Переход на электронные трудовые книжки (ЭТК) стал одним из самых масштабных изменений в кадровом делопроизводстве. Однако до сих пор многие работодатели сталкиваются с ситуацией, когда сотрудник по каким-либо причинам не определился с форматом. Что делать, если работник не выбрал способ ведения трудовой книжки в 2026 году? Разберемся в нюансах законодательства и практических аспектах работы.
Исторический контекст: как работали правила выбора
До конца 2020 года действовала активная фаза перехода на ЭТК. В этот период сотрудники, уже имевшие стаж, должны были подать заявление работодателю и выбрать один из трех вариантов:
- Сохранить только бумажную трудовую книжку;
- Перейти на электронную трудовую книжку, отказавшись от бумажной;
- Вести оба варианта одновременно.
Но что делать с теми, кто пропустил этот срок? Закон прямо не предусматривает возможность подачи заявления о выборе после , однако и не содержит запрета на это. За работниками, которые ранее не подавали никаких заявлений, сохраняется право на ведение бумажной трудовой книжки без заявления.
Общее правило: молчание — знак бумажной книжки
Часть 3 статьи 66 Трудового кодекса РФ устанавливает важнейшее правило: в обязанности работодателя входит ведение бумажных трудовых книжек каждого сотрудника, проработавшего в организации свыше 5 дней. При этом заполнять бумажную трудовую книжку сотрудника, выбравшего электронный способ ведения, не нужно.
Из этого следует логичный вывод: если сотрудник не подал заявление о переходе на электронный формат, за ним по умолчанию сохраняется право на бумажную книжку. Следовательно, работодатель обязан продолжать вести бумажную трудовую книжку.
Ситуация 1: На прежнем месте работы способ не выбрали
Часто кадровики задаются вопросом: как быть новому работодателю, если на прежнем месте работы сотрудник не подал заявление о выборе способа ведения трудовой книжки?
Ответ однозначен: новому работодателю нужно продолжать вести принимаемому на работу сотруднику бумажную трудовую книжку. Отсутствие выбора по прошлому месту работы не лишает сотрудника права на бумажный документ. Работодатель не имеет права отказать в приеме бумажной трудовой книжки или принудительно перевести сотрудника в электронный формат.
Ситуация 2: Прием на работу новых сотрудников (в 2021–2026 годах)
Для лиц, которые впервые устраиваются на работу (в т.ч. иностранных граждан), действуют другие правила. На них бумажные трудовые книжки не оформляются и не ведутся. Они автоматически становятся владельцами электронной трудовой книжки.
Однако, если сотрудник не является впервые трудоустраиваемым, но при приеме на работу:
- Не передал работодателю оригинал бумажной трудовой книжки (например, потерял ее, и восстановить возможности нет);
- Не подал заявление о ведении только бумажной или только электронной книжки.
В этом случае ведение трудовой книжки в электронном виде не нарушает прав работника. Если оригинал документа отсутствует и сотрудник не настаивает на заведении новой бумажной книжки, работодатель может вести его трудовую деятельность в электронном формате, передавая сведения в ПФР/СФР.
Как отразить выбор в кадровых программах (на примере 1С)
Если способ ведения трудовой книжки не выбран, важно корректно отразить это в кадровом учете. В программах по кадровому делопроизводству (например, в «1С:Зарплата и управление персоналом 8») при приеме на работу необходимо обратить внимание на следующие флажки:
- «Начало трудовой деятельности» — устанавливается для сотрудников, поступающих на работу впервые.
- «Способ ведения трудовой книжки, выбранный по прежнему месту работы» — этот флажок напрямую влияет на отражение способа ведения трудовой книжки по сотруднику в кадровых отчетах (например, в отчете «Штатные сотрудники»). Если способ не был выбран ранее, программа позволит установить соответствующий статус, исходя из наличия или отсутствия бумажного оригинала.
Что делать работодателю: пошаговый алгоритм
Чтобы избежать штрафов и нарушений трудового законодательства, рекомендуем следующий алгоритм действий при неопределенности со стороны работника:
- Запросите оригинал. При приеме на работу обязательно запросите бумажную трудовую книжку. Если она есть, вы обязаны ее вести.
- Уточните статус. Если сотрудник утверждает, что выбирал ЭТК на прошлом месте, запросите у него выписку из СФР или сведения о трудовой деятельности по форме СТД-Р с прошлого места работы.
- Если документ утерян. Если сотрудник потерял бумажную книжку и не может ее восстановить, предложите ему написать заявление о предоставлении ему сведений о трудовой деятельности в электронном виде (переход на ЭТК). Это позволит вам не заводить новую бумажную книжку.
- Если сотрудник отказывается писать заявление. При наличии стажа, но отсутствии документа на руках и отказе писать заявление на ЭТК, работодатель обязан по заявлению работника оформить новую бумажную трудовую книжку (с пометкой «Дубликат» или о выдаче новой).
Резюме
В 2026 году главное правило остается неизменным: право на бумажную трудовую книжку неотъемлемо, если сотрудник от нее официально не отказался. Если работник со стажем не выбрал способ ведения трудовой книжки, по умолчанию он имеет право на бумажный формат. Принудительный перевод на ЭТК без заявления работника незаконен. И только для новичков, начинающих свой трудовой путь с нуля, законодательство предусматривает исключительно электронный формат учета стажа.