Увольнение сотрудника — это не только прекращение трудовых отношений, но и строго регламентированный процесс документооборота. Одним из ключевых этапов является выдача трудовой книжки. Ошибки на этом этапе могут привести к серьезным штрафам со стороны трудовой инспекции и судебным искам со стороны бывшего работника. В данной статье мы подробно разберем алгоритм действий, сроки и нюансы передачи бумажной трудовой книжки в 2026 году.
Сроки выдачи трудовой книжки
Согласно действующему трудовому законодательству и Порядку ведения трудовых книжек, работодатель обязан выдать работнику его трудовую книжку в последний день работы (день увольнения). Это жесткое требование, нарушение которого недопустимо.
Важные нюансы по срокам:
- Если сотрудник в последний рабочий день находится на месте и ничто не препятствует выдаче, документ вручается лично в руки.
- Если работник отсутствовал в день увольнения (например, по болезни), работодатель обязан направить ему уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой или дать согласие на отправку ее по почте.
- Со дня направления такого уведомления ответственность работодателя за задержку выдачи трудовой книжки снимается.
Алгоритм действий при выдаче
Процесс передачи документа должен быть задокументирован и выполнен последовательно. Вот пошаговый алгоритм:
- Внесение записи об увольнении. В трудовую книжку вносится запись о прекращении трудового договора. Запись должна содержать:
- Порядковый номер записи (арабскими цифрами).
- Дату увольнения (она должна совпадать с последним днем работы; если увольнение происходит во время отпуска — указывается последний день отпуска).
- Основание увольнения со ссылкой на статью ТК РФ.
- Наименование документа-основания (приказ о расторжении трудового договора), его номер и дату.
- Заверение записи. Запись заверяется подписью работодателя (или уполномоченного лица) и печатью организации (если она используется). Также свою подпись ставит сам работник.
- Фиксация в журнале учета. Факт выдачи трудовой книжки обязательно фиксируется в Книге учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним. Работник должен поставить свою подпись в соответствующей графе журнала против своей фамилии.
- Вручение документа. Трудовая книжка передается работнику лично в руки;
Что делать, если работник не забрал трудовую книжку?
Ситуации, когда сотрудник не является за документом в день увольнения, встречаются часто. Действовать нужно строго по инструкции, чтобы избежать претензий:
Шаг 1: Направление уведомления
Необходимо направить работнику письменное уведомление (заказным письмом с описью вложения) о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на ее отправку по почте. Образец такого уведомления должен быть в архиве кадровой службы.
Шаг 2: Составление акта
Если в день увольнения выдать документ не удалось, составляется Акт об отказе от получения трудовой книжки (или акт о невозможности вручения). В акте указываются дата, причины невыдачи и присутствующие свидетели.
Шаг 3: Хранение
Невыданная трудовая книжка хранится у работодателя до момента ее получения работником или его доверенным лицом. Срок хранения не ограничен, но рекомендуется вести тщательный учет таких документов.
Особые случаи
Смерть работника
Если работник умер, трудовая книжка выдается его близким родственникам на основании их письменного заявления и документов, подтверждающих родство (свидетельство о рождении, о браке и т.д.). Факт выдачи также фиксируется в книге учета с подписью получателя.
Переход на электронную трудовую
Если в период работы сотрудник подал заявление о переходе на ведение трудовой книжки в электронном виде, бумажный документ все равно выдается ему на руки при увольнении с соответствующей записью о подаче такого заявления. После этого работодатель больше не ведет бумажную версию для этого сотрудника.
Ответственность работодателя
Задержка выдачи трудовой книжки или внесение в нее неправильной записи влечет за собой материальную ответственность работодателя. Он обязан возместить работнику не полученный им заработок за все время задержки. Кроме того, возможны штрафы по ст. 5.27 КоАП РФ.
Резюме: Главное правило — выдавать трудовую книжку строго в последний день работы, вносить записи без ошибок и фиксировать факт получения подписью работника в журнале учета. Соблюдение этих простых правил защитит компанию от юридических рисков.