Тема бумажных трудовых книжек в 2026 году вызывает много вопросов и слухов. Многие работодатели и кадровики задаются вопросом: «Отменяют ли бумажные трудовые книжки с 1 января 2026 года?». Давайте разберемся в ситуации на основе действующего законодательства, без паники и двусмысленностей.

Что говорят официальные документы? Основные правила

Порядок ведения трудовых книжек (как бумажных, так и электронных) регулируется несколькими ключевыми документами. Основной из них — Приказ Минтруда России № 320н от . Он устанавливает единые правила для всех форматов.

Важно понимать, что с 1 января 2026 года вступает в силу норма о прекращении действия бумажных трудовых книжек по умолчанию. Это означает:

• Если сотрудник, принятый на работу после 10 июня 2021 года, не подал заявление о сохранении бумажного формата до конца 2025 года, его трудовая деятельность будет учитываться только в электронной трудовой книжке (ЭТК).
• Если же сотрудник явно выразил желание получить и вести бумажную книжку (подал соответствующее заявление), работодатель обязан оформить ей и продолжать в нее вносить записи и после 1 января 2026 года.

Ситуация для новых сотрудников, принимаемых в 2026 году

При приеме на работу нового сотрудника в 2026 году кадровик должен действовать по следующему алгоритму:

Уточнение формата трудовой книжки

На этапе оформления трудового договора необходимо:

1. Предоставить сотруднику информацию о его праве на выбор: электронная или бумажная трудовая книжка.
2. Получить от сотрудника письменное заявление о выборе формата. Это заявление является основанием для действий работодателя.

Действия в зависимости от выбора сотрудника

А) Сотрудник выбирает электронную трудовую книжку (ЭТК)

• Бумажный документ не выдается.
• Работодатель обязан в течение 3 рабочих дней с даты приема на работу направить сведения о трудовой деятельности (прием, увольнение и т.д.) в СФР (Социальный фонд России).
• Сотрудник может получить выписку из ЭТК через личный кабинет на Госуслугах или напрямую в СФР.
• Записи в бумажный носитель не вносятся.

Б) Сотрудник выбирает бумажную трудовую книжку

• Работодатель обязан выдать сотруднику новую, стандартную бумажную трудовую книжку (форма Т-2).
• В течение 3 рабочих дней после приема на работу в эту книжку вносится первичная запись (приказ о приеме) с указанием полного наименования работодателя, даты приема, наименования должности и т.д.
• Книжка выдается в руки сотруднику. Важно! Согласно действующим правилам, бумажные трудовые книжки, выданные сотрудникам, принятым после , хранятся у самих работников. Работодатель не должен их хранить у себя.
• Все последующие записи (о переводах, увольнении и т.д.) вносятся в эту книжку по мере событий.

Порядок заполнения бумажной трудовой книжки в 2026 году

Если решение в пользу бумажного формата принято, правила заполнения остаются классическими и регламентированы тем же Приказом № 320н.

Что указывать в записи:

• Тип записи: «Принят на работу», «Уволен», «Переведен» и т.д.
• Дата события (день, месяц, год).
• Наименование организации (полное, как в Уставе).
• Должность (с учетом структуры организации).
• Подпись ответственного лица (обычно руководителя подразделения или кадровика) и расшифровка подписи.
• Печать организации (если используется).

Особенности на 2026 год:

Существенных изменений в формулировках записей по сравнению с предыдущими годами нет. Основное внимание нужно уделять точности и отсутствию исправлений (исправления не допускаются).

Частые вопросы и ответы (FAQ)

Вопрос: А что делать, если сотрудник не сделал выбор до ?

Ответ: По умолчанию с для него будет вестись только электронная трудовая книжка. Работодатель не имеет права выдать ему бумажную книжку и вносить в нее записи. Все сведения направляются в СФР.

Вопрос: Можно ли перевести сотрудника с бумажной книжки на электронную в 2026 году?

Ответ: Да, но только по инициативе и письменному заявлению самого сотрудника. Работодатель не может принудительно менять формат. После перевода все будущие записи будут направляться в СФР, а в бумажную книжку больше не вноситься.

Вопрос: Где хранят бумажные трудовые книжки?

Ответ: После выдачи сотруднику бумажная трудовая книжка хранится у него самого. Работодатель ведет только журнал учета выдачи (по форме Т-2) и хранит копии приказов о приеме/увольнении. Это правило действует для всех, кто получил книжку после 10 июня 2021 года.

Вопрос: А если у сотрудника уже есть старая, заполненная бумажная книжка?

Ответ: Эта книга остается у него как документ, подтверждающий его трудовой стаж до 2026 года. При приеме на новую работу в 2026 году он делает выбор на будущее: получать ли новую бумажную книжку или переходить на электронную. Старую книжку он может предъявить для проверки, но сдавать ее новому работодателю не должен.

Практические шаги для кадровика при приеме нового сотрудника в 2026 году

1. Объясните сотруднику его право выбора между бумажной и электронной трудовой книжкой.
2. Получите от него письменное заявление о выборе формата (можно включить этот пункт в заявление о приеме на работу).
3. Если выбор — бумажная книжка:
   • Приобретите новую бланковую книжку (форма Т-2).
   • Внесите первичную запись о приеме на работу (дата, наименование организации, должность, подпись, печать).
   • Выдайте книжку сотруднику под расписку.
   • Заведите журнал учета выдачи трудовых книжек.
4. Если выбор — электронная книжка:
   • Не выдавайте бумажный носитель.
   • В течение 3 рабочих дней направьте сведения о приеме в СФР через интернет-сервисы (например, через сервис «Кадры» или напрямую на сайт СФР).
   • Сообщите сотруднику, что его ЭТК будет формироваться автоматически, и он может отслеживать ее через Госуслуги.
5. Вне зависимости от формата: храните у себя все приказы (личные дела) и копии направлений в СФР.

С 1 января 2026 года не отменяются бумажные трудовые книжки как таковые. Они отменяются по умолчанию для тех, кто не проявил активность. Для работодателя главное — соблюдать процедуру выбора, предоставленную сотруднику, и действовать в строгом соответствии с его волеизъявлением.

Будьте внимательны при оформлении, правильно заполняйте записи и направляйте сведения в СФР в установленные сроки. Это защитит и ваши интересы как работодателя, и права ваших сотрудников на корректный учет их трудового стажа.

Статья подготовлена на основе анализа действующего законодательства (Приказ Минтруда № 320н) и официальных разъяснений Роструда и Госдумы по состоянию на май 2026 года. Перед применением рекомендуется проверять актуальность норм на официальных ресурсах.