху.
Маркировка
На выступающее окошко нужно чётко написать обозначение группы. Можно использовать:
- Шариковую ручку с чёрными или синими чернилами (как и при заполнении самих книжек, по общим правилам).
- Перманентный маркер (например, чёрный).
- Готовые напечатанные этикетки или штампы.
Важно: Надпись должна быть разборчивой и устойчивой к стиранию.
Альтернативные способы сортировки
Алфавитный порядок — не единственный вариант. Разделители можно использовать и для других критериев:
- По подразделениям организации: «Бухгалтерия», «Отдел продаж», «Производство». Это удобно, если доступ к книгам нужен в первую очередь по отделам, а не по конкретным людям.
- По статусу: «Действующие сотрудники», «Уволенные (2024)», «Уволенные (2023)» и т.д.
- По типу: «Трудовая книжка», «Вкладыш», «Книжка совместителя».
Практические советы и совместимость
- Совместимость с коробками: Стандартные разделители 145х115 мм идеально подходят для большинства картотек и коробов для трудовых книжек (например, от брендов HAN, Durable, Exacompta). Перед покупкой стоит уточнить внутренние размеры вашего хранилища.
- Дополнительная маркировка: На сам разделитель (не на окошко) можно указать диапазон фамилий для большей наглядности: «А-Б (Иванов А.А. ⎻ Борисов В.В.)».
- Обновление: При массовом увольнении или приёме на работу группы нужно актуализировать. Разделители переставляются, а на пустые места в конце можно добавить разделитель «Прочее» или «Новые сотрудники».
- Хранение: Картонные разделители, как и сами трудовые книжки, должны храниться в сухом помещении при температуре от +15°C до +25°C, защищённом от прямых солнечных лучей и влаги.
Простой картонный разделитель с алфавитной маркировкой, это не просто аксессуар, а важный элемент системы документооборота кадровой службы. Он:
- Экономит время при ежедневном поиске документов.
- Снижает риск потери или неправильного извлечения книжки.
- Упрощает onboarding нового сотрудника отдела кадров, который сразу понимает логику хранения.
- Удобен и наглядён даже при отсутствии сложных компьютерных систем.
Инвестиция в набор алфавитных разделителей — это небольшая, но разумная трата, которая окупается за счёт повышения эффективности работы с архивом трудовых книжек.
Примечание: Данная статья посвящена исключительно физической организации хранения бумажных трудовых книжек. Вопросы правил их заполнения (даты арабскими цифрами, запрет сокращений, использование чернил определённого цвета) регулируются отдельными нормативными актами (Приказ Минтруда России) и не являются предметом данного обзора.