Бланк на хранение трудовых книжек – документ, который фиксирует передачу бумажных трудовых книжек (и их вкладышей) от работника к работодателю и обратно. Его ведение обязано
согласно нормативным актам Министерства труда РФ и является неотъемлемой частью кадрового делопроизводства.

Правовая основа

• Постановление Минтруда России № 69 от  г. (с изменениями от ) – утверждает форму журнала регистрации трудовых книжек.
• Приказ Минтруда РФ № 320н от  г. – вводит новую форму трудовой книжки и регламентирует порядок ведения учёта бумажных книжек и их бланков.
• Пункт 39‑45 Приказа 320н определяют обязанности работодателя по учёту, хранению и выдаче трудовых книжек.

Эти документы действуют до , поэтому их требования актуальны и в 2026 году.

Кто отвечает за ведение бланка?

Ответственное лицо назначается приказом работодателя (директора, руководителя отдела кадров). Обязанности включают:

1. Ведение журнала учёта трудовых книжек (движение книжек, выдача, возврат).
2. Ведение журнала учёта чистых бланков и вкладышей.
3. Составление ежемесячного отчёта о движении бланков и передача его в бухгалтерию.
4. Контроль за сохранностью документов и их своевременным возвратом работникам.

Содержание бланка (журнала) на хранение трудовых книжек

Хотя форма официально отменена, работодатели могут использовать старый образец (приложение 3 к Постановлению № 69) либо разработать собственный шаблон, соблюдая требования Порядка ведения.

Обязательные реквизиты

Дополнительные (необязательные) графы

• Должность/специальность (можно опустить).
• Ссылка на приказ о назначении ответственного лица.
• Примечания (например, «выдана для оформления пенсии»).

Как правильно заполнить бланк?

Заполнение происходит в момент передачи книжки работодателю и при её возврате работнику.

Приём на работу (получение книжки)

1. Укажите дату поступления (дата, когда книжка пришла в отдел кадров).
2. Запишите ФИО работника полностью, как в паспорте.
3. Укажите табельный номер (если он присвоен).
4. Номер трудовой книжки (поле «ТК‑…»).
5. В графе «Причина передачи» укажите «приём на работу».
6. Если книжка будет выдана работнику сразу (например, при приёме), укажите дату выдачи и подпись работника.
7. Подпишите запись ответственным лицом (директор, начальник отдела кадров).

Выдача книжки работнику (увольнение, переход на ЭТК, пенсия)

1. Заполните строку с датой выдачи книжки.
2. В графе «Причина передачи» укажите конкретную причину: «увольнение», «переход на электронную трудовую книжку», «выдача для оформления пенсии» и т.п.
3. Получите подпись работника (или его представителя) в графе «Подпись работника» (если предусмотрено).
4. Подпись ответственного лица подтверждает факт выдачи.

Возврат книжки после использования

1. Отметьте дату возврата в колонке «Дата выдачи» (можно добавить отдельную колонку «Дата возврата»).
2. Укажите, в каком состоянии получена книжка («без повреждений», «повреждена», «потеряна»).
3. Подпись ответственного лица фиксирует факт возврата.

Где взять готовый образец?

• Сайт Договор-образец.ру – скачивание в форматах DOC и PDF.
• Портал spmag.ru – образец журнала учёта трудовых книжек.
• Сервис FreshDoc – готовые шаблоны «Бланк заявления на хранение трудовых книжек».

Если нужного образца нет, можно создать собственный шаблон в Word/Excel, ориентируясь на требования пунктов 3‑5 настоящей статьи.

Ежемесячный отчёт о движении бланков

Отдел кадров обязан ежемесячно формировать отчёт, который передаётся в бухгалтерию. В отчёте указываются:

• Количество полученных бланков (новых книжек и вкладышей).
• Количество израсходованных (выданных работникам).
• Количество испорченных или утерянных.
• Остаток на конец месяца.

Форма отчёта свободна, но должна содержать вышеуказанные показатели.

Последствия несоблюдения требований

Отсутствие журнала или его неправильное ведение может привести к административной ответственности:

• Штраф по ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ (за нарушение порядка ведения учёта трудовых книжек).
• Возможные претензии со стороны инспекции труда.
• Усложнение процесса проверки трудовых книжек при проверках ФСС и Пенсионного фонда.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Нужно ли вести журнал, если у всех сотрудников только электронные трудовые книжки?

Нет. Пункт 39‑45 Приказа 320н относится только к бумажным трудовым книжкам. Если у предприятия полностью перешли на ЭТК, журнал можно закрыть и хранить только архивные документы.

Можно ли использовать старый образец журнала после отмены формы?

Да. Работодатель может продолжать использовать старый образец, если он уже внедрён в учётную практику. Новая форма не обязательна, но должна соответствовать текущим требованиям (полнота данных, подписи).

Как оформить бланк, если книжка была утеряна?

В журнале фиксируется факт утери, указывается дата, причина (например, «потеря в результате кражи»), а также оформляется акт о потере, подписанный ответственным лицом и руководителем организации.

Нужно ли пломбировать журнал?

Пломбировать журнал не требуется согласно Приказу 320н. Достаточно обеспечить контроль доступа (например, хранить журнал в закрытом кабинете).

Пример заполнения заявления на хранение трудовой книжки

Ниже – типовой образец заявления, которое работник подписывает при передаче книжки в архив.

Заявление

Я, ______________________ (ФИО полностью), 
таб. № ___________, 
прошу передать мою трудовую книжку № ___________ в архив организации 
в связи с ___________ (указать причину: увольнение, переход на ЭТК и т.п.).

Заявление подписывается работником и фиксируется в журнале (строка «Причина передачи»).

Бланк (журнал) на хранение трудовых книжек – ключевой документ кадрового делопроизводства. Его правильное оформление гарантирует:

• Соответствие требованиям законодательства;
• Контроль за движением бумажных трудовых книжек и их бланков.
• Защиту работодателя от административных штрафов.
• Упрощение работы отдела кадров и бухгалтерии при подготовке отчетов.

Следуйте рекомендациям из этой статьи, используйте проверенные образцы и регулярно проверяйте актуальность своих форм – и процесс хранения трудовых книжек будет безупречным.