В современной практике кадрового делопроизводства вопрос правильного оформления документов, подтверждающих профессиональный рост сотрудника, остается одним из самых важных. Повышение квалификации в трудовой книжке — это не просто формальность, а юридически значимое действие, которое влияет на расчет стажа, тарификацию и карьерный рост работника. В 2026 году, с учетом актуальных разъяснений Роструда и изменений в законодательстве, порядок внесения таких записей требует особого внимания к деталям.
Когда вносится запись о повышении квалификации?
Согласно действующим нормам и разъяснениям, в частности Письму Федеральной службы по труду и занятости от 9 ноября 2023 г. № ПГ/23192-6-1, запись в трудовую книжку вносится не во всех случаях прохождения обучения.
Запись обязательно делается, если:
- Работнику в период работы присваивается новый разряд, класс или категория.
- Работнику присваивается новый классный чин (актуально для госслужащих и приравненных к ним лиц).
- Происходит установление работнику второй и последующей профессии, специальности или уровня квалификации.
Важно помнить: если сотрудник просто прослушал курсы повышения квалификации без изменения разряда, категории или присвоения новой профессии, то в раздел «Сведения о работе» или «Сведения о подготовке» запись не вносится. В этом случае факт обучения подтверждается только сертификатом или удостоверением, которое хранится в личном деле.
Где делается запись: новый раздел или графа «Работа»?
Место внесения записи напрямую зависит от образца трудовой книжки, находящейся на руках у работника.
Трудовые книжки нового образца (с 2023 года и позже)
В современных бланках предусмотрен специальный раздел «Сведения о подготовке, повышении квалификации, стажировке и переподготовке». Все данные об успешном прохождении курсов с присвоением разряда вносятся именно сюда. Это позволяет отделить образовательный трек сотрудника от его трудовой деятельности.
Трудовые книжки старого образца (до 1995 года и бланки 2003-2022 гг.)
Если у работника трудовая книжка образца, в котором отсутствует специальный раздел для сведений о подготовке (например, бланки до 1995 года), то информация о повышении квалификации вносится в раздел «Сведения о работе».
Запись делается в аналогичном порядке: указывается наименование мероприятия, документ-основание, даты. Это необходимо для того, чтобы история профессионального развития сотрудника не была утеряна.
Порядок внесения записи: пошаговая инструкция
Для корректного заполнения необходимо руководствоваться Инструкцией по заполнению трудовых книжек. Запись вносится на основании оригинала документа об образовании (удостоверения, диплома, свидетельства).
- Графа 1 (№ записи): Проставляется порядковый номер записи в данном разделе.
- Графа 2 (Дата): Указывается дата внесения записи (обычно дата предоставления документа в отдел кадров), а не дата окончания курсов.
- Графа 3 (Сведения о событии):
- Указывается вид повышения квалификации (например, «Прошел повышение квалификации»).
- Наименование учебного заведения или центра.
- Тема курсов или полученная специальность/разряд.
- Регистрационные данные документа (номер и дата выдачи удостоверения/диплома).
- Графа 4 (Основание): Указывается наименование, номер и дата документа, на основании которого внесена запись (приказ работодателя о направлении на обучение или сам документ об образовании).
Сложный вопрос: запись об обучении у предыдущего работодателя
Частая ситуация в 2026 году: работник прошел курсы повышения квалификации у прежнего работодателя, но запись внесена не была (или была утеряна трудовая); Может ли новый работодатель внести эту запись?
Согласно разъяснениям Роструда и судебной практике:
- Новый работодатель не имеет права вносить записи о событиях, происходивших в период работы у другого юридического лица, если эти события не были зафиксированы вовремя.
- Исключение составляет случай, когда запись вносится на основании официального документа (например, дубликата трудовой книжки или архивной справки), который обязывает внести данные изменения.
- Если работник просто принес удостоверение о повышении квалификации, полученное в период работы в другой компании, новый работодатель может сделать об этом отметку в личном деле, но в трудовую книжку запись вносить не следует, чтобы избежать нарушений хронологии и юридической коллизии. Работнику рекомендуется обратиться к предыдущему работодателю для внесения записи или выдачи справки-подтверждения.
Образец формулировки записи
Пример того, как может выглядеть запись в разделе «Сведения о подготовке» (или в разделе «Работа» для старых бланков):
«Прошел повышение квалификации по программе «Современные стандарты бухгалтерского учета в 2026 году» в Автономной некоммерческой организации «Учебный центр «Профи» с 10 января 2026 г. по 20 февраля 2026 г., удостоверение № 12345 от . Присвоена высшая квалификационная категория.»
Правильное оформление повышения квалификации в трудовой книжке — это гарантия защиты прав работника и прозрачности его трудового пути. В 2026 году важно строго следовать правилу: запись вносится только при наличии документально подтвержденного факта присвоения разряда, класса или новой профессии. При работе со старыми бланками книжек необходимо проявлять особую внимательность, внося данные в раздел о работе, если специальный раздел отсутствует.
Помните, что любая запись в трудовой книжке должна быть заверена подписью ответственного лица и печатью организации (при ее наличии), а также подписью самого владельца книжки.