В России с 1 января 2026 года завершился переходный период внедрения электронных трудовых книжек (ЭТК). Тем не менее, многие работники и работодатели всё ещё сталкиваются с вопросом: «А что, если я не выберу способ ведения трудовой книжки?» Ниже разберём, какие правила действуют, какие риски могут возникнуть и как избежать неприятностей.

Правовой контекст

• Федеральный закон от 29 декабря 2020 г. № 442-ФЗ «Об электронных трудовых книжках» – основной нормативный акт, регулирующий вопросы выбора способа ведения трудовой книжки.
• Согласно закону, каждый работник имеет право выбрать бумажный вариант или электронный вариант (ЭТК). Выбор должен быть оформлен письменным заявлением работодателю.
• Срок подачи заявления: до 31 декабря 2020 г. Если заявление не подано в срок, работодатель обязан вести трудовую книжку в обоих форматах.
• С 1 января 2026 г. переходный период завершён, но правило о двойном ведении сохраняется, пока работник не сделает выбор.

Что происходит, если заявление не подано?

1. Двойное ведение – работодатель обязан вести трудовую книжку как в бумажном, так и в электронном виде. Это означает, что все записи о приёме, увольнении, изменениях в трудовом договоре будут отражены в обоих форматах.
2. Уведомление работника – работодатель обязан проинформировать сотрудника о возможности выбора способа ведения трудовой книжки. Если это не сделано, возможны дисциплинарные взыскания.
3. Административный штраф – в случае, если работодатель не уведомил сотрудника до 31 октября 2020 г. (период, в котором работники могли отказаться от бумажной книжки), он может быть оштрафован.
4. Проблемы при проверках – при проверке ФПР может возникнуть вопрос о том, какой формат является «официальным». Двойное ведение может вызвать путаницу.

Как выбрать способ ведения трудовой книжки?

Выбор можно сделать в любой момент после начала трудовой деятельности, но до 31 декабря 2020 г. (если вы не подали заявление в срок, то можете сделать это позже, но двойное ведение будет продолжаться).

1. Подготовьте письменное заявление – в котором укажите:
   • ФИО работника
   • Дата начала трудовой деятельности
   • Выбранный способ ведения (бумажный или электронный)
   • Подпись работника и дата
2. Подача заявления – в отдел кадров или бухгалтерию. В случае электронного варианта, заявление должно быть отправлено в ПФР в составе сведений СЗВ‑ТД.
3. Обновление 1С:ЗУП – бухгалтер заполняет соответствующий документ в системе 1С:ЗУП, чтобы отражать выбранный способ.
4. Если работник ранее работал в бумажном формате, но теперь хочет перейти на электронный, он может сделать это без ограничений.

Что делать, если вы потеряли бумажную трудовую книжку?

Потеря бумажной трудовой книжки не является препятствием для перехода на электронный формат. Работник может подать заявление о выборе способа ведения трудовой книжки в любой момент, а работодатель автоматически начнёт вести ЭТК.

Как работодателю вести двойную трудовую книжку?

Если работник не сделал выбор, работодатель обязан вести обе версии. Это можно реализовать следующим образом:

• В бумажном формате – обычная трудовая книжка, которую работник получает при приёме.
• В электронном формате – запись в системе ПФР через 1С:ЗУП. Все изменения в трудовом договоре автоматически синхронизируются с ЭТК.

При увольнении работника обе версии должны быть закрыты одинаково, чтобы избежать конфликтов при проверках.

Возможные риски и штрафы

• Дисциплинарные взыскания – если работодатель не уведомил работника о выборе способа ведения трудовой книжки, это может стать основанием для дисциплинарного взыскания.
• Административный штраф – в случае нарушения требований о двойном ведении, работодатель может быть оштрафован в соответствии с пунктом 4.3.2 Федерального закона от 29 декабря 2020 г; № 442-ФЗ.
• Проблемы с проверками ФПР – несогласованность записей в бумажном и электронном форматах может вызвать дополнительные проверки и требования о предоставлении доказательств.

Практические рекомендации

1. Проверьте, был ли у вас подан письменный запрос о выборе способа ведения трудовой книжки; Если нет – сделайте это как можно скорее.
2. Если вы работали в бумажном формате и хотите перейти на электронный, сообщите об этом работодателю. Он обязан обновить данные в 1С:ЗУП.
3. Если вы не уверены, какой формат выбрать, обсудите это с работодателем. В большинстве случаев электронный вариант удобнее и быстрее.
4. Сохраняйте копии всех заявлений и подтверждений от работодателя. Это поможет избежать разногласий в будущем.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

• Можно ли позже изменить выбор? – Да, работник может изменить способ ведения трудовой книжки в любой момент, подав новое заявление.
• Что если я работаю в двух компаниях и в одной выбрал бумажный, а в другой – электронный? – Это допустимо. В каждой компании будет свой формат, но при проверке ФПР будет учитываться оба.
• Как узнать, ведётся ли моя трудовая книжка в электронном виде? – Спросите у работодателя или проверьте в личном кабинете ПФР.
• Что делать, если работодатель не ведёт двойную трудовую книжку? – Обратитесь в ПФР с жалобой. Работодатель обязан вести обе версии до тех пор, пока работник не сделает выбор.

Выбор способа ведения трудовой книжки – важный шаг, который влияет на юридическую защиту ваших прав и обязанностей. Если вы не сделали выбор, работодатель обязан вести двойную трудовую книжку, а вы можете в любой момент изменить свой выбор. Не забывайте о необходимости уведомления и оформления заявлений, чтобы избежать штрафов и конфликтов с проверяющими органами.

Соблюдение всех требований закона поможет вам избежать лишних хлопот и обеспечит надёжную защиту ваших трудовых прав.