Дата подготовки материала: 23 мая 2026 г․ ․ В статье рассматриваются нормативные требования, формы учёта, порядок ведения журналов и особенности бухгалтерского учёта бланков трудовых книжек и вкладышей в них в государственных и муниципальных организациях․
Нормативная база
- Порядок ведения трудовых книжек и вкладышей в них (утверждён Приказом Минтруда России № 320н)․
- Постановление Минтруда РФ № 69 – утверждение формы книги учёта движения трудовых книжек и вкладышей в них․
- Письмо Минфина России от г․ № 03‑03‑06/3/79208 – разъяснения по учёту расходов на покупку трудовых книжек и доходов от их реализации․
- Методика бухгалтерского учёта бюджетными организациями бланков трудовых книжек, вступающая в силу с ․
Какие документы необходимо вести
- Книга учёта движения трудовых книжек и вкладышей в них (форма, утверждённая Постановлением Минтруда РФ № 69)․
- Журнал учёта бланков трудовых книжек (чистых бланков) – используется для отражения поступления, хранения и списанияunused бланков․
- Реестр испорченных и уничтоженных бланков – фиксирует случаи порчи и порядок их утилизации․
Книга учёта движения трудовых книжек и вкладышей в них
В этой книге фиксируются все операции с бланками трудовых книжек и вкладышами:
- Получение новых бланков от поставщика (указываются серия и номер каждого бланка)․
- Выдача бланков работникам при приёме на работу․
- Приём бланков обратно при увольнении или переводе сотрудника․
- Списание использованных бланков (после заполнения трудовой книжки)․
- Уничтожение испорченных бланков (по акту комиссии)․
Каждая запись содержит:
- Дата операции;
- Серия и номер бланка;
- ФИО сотрудника (при выдаче/приёме);
- Основание (приказ о приёме, увольнении, акт о порче и т․д․);
- Подпись ответственного лица (кадровик, бухгалтер)․
Журнал учёта чистых бланков трудовых книжек
Ведётся для контроля наличия запаса бланков на складе отдела кадров․ В журнале отражаются:
- Поступление бланков (на основании накладной поставщика);
- Перемещение бланков между подразделениями (если таковое предусмотрено);
- Списание бланков в связи с их использованием или порчей;
- Остаток на конец периода․
Особенности учёта в бюджетных учреждениях
Бюджетные организации обязаны вести не только кадровый, но и бухгалтерский учёт бланков трудовых книжек, поскольку они относятся к бланкам строгой отчётности (БСО)․ Соответственно, операции отражаются на счете 03 «Бланки строгой отчётности»․
Проводки по учёту бланков трудовых книжек
| Операция | Дебет | Кредит | Комментарий |
|---|---|---|---|
| Получение бланков от поставщика | 03 Бланки строгой отчётности | 60 Расчёты с поставщиками | По факту принятия на склад (по накладной) |
| Выдача бланка работнику | 10 Материалы (или 03, если ведётся отдельный субсчёт) | 03 Бланки строгой отчётности | Списание со склада БСО |
| Списание использованного бланка (после заполнения ТК) | 91․02 Другие расходы | 03 Бланки строгой отчётности | Отражение факта использования бланка |
| Уничтожение испорченного бланка | 91․02 Другие расходы | 03 Бланки строгой отчётности | По акту комиссии о порче |
Переход на новый порядок учёта (с )
С 1 июля 2025 года вступает в силу обновлённая методика бухгалтерского учёта бланков трудовых книжек для бюджетных организаций․ Основные изменения:
- Обязательное применение формы книги учёта движения трудовых книжек (ф․ 0504045) – рекомендовано для государственных и муниципальных учреждений․
- Уточнение порядка списания бланков: теперь списание производится не только при использовании, но и при выявлении недостачи при инвентаризации․
Для плавного перехода рекомендуется:
- Провести инвентаризацию имеющихся бланков на ․
- Оформить акты приёма‑передачи бланков между подразделениями (если требуется)․
- Обновить внутренние нормативные документы (положение о ведении трудовых книжек, инструкцию по учёту БСО)․
- Обучить сотрудников отдела кадров и бухгалтерии новым формам и порядку заполнения․
Ответственность за нарушение учёта
Нарушение порядка учёта трудовых книжек и бланков к ним может повлечь:
- Административные штрафы согласно ст․ 19․7 КоАП РФ (нарушение правил ведения и хранения трудовых книжек)․
- Финансовые санкции со стороны контролирующих органов (ФСС, ПФР, налоговая инспекция) в случае недостоверного отражения расходов на БСО․
- Репутационные риски для учреждения, особенно в сфере образования и здравоохранения, где соблюдение трудового законодательства критически важно․
Практические рекомендации
- Назначить ответственного за ведение книги учёта движения трудовых книжек (обычно старший инспектор отдела кадров)․
- Вести книгу в бумажном виде с последующим дублированием в электронном формате (сканирование страниц) для обеспечения сохранности․
- Периодически (не реже одного раза в полгода) проводить внутреннюю проверку соответствия данных книги учёта движения бухгалтерским регистрам․
- Хранить закрытые книги учёта не менее 5 лет после последней записи, как того требует законодательство о документообороте․
- При уничтожении испорченных бланков оформлять акт комиссии не менее трёх человек и сохранять его в деле учреждения․
Учёт трудовых книжек и бланков к ним в бюджетных учреждениях – это не только формальное соблюдение требований трудового законодательства, но и важный элемент финансовой дисциплины․ Правильное ведение книги учёта движения трудовых книжек, журнала чистых бланков и своевременное отражение операций на счёте 03 позволяют избежать штрафов, обеспечить прозрачность кадровых процессов и поддерживать доверие сотрудников и контролирующих органов․
Следуя изложенным выше рекомендациям и учитывая изменения, вступающие в силу с , бюджетные организации смогут наладить эффективную и законную систему учёта трудовых книжек, минимизируя риски и повышая качество управленческого учёта․