С переходом Российской Федерации на электронный документооборот в сфере кадрового учета‚ вопрос ведения бумажных трудовых книжек (ТК) стал одним из самых обсуждаемых среди работодателей и сотрудников. Несмотря на повсеместное внедрение электронных трудовых книжек (ЭТК)‚ бумажный формат всё еще актуален для значительной части работников.
Актуальный статус бумажных трудовых книжек
На сегодняшний день в России действует гибридная система. Согласно законодательству (в частности‚ ФЗ № 439)‚ с 1 января 2021 года все специалисты‚ которые впервые устраиваются на работу‚ получают трудовую книжку исключительно в электронном виде. Оформление новой бумажной книжки для таких сотрудников запрещено.
Однако для тех‚ кто начал трудовую деятельность до этой даты и уже имеет на руках бумажный документ‚ правила иные. Бумажная трудовая книжка продолжает существовать и вестись параллельно с электронными сведениями‚ подаваемыми в Социальный фонд России (СФР).
В каких случаях необходимо вести бумажную трудовую книжку?
Работодатель обязан вести бумажную трудовую книжку при соблюдении следующих условий:
- Наличие документа: Сотрудник при приеме на работу предоставил бумажную трудовую книжку‚ и в ней отсутствует запись об увольнении с предыдущего места работы (книжка не «закрыта»).
- Отсутствие отказа: Сотрудник не подал заявление о переходе на электронный формат ведения трудовой книжки.
- Срок работы: Сотрудник работает в организации более 5 дней.
- Тип занятости: Работа является для сотрудника основной.
Порядок действий при приеме сотрудника на работу
При оформлении нового работника кадровику необходимо выполнить следующие шаги:
- Выяснить формат ведения: Уточнить‚ ведет ли сотрудник трудовую книжку в бумажном или электронном виде.
- Принять документ: Если у сотрудника бумажная ТК‚ работодатель принимает её‚ вносит запись о приеме на работу и обеспечивает её хранение в организации.
- Регистрация: Бумажная книжка должна быть зарегистрирована в книге учета движения трудовых книжек.
- Сроки заполнения: Записи в книжку вносятся не позднее шестого дня работы сотрудника.
Важное примечание для «новичков»
Если человек впервые устраивается на работу после 1 января 2021 года (и тем более в 2026 году)‚ оформлять ему бумажную книжку нельзя. Ведение сведений о его стаже осуществляется только в электронном виде через подачу отчетов в СФР.
Правила заполнения и ведения
Ведение бумажной трудовой книжки осуществляется по прежним правилам‚ установленным законодательством РФ:
- Записи: В книжку вносятся сведения о приеме на работу‚ переводах на другие должности‚ поощрениях и увольнении.
- Основания: Каждая запись должна основываться на соответствующем приказе или распоряжении работодателя.
- Параллельный учет: Важно помнить‚ что даже при ведении бумажной книжки‚ работодатель обязан подавать сведения о трудовой деятельности сотрудника в электронном виде в СФР (согласно ст; 66.1 ТК РФ).
Переход с бумажного формата на электронный
Сотрудник‚ имеющий бумажную трудовую книжку‚ имеет право перейти на электронный формат. Для этого:
- Работник подает письменное заявление работодателю о выборе электронного способа ведения трудовой книжки.
- Работодатель делает в бумажной трудовой книжке запись о том‚ что сотрудник перешел на электронный формат ведения сведений о трудовой деятельности.
- После этого записи в бумажную книжку больше не вносятся‚ а сам документ остается на хранении у работника.
Резюме для работодателя
Чтобы избежать штрафов и ошибок в кадровом учете‚ придерживайтесь следующего алгоритма:
Есть бумажная ТК $
ightarrow$ Сотрудник не просил перейти на ЭТК $
ightarrow$ Ведем бумажную ТК + подаем сведения в СФР.
Нет бумажной ТК (первое трудоустройство) $
ightarrow$ Ведем только ЭТК (сведения в СФР).