Трудовая книжка – основной документ‚ подтверждающий трудовой стаж сотрудника․ По Трудовому кодексу РФ (ТК РФ) работник обязан передать её работодателю при приёме на работу‚ а при увольнении – получить обратно․ Однако в практике часто встречаются случаи‚ когда кандидат или уже работающий сотрудник не может предоставить бумажную книжку (потеря‚ отсутствие‚ переход на электронный вариант)․ Что делать в такой ситуации?

Правовые основы

• Статья 66 ТК РФ – работник обязан предоставить трудовую книжку работодателю при приёме на работу․
• Статья 80 ТК РФ – при увольнении работодатель обязан выдать трудовую книжку не позднее трех рабочих дней после получения письменного обращения работника․
• Федеральный закон № 439‑ФЗ от (п․ 8 ст․ 2) – с 2021 года приём на работу без бумажной трудовой книжки возможен‚ если оформлена электронная трудовая книжка (ЭТК) или трудовой договор․

Обязанности работника

Работник обязан:

1. Предоставить оригинал трудовой книжки (или её копию) при приёме на работу․
2. При отсутствии книжки – написать письменное заявление с указанием причины (потеря‚ изъятие‚ переход на ЭТК) и предоставить его в кадровую службу․
3. При увольнении – в течение трех рабочих дней получить трудовую книжку обратно (если она была передана)․

Что делает работодатель‚ если книжка не представлена

Составление акта

Первый документ – акт о непредставлении трудовой книжки․ В акте фиксируются:

• Дата и место составления акта;
• ФИО сотрудника‚ его должность и табельный номер;
• Факт‚ что сотрудник не предоставил трудовую книжку при приёме;
• Подписи работника и представителя кадровой службы․

Уведомление работника

После составления акта необходимо направить письменное уведомление (письмо‚ электронное сообщение или заказное письмо) с просьбой принести книжку в кадровую службу в определённый срок (обычно 5‑10 рабочих дней)․ В уведомлении следует указать:

• Ссылка на статью 66 ТК РФ;
• Последствия отказа (невозможность оформления стажа‚ возможные штрафные санкции)․

Оформление без трудовой книжки

Если сотрудник не может предоставить книжку (потеря‚ изъятие‚ переход на электронный вариант)‚ работодатель может:

1. Оформить трудовой договор (постоянный или срочный) без указания записей в книжке․
2. Создать электронную трудовую книжку (ЭТК) в системе Госуслуги или в специализированных кадровых сервисах․
3. По письменному заявлению сотрудника оформить новую бумажную трудовую книжку (ТК РФ‚ п․ 5 ст․ 66)․ В этом случае работодатель обязан выдать новую книжку в течение 5 рабочих дней․

Пошаговый алгоритм действий работодателя

1. Проверка наличия трудовой книжки при приёме – спросить у соискателя‚ есть ли оригинал․
2. Если книжка отсутствует‚ зафиксировать факт в акте о непредставлении․
3. Составить письменное уведомление и направить его работнику․
4. Если в течение установленного срока книжка не предоставлена‚ оформить трудовой договор без записей в книжке и/или создать ЭТК․
5. При желании работника оформить новую бумажную книжку – получить от него письменное заявление и выдать новую книжку в течение 5 дней․
6. Вести учёт всех действий в личном деле сотрудника (копии актов‚ уведомлений‚ заявлений)․

Последствия для работника

• Отсутствие трудовой книжки при приёме может привести к невозможности учёта предыдущего стажа и‚ соответственно‚ к более низким пенсионным начислениям․
• При увольнении без получения трудовой книжки работник может потребовать компенсацию за вынужденный простой (средний заработок за период‚ когда отсутствие книжки мешало трудоустройству)․
• Если работник отказывается предоставить книжку без уважительной причины‚ работодатель может применить дисциплинарные меры (выговор‚ штраф‚ расторжение трудового договора по инициативе работодателя)․

Примеры документов

Акт о непредставлении трудовой книжки

Акт № ___
г․ ____________ «___» ___________ 2026 г․

Мы‚ нижеподписавшиеся:
______________________‚ начальник кадровой службы;
______________________‚ сотрудник (фамилия‚ имя‚ отчество)‚ должность ___________;

составили настоящий акт о том‚ что при приёме на работу сотрудник не представил оригинал трудовой книжки‚ а также не предоставил копию или иные документы‚ подтверждающие трудовой стаж․

Подписи:
____________________ (Кадровая служба) ____________________ (Сотрудник)

Уведомление работнику

Уведомление № ___
г․ ____________ «___» ___________ 2026 г․

Работнику: ______________________ (ФИО)
Должность: ______________________

Уважаемый(ая) ______________________!

В соответствии со ст․ 66 ТК РФ Вы обязаны предоставить оригинал трудовой книжки при приёме на работу․ На сегодняшний день книжка не получена․ Просим принести её в кадровую службу до «___» ___________ 2026 г․

В случае невозможности предоставить книжку просим направить письменное заявление с указанием причины отсутствия․

С уважением‚
____________________
(ФИО‚ должность‚ подпись)

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Можно ли принять сотрудника без трудовой книжки?

Да․ С 2021 года допускается приём без бумажной книжки‚ если оформлен трудовой договор и/или электронная трудовая книжка․ При этом прежний стаж‚ указанный в утерянной книжке‚ учесть нельзя‚ если только работник не предоставит другие подтверждающие документы․

Как оформить новую трудовую книжку?

Работник подаёт письменное заявление (образец в ТК РФ)․ Работодатель в течение 5 рабочих дней выдаёт новую книжку‚ в которой в разделе «Сведения о предыдущих местах работы» указывает только те места‚ которые могут быть подтверждены документально․

Что делать‚ если сотрудник отказывается вернуть книжку после увольнения?

Составляется акт о невозврате книжки‚ направляется требование в письменной форме․ При отсутствии реакции работодатель может обратиться в суд за принудительным возвратом и/или взысканием компенсации за задержку выдачи․

Нужно ли вести учёт в личном деле‚ если книжка не представлена?

Обязательно․ Все акты‚ уведомления и заявления должны быть приложены к личному делу сотрудника․ Это защищает работодателя от возможных претензий в инспекциях и судах․

Отсутствие трудовой книжки у работника – не редкая‚ но решаемая ситуация․ Ключевые шаги работодателя: оформить акт‚ направить уведомление‚ предложить альтернативные формы оформления (трудовой договор‚ электронная книжка) и‚ при необходимости‚ оформить новую бумажную книжку по заявлению сотрудника․ Соблюдение формальностей и документальное фиксирование всех действий позволяют избежать правовых рисков и обеспечить корректный учёт трудового стажа․

Дата публикации: 21 мая 2026 г․