Ведение кадрового делопроизводства невозможно без строгого учета документации. Одним из ключевых документов, подтверждающих трудовой стаж и деятельность сотрудника, остается трудовая книжка. Несмотря на активный переход на электронные форматы, бумажные бланки по-прежнему востребованы и обязательны для определенных категорий работников. В данной статье мы подробно разберем, какие бланки трудовых книжек необходимы организации в 2026 году, где их брать и как правильно вести учет.

Актуальность бумажных трудовых книжек в 2026 году

С 1 января 2023 года в Российской Федерации действуют новые формы трудовых книжек и вкладышей к ним, утвержденные Приказом Минтруда России. Хотя цифровизация данных о стаже продолжается, бумажный вариант документа не упразднен полностью.

Кому обязательно нужна бумажная трудовая книжка:

• Сотрудникам, впервые поступающим на работу после 1 января 2021 года, бумажная книжка не заводится (для них ведется только электронная).
• Работникам, которые подали письменное заявление о ведении бумажной трудовой книжки (если они выбрали такой формат ранее).
• Лицам, чьи бумажные трудовые книжки были утеряны или повреждены, и требуется восстановление записей.
• Сотрудникам, имеющим записи в бумажной книжке до 2020 года, которые не отказались от ее ведения.

Таким образом, организация должна иметь запас актуальных бланков для оформления новых сотрудников из числа тех, кто имеет право на бумажный документ, а также для выдачи вкладышей при заполнении всех страниц основной книжки.

Новые формы бланков: что изменилось?

Важно помнить, что с 2023 года используются бланки нового образца. Старые формы, выпущенные до вступления в силу Приказа Минтруда, могут использоваться только до полного израсходования запасов, однако к 2026 году рекомендуется полностью перейти на новые стандарты во избежание вопросов со стороны проверяющих органов.

Основные отличия новых бланков:

1. Степень защиты: Усилены меры защиты от подделки, включая водяные знаки и специальные серии.
2. Порядок нумерации: Изменен формат нумерации страниц и разделов для унификации с электронными реестрами.
3. Вкладыши: Обновлена форма вкладыша, который вшивается в трудовую книжку, когда в ней заканчиваются страницы для записей.

Организация не имеет права самостоятельно печатать бланки трудовых книжек. Документ является документом строгой отчетности и изготавливается только на предприятиях, имеющих соответствующую лицензию и заказ от государственных структур.

Где организации приобрести бланки?

Работодатель (организация или ИП) обязан самостоятельно приобретать бланки трудовых книжек и вкладышей за свой счет. Запрещено требовать оплату бланка с работника.

Порядок действий при покупке:

• Закупка производится у официальных поставщиков полиграфической продукции, имеющих право на распространение данных бланков.
• При получении партии бланков необходимо тщательно проверить их на наличие дефектов и соответствие утвержденному образцу.
• На каждый полученный бланк должен быть оформлен приходный документ.

Стоимость бланков относится на себестоимость продукции или услуг организации как материальные расходы.

Учет бланков: книги и журналы

Самое главное правило для кадровика или бухгалтера, строгий учет движения бланков. Согласно законодательству, организация обязана вести два основных учетных документа (в бумажном или электронном виде, что подтвердил Минтруд):

Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них

В этом журнале фиксируется факт выдачи готовой (заполненной) трудовой книжки работнику или ее прием при увольнении. Здесь указываются:

• Дата приема/выдачи.
• ФИО сотрудника.
• Номер трудовой книжки.
• Подпись сотрудника в получении документа.

Книга учета бланков трудовой книжки и вкладыша в нее

Этот журнал ведется для учета самих пустых бланков, находящихся на хранении в организации. В нем отражаются:

• Дата поступления бланков от поставщика.
• Серия и номер каждого бланка.
• ФИО сотрудника, ответственного за хранение бланков.
• Отметка о выдаче бланка ответственному лицу для заполнения (если применимо).

Важно: Электронное ведение этих книг допускается законодательством, однако они должны быть защищены от несанкционированного доступа и иметь возможность формирования выписок в бумажном виде по требованию контролирующих органов.

Ответственность и хранение

Бланки трудовых книжек относятся к документам строгой отчетности. За их сохранность отвечает специально назначенное приказом руководителя лицо (часто это начальник отдела кадров или бухгалтер). В случае утери бланков составляется акт, и информация передается в правоохранительные органы.

Хранить бланки следует в сейфе или запираемом шкафу, исключающем доступ посторонних лиц. Порча бланков (например, при ошибочном заполнении) также фиксируется в акте, после чего испорченный бланк уничтожается в присутствии комиссии.

Наличие актуальных бланков трудовых книжек и правильно организованный их учет — признак грамотного кадрового менеджмента. Несмотря на развитие цифровых сервисов, бумажный носитель остается юридически значимым документом для миллионов россиян. Организации необходимо регулярно мониторить остатки бланков, своевременно закупать новые формы образца 2023 года и вести книги учета в соответствии с актуальными требованиями Минтруда и Роструда.

Помните: отсутствие необходимых бланков или ошибки в их учете могут привести к невозможности своевременного оформления сотрудника, что влечет за собой риски штрафов и трудовых споров.