Нормативная база
- Трудовой кодекс РФ – ст․ 66 (ведение трудовых книжек) и ст․ 191 (поощрения за труд)․
- Постановление Минтруда России № 320н «Об утверждении Правил ведения и хранения трудовых книжек» – пункты 10‑12 регулируют запись о наградах и поощрениях․
- Локальные нормативные акты (коллективный договор‚ положения о поощрении труда) могут устанавливать дополнительные виды поощрений‚ подлежащие занесению в трудовую книжку․
- Разъяснения Роструда (письма от ‚ и др․) подтверждают‚ что запись о благодарности допускается только при наличии приказа о поощрении‚ утверждённого внутренними документами организации․
Следовательно‚ благодарность заносится в трудовую книжку лишь тогда‚ когда:
- она оформлена приказом (распоряжением) работодателя;
- отнесена к категории поощрений за успехи в работе (ст․ 191 ТК РФ);
- включена в утверждённую систему поощрений организации (колдоговор‚ локальный акт)․
Когда запись о благодарности обязательна?
Согласно информации из интернет‑источников (см․ фрагменты из «Современный предприниматель»‚ «Журнал Кадровое дело»‚ «Аскон» и др․)‚ запись вносится:
- Если благодарность выражена в виде премии‚ ценного подарка‚ почётной грамоты и подтверждена приказом․
- Если речь идёт о государственных наградах (например‚ благодарность Президента РФ) – они вносятся в личное дело и трудовую книжку․
- Если благодарность не оформлена приказом и не относится к утверждённой системе поощрений – запись не требуется (это лишь внутреннее признание)․
Особое внимание следует уделить случаю совместительства: запись о благодарности‚ объявленной на основном месте работы‚ может быть внесена в трудовую книжку работника независимо от места совмещения‚ если оформлен соответствующий приказ․
Порядок внесения записи
- Подготовка приказа о поощрении (благодарности)․ В приказе указываются:
- ФИО сотрудника;
- основание (многолетний труд‚ достигнутые результаты);
- вид поощрения (благодарность‚ премия‚ подарок и т․д․);
- дата и номер приказа;
- реквизиты документа‚ подтверждающего поощрение (например‚ протокол награждения)․
- Внесение в трудовую книжку:
- Определить раздел «Сведения о награждении» (обычно находится после сведений о работе)․
- Заполнить графы:
- Графа 1 – порядковый номер записи о поощрении;
- Графа 2 – дата награждения (дата приказа или дата вручения награды);
- Графа 3 – наименование поощрения («Благодарность за многолетний труд»);
- Графа 4 – реквизиты приказа (номер‚ дата‚ кем издан)․
- Подпись уполномоченного лица (кадровик‚ руководитель отдела кадров) и печать организации (если требуется внутренними регламентами)․
- Хранение – трудовая книжка остаётся у работника; копия приказа хранится в личном деле сотрудника (согласно ст․ 66 ТК РФ)․
Пример заполнения:
2026-05-15Благодарность за многолетний труд (20 лет работы в компании) Приказ № 124 от г․ «О объявлении благодарности Иванову И․И․»
Образец текста благодарности
В приказе можно использовать следующую формулировку:
«За добросовестный и многолетний вклад в развитие общества‚ высокие профессиональные достижения и примерное выполнение трудовых обязанностей объявляется благодарность Иванову Ивану Ивановичу‚ инженеру‑конструктору отдела проектирования‚ за 20 лет непрерывной работы в ООО «ТехноПром»․»
В трудовой книжке запись будет выглядеть так:
- Благодарность за многолетний труд
- Приказ № 124 от г․
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
- Можно ли занести благодарность‚ выраженную только устно?
- Нет․ Без приказа и оформления в локальном акте запись в трудовую книжку не делается․
- Нужно ли вносить благодарность от внешней организации (например‚ благодарность Главы города)?
- Если благодарность не подтверждена приказом собственного работодателя‚ запись в трудовую книжку не требуется (см․ разъяснения Аскон‚ 2017)․
- Как быть с благодарностью за работу на совместительстве?
- Запись вносится в трудовую книжку по основному месту работы‚ если оформлен приказ о поощрении на основном месте․
- Есть ли ограничение на количество записей о благодарности?
- Федеральное законодательство ограничений не устанавливает; каждая отдельная благодарность‚ оформленная приказом‚ получает свой порядковый номер․
Практические рекомендации для кадровой службы
- Создать шаблон приказа о благодарности‚ включающий все обязательные реквизиты․
- Вести журнал регистрации поощрений (номер приказа‚ ФИО‚ дата‚ вид поощрения) – это упростит последующее заполнение трудовой книжки․
- Проводить инструктаж руководителей о необходимости оформления поощрений приказом‚ особенно если планируется премия или подарок․
- Регулярно проверять соответствие локальных актов поощрения требованиям ТК РФ и Постановления № 320н․
- При внесении записи использовать чёрную пасту и чёткий‚ разборчивый почерк (или печатный шрифт при электронном ведении)․
Благодарность‚ занесённая в трудовую книжку‚ служит не только формальным признанием заслуг сотрудника‚ но и важным элементом его профессиональной репутации․ Для законности записи необходимо соблюсти три условия: наличие приказа о поощрении‚ отнесение благодарности к категории поощрений за успехи в работе и соответствие внутренним нормативным актам организации․ Следуя приведённому выше алгоритму и используя предложенные образцы‚ кадровая служба сможет корректно оформить такие записи‚ избегая споров и обеспечивая прозрачность кадрового документооборота․
Удачной работы и заслуженного признания ваших сотрудников!