Трудовая книжка — основной документ, подтверждающий трудовую деятельность и стаж работника. В ней фиксируются все изменения: приём на работу, перевод, увольнение, а также сведения о месте работы и должности. Важным элементом ведения трудовой книжки являются вкладыши и бланки, которые позволяют работодателю вносить данные в отдельные страницы, не повреждая основной документ. Ниже подробно рассматривается порядок их учёта, нормативная база, особенности перехода на электронную трудовую книжку и практические рекомендации.

Нормативная база

• Федеральный закон «О труде» (ст. 4) устанавливает требования к содержанию трудовой книжки.
• Постановление Минтруда РФ от 5 март 2021 г. № 5 «Об утверждении правил учета и ведения трудовой книжки» (далее — Постановление).
• Постановление Минтруда РФ от 5 март 2021 г. № 5 «Об утверждении правил учета и ведения книги учета движения трудовых книжек и книги по учету бланков трудовой книжки» (доп. к Постановлению).
• Постановление Правительства РФ от 1 января 2021 г. № 1 «Об утверждении правил перехода на электронную трудовую книжку».

С 2021 г. при приёме на работу специалисты по кадрам обязаны заполнять только электронные трудовые книжки (ЭТК). Однако в некоторых ситуациях, например, при работе с иностранными гражданами или в организациях, где ещё не реализована цифровизация, допускается ведение бумажных трудовых книжек.

Что такое вкладыши и бланки?

• Вкладыши — пояснительные страницы, которые вставляются в трудовую книжку для внесения сведений о месте работы, должности, стаже и т.д. Вкладыши обычно печатаются на официальном бланке организации и подписываются работодателем.
• Бланки трудовой книжки — пустые страницы, предназначенные для будущего заполнения. Они используются, когда работник ещё не начал трудовую деятельность в организации, но планируется его приём.

Как вести учёт вкладышей и бланков

Книги учёта

В соответствии с Постановлением Минтруда РФ от 5 март 2021 г. № 5, работодателю необходимо вести две книги:

1. Книгу учёта движения трудовых книжек (для отслеживания перемещения книжек между подразделениями, филиалами и т.д.).
2. Книгу по учёту бланков трудовой книжки (для регистрации всех бланков и вкладышей, которые были выданы и использованы).

Обе книги должны храниться на бумажном носителе в течение 10 лет с момента последнего изменения в трудовой книжке.

Заполнение вкладышей

1. Получить официальный бланк вкладыша от работодателя.
2. Заполнить поля: ФИО работника, дата приёма, должность, место работы, стаж, дата увольнения (если применимо).
3. Подписать и поставить печать работодателя.
4. Вставить вкладыш в трудовую книжку в соответствии с порядком страниц (обычно после последней заполненной страницы).
5. Отметить в книге учёта бланков дату выдачи и номер вкладыша.

Заполнение бланков

1. Бланк выдается работнику при приёме на работу.
2. Работник заполняет сведения о месте работы, должности и сроке работы.
3. Бланк подписывается работником и работодателем.
4. Бланк храниться в книге учёта бланков до момента его вставки в трудовую книжку.

Переход на электронную трудовую книжку (ЭТК)

С 1 января 2021 г. все работодатели обязаны вести ЭТК. При этом:

• Вкладыши и бланки заменяются электронными записями в системе «Электронная трудовая книжка».
• Печатные документы сохраняются в виде PDF‑копий и хранятся в электронном архиве.
• Книги учёта движения трудовых книжек и учёта бланков теперь ведутся в электронном виде через портал «Мой персональный кабинет» Минтруда.

Однако в тех случаях, когда организация не имеет доступа к системе ЭТК (например, из‑за технических ограничений), допускается временное ведение бумажных трудовых книжек с обязательным последующим переходом.

Ответственность и штрафы

Нарушения правил учёта вкладышей и бланков могут повлечь административную ответственность:

• Неправильное заполнение вкладыша (например, отсутствие печати) может привести к недействительности записи.
• Отсутствие книги учёта бланков в течение 10 лет может стать основанием для штрафа в размере 10 000 ₽.
• Невыполнение требований по переходу на ЭТК в установленный срок может повлечь штраф в размере 50 000 ₽.

Практические рекомендации

• Проверяйте, чтобы все вкладыши были выданы в срок (не более 10 дней после приёма).
• Сохраняйте копии всех бланков в электронном архиве в течение 10 лет.
• Регулярно обновляйте книги учёта (ежемесячно) и проводите сверку с данными в ЭТК.
• Обучайте персонал по кадрам правилам заполнения вкладов и бланков, а также работе с системой ЭТК.
• При переходе на ЭТК обязательно проведите аудит бумажных трудовых книжек и сверку с электронными записями.

Учет вкладышей и бланков в трудовой книжке — неотъемлемая часть кадрового учёта. Соблюдение нормативных требований, правильное ведение книг учёта и своевременный переход на электронную трудовую книжку позволяют избежать юридических рисков, обеспечить прозрачность трудовых отношений и защитить права работников. Следуя приведённым рекомендациям, работодатели могут эффективно управлять кадровыми документами и поддерживать их в соответствии с законодательством РФ.