В последние годы в России активно внедряется цифровая трансформация трудовых отношений. Одним из ключевых изменений стало появление электронной трудовой книжки (ЭТК), которая постепенно вытесняет привычные бумажные аналоги. Если ваш сотрудник заявляет, что у него уже оформлена электронная трудовая книжка, важно знать, как правильно оформить его приём на работу и какие документы потребуются.

Что такое электронная трудовая книжка?

Электронная трудовая книжка — это цифровой аналог традиционной бумажной трудовой книжки, который хранится в базе данных Социального фонда России. В ней содержатся:

• Персональные данные работника (ФИО, дата рождения, СНИЛС);
• Сведения о трудовой деятельности (места работы, должности, периоды трудоустройства);
• Информация о награждениях и поощрениях;
• Данные об аттестациях (для сотрудников силовых ведомств).

Как подтвердить наличие электронной трудовой книжки у сотрудника?

Если работник заявляет, что у него уже есть ЭТК, работодателю необходимо:

1. Запросить письменное заявление от сотрудника о том, что он не возражает против ведения его трудовой деятельности в электронном формате.
2. Проверить наличие записи в системе через личный кабинет на портале Госуслуг или в базе Социального фонда.
3. Сверить данные с предоставленными документами (паспорт, СНИЛС, ИНН).
4. Если у сотрудника ранее была бумажная трудовая книжка, он может продолжать её вести, подав соответствующее заявление.

Особенности приёма на работу с электронной трудовой книжкой

При первом трудоустройстве (после 2021 года)

С 2021 года всем впервые трудоустраивающимся гражданам оформляется только электронная трудовая книжка. Работодатель не обязан выдавать бумажный вариант, если сотрудник не написал заявление о его ведении.

При переходе с бумажной на электронную

Если у сотрудника была бумажная трудовая книжка до 2021 года, он может:

• Продолжить её вести (подав соответствующее заявление);
• Перейти на электронный формат (в этом случае бумажная книжка остаётся на руках у сотрудника, но новые записи не вносятся).

Что делать, если сотрудник предоставил и бумажную, и электронную трудовую книжку?

В некоторых случаях работники могут предъявлять:

• Оригинал бумажной трудовой книжки;
• Дубликат (например, при утере оригинала);
• Сведения об электронной трудовой книжке.

В такой ситуации работодателю необходимо:

1. Уточнить у сотрудника, какую именно трудовую книжку он хочет вести в дальнейшем;
2. Если выбран электронный формат, внести соответствующие записи в ЭТК;
3. Если выбран бумажный формат — продолжить ведение бумажной книжки (при наличии заявления);
4. В случае расхождений в данных — запросить дополнительные документы (например, справки с предыдущих мест работы).

Как вносить записи в электронную трудовую книжку?

Работодатель обязан:

• Вносить записи о приёме на работу и увольнении в течение 3 рабочих дней;
• Использовать утверждённую форму отчёта ЕФС-1 для передачи данных в Социальный фонд;
• Обеспечивать доступ сотрудника к его электронной трудовой книжке через личный кабинет на портале Госуслуг.

Преимущества электронной трудовой книжки

Переход на электронный формат имеет ряд преимуществ:

• Отсутствие риска потери данных (в отличие от бумажных носителей);
• Удобный доступ для сотрудника (можно посмотреть в любое время через интернет);
• Автоматическое обновление при смене работодателя;
• Сокращение бумажного документооборота для работодателя;
• Защита от подделок благодаря цифровой подписи и системе контроля.

Частые вопросы от работодателей

Вопрос 1: Можно ли оформить сотрудника без бумажной трудовой книжки, если у него её никогда не было?

Ответ: Да, с 2021 года всем впервые трудоустраивающимся гражданам оформляется только электронная трудовая книжка. Работодатель не обязан выдавать бумажный вариант.

Вопрос 2: Что делать, если сотрудник отказывается переходить на электронную трудовую книжку?

Ответ: Если работник подал письменное заявление о продолжении ведения бумажной трудовой книжки, работодатель обязан её вести. В противном случае — оформляется только ЭТК.

Вопрос 3: Как подтвердить наличие электронной трудовой книжки у нового сотрудника?

Ответ: Можно запросить у сотрудника:

• Скриншот его личного кабинета на портале Госуслуг;
• Выписку из электронной трудовой книжки (можно запросить через Социальный фонд);
• Справку с предыдущего места работы о наличии ЭТК.

Вопрос 4: Можно ли совмещать бумажную и электронную трудовую книжку?

Ответ: Да, если сотрудник подал соответствующее заявление. В этом случае работодатель ведёт обе книжки параллельно.

Что грозит работодателю за нарушения при ведении электронной трудовой книжки?

За нарушения в ведении электронной трудовой книжки предусмотрены штрафы:

• Отсутствие записи о приёме/увольнении — до 50 000 рублей;
• Непредоставление отчёта ЕФС-1 — до 200 000 рублей;
• Несвоевременное внесение записей — до 10 000 рублей.

Практические рекомендации для кадровой службы

1. Ознакомьтесь с нормативными актами:
   • Федеральный закон от № 439-ФЗ;
   • Постановление Правительства РФ от № 2464;
   • Приказы Минтруда России.
2. Обновите внутренние документы:
   • Локальные нормативные акты;
   • Шаблоны приказов о приёме/увольнении;
   • Инструкции для сотрудников кадровой службы.
3. Обучите сотрудников:
   • Как работать с электронной трудовой книжкой;
   • Как формировать отчёты ЕФС-1;
   • Как отвечать на вопросы сотрудников.
4. Используйте автоматизированные системы:
   • Специализированные программы для ведения трудовых книжек;
   • Электронные подписи для подписания документов;
   • Системы контроля за сроками внесения записей.

Переход на электронные трудовые книжки — это необратимый процесс, который упрощает ведение кадрового учёта и защищает данные сотрудников. Если ваш сотрудник заявляет, что у него уже есть ЭТК, важно:

• Убедиться в достоверности его слов;
• Сверить данные с системой;
• Соблюдать все требования законодательства;
• Своевременно вносить записи в электронную трудовую книжку.

Помните, что с 2026 года все работодатели обязаны полностью перейти на электронный формат. Поэтому уже сейчас стоит подготовиться к этому процессу и избежать возможных штрафов.

Если у вас остались вопросы по ведению электронных трудовых книжек — обратитесь к профильному юристу или в службу поддержки Социального фонда.