Благодарность – один из видов поощрения, закреплённый в трудовом законодательстве РФ.
Внесение такой записи в трудовую книжку подтверждает достижение сотрудника, повышает его мотивацию и служит официальным документом, который может понадобиться при расчёте пенсии, больничных, а также при проверках работодателя.

Что такое благодарность в контексте трудового законодательства?

Благодарность – это признание заслуг сотрудника, выраженное словом благодарности, благодарственной грамотой, благодарственным письмом или другим документом.
В соответствии с ст. 66 Трудового кодекса РФ и постановлением Минтруда РФ № 69 от 10.10.03 благодарность считается официальным поощрением и подлежит занесению в трудовую книжку.

Когда запись о благодарности обязательна?

• Если благодарность оформлена приказом работодателя (постановлением, распоряжением).
• Если благодарность предусмотрена коллективным договором, локальными актами предприятия.
• Если благодарность входит в систему государственных наград (например, почётные грамоты, медали).

Если благодарность не закреплена приказом и не входит в утверждённую систему наград, в трудовую книжку запись делать не нужно.

Где в трудовой книжке размещается запись о благодарности?

Запись помещается в раздел «Сведения о награждении» (согласно ч. 4 ст. 66 ТК РФ, п. 10 Правил ведения и хранения трудовых книжек).
Если в этом разделе места закончилось, запись переносится в вклад (вклад 1, вклад 2 и т.д.).

Как оформить запись о благодарности?

Требования к тексту записи

Текст записи должен строго соответствовать формулировке приказа. В него входят:

• Фамилия, имя, отчество сотрудника.
• Табельный номер.
• Должность (профессия).
• Структурное подразделение.
• Мотив поощрения (например, «за успешное завершение проекта», «за добросовестный труд»).
• Вид поощрения (благодарность, благодарственное письмо, благодарственная грамота).
• Дата выдачи приказа.

Запись должна быть написана в едином стиле, без лишних комментариев, и подписана руководителем подразделения и сотрудником.

Шаблон записи о благодарности

Ниже приведён пример шаблона, который можно использовать в бумажной трудовой книжке:

БЛАГОДАРНОСТЬ
ФИО сотрудника: Иванов Иван Иванович
Табельный номер: 12345
Должность: Инженер-строитель
Подразделение: Отдел проектирования
Мотив поощрения: За успешное завершение проекта «Новый мост» в срок и без превышения бюджета
Вид поощрения: Благодарственное письмо
Дата выдачи приказа: 
Подпись руководителя: _____________________
Подпись сотрудника: ______________________

Если запись помещается в вклад, то в начале вклада указывается «Вклад № 1» и дата его оформления.

Порядок внесения записи

1. Получить приказ о благодарности от руководителя.
2. Сформировать запись в соответствии с шаблоном.
3. Подписать запись руководителем и сотрудником.
4. Внести запись в раздел «Сведения о награждении» трудовой книжки.
5. Если место закончилось – оформить вклад и перенести запись туда.
6. Сохранить копию приказа и записи в личном деле сотрудника.

Внесение записи должно быть произведено не позднее пяти рабочих дней со дня выдачи приказа.

Электронные трудовые книжки (ЭТК)

С 2020 года работодатели обязаны вести сведения о трудовой деятельности сотрудников в электронных трудовых книжках.
В случае ЭТК запись о благодарности вносится в электронный раздел «Награды и поощрения» через портал «Электронная цифровая книжка».

Требования к тексту и срокам внесения аналогичны бумажной версии. При этом электронная запись автоматически сохраняется в системе Фонда социального страхования РФ, что упрощает проверку данных при расчёте пенсии и пособий.

Часто задаваемые вопросы

• Нужно ли вносить благодарность, если она не закреплена приказом? – Нет, если благодарность не оформлена приказом и не входит в систему государственных наград, запись в трудовую книжку делать не требуется.
• Можно ли вносить благодарность в раздел «Сведения о стаже»? – Нет, поощрения фиксируются в разделе «Сведения о награждении».
• Что делать, если в трудовой книжке нет места? – Оформить вклад (вклад 1, вклад 2 и т.д.) и перенести туда запись.
• Какая подпись обязательна? – Подпись руководителя подразделения и сотрудника.
• Можно ли использовать шаблон из интернета? – Да, но обязательно проверить, чтобы он соответствовал требованиям ТК РФ и приказа.

Запись благодарности в трудовую книжку – это официальное подтверждение заслуг сотрудника, которое имеет значение для расчёта пенсионных и социально-страховых выплат, а также для карьерного роста.
Соблюдение формальных требований (приказ, точный текст, подписи, срок внесения) гарантирует корректность документа и его признание в любой проверке.

Если вы – руководитель, не забывайте оформлять благодарности в соответствии с законодательством и своевременно вносить их в трудовую книжку. Если вы – сотрудник, убедитесь, что ваш вклад в работу должным образом признан и зафиксирован в официальном документе.