Трудовая книжка (или её электронный аналог) – один из ключевых документов, подтверждающих трудовой стаж, право на пенсионные выплаты и социальные гарантии. Ситуация, когда сотрудник отказывается предоставить её работодателю, встречается довольно часто и требует чёткого понимания правовых норм и практических шагов.

Что такое трудовая книжка и почему она важна?

• Трудовая книжка (ТК) – официальное свидетельство о трудовой деятельности, в которое вносятся сведения о местах работы, должностях, сроках и основаниях прекращения трудовых отношений.
• С 1 января 2026 г. в России завершён переходный период к Электронной трудовой книжке (ЭТК), однако бумажный вариант остаётся законным документом.
• ТК используется при:
  • оформлении новых трудовых договоров;
  • получении пенсии и социальных выплат;
  • проверке стажа при переводе в другие организации.

Нормативно-правовая база

Основные положения Трудового кодекса РФ (ТК РФ), регулирующие выдачу и получение трудовой книжки:

1. Статья 66.1 ТК РФ – в день прекращения трудового договора работодатель обязан выдать трудовую книжку (или сведения о трудовой деятельности) работнику.
2. Статья 312.2 ТК РФ – при приёме на работу работодатель вносит сведения о трудовой деятельности в книжку (или в ЭТК) по желанию работника, если закон требует ведения ТК.
3. Постановление Правительства РФ от № 2152 – порядок уведомления работника о необходимости получения ТК (почтовое отправление, электронное сообщение и т.п.).

Почему работник может отказаться предоставить трудовую книжку?

Отказ может быть обусловлен разными причинами:

• Утеря или повреждение бумажного документа;
• Желание перейти на электронную трудовую книжку (ЭТК) и отсутствие согласия работодателя на её использование;
• Страх перед раскрытием информации о предыдущих местах работы (например, при конфликтных увольнениях);
• Отсутствие возможности лично явиться в офис (отпуск, командировка, болезнь).

Действия работодателя, если работник отказывается принести ТК

Приём на работу

Если кандидат отказывается предоставить ТК, работодатель имеет несколько вариантов:

1. Отказать в приёме – согласно практике, если трудовая книжка обязательна (например, при повторном трудоустройстве в ту же организацию), отказ в приёме законен.
2. Оформить новую трудовую книжку на основании заявления работника (ст. 312.2 ТК РФ). При этом в новой книжке указываются сведения о предыдущих местах работы, полученные из иных источников (СЗВ‑ТД, справки из ПФР).
3. Предложить оформить Электронную трудовую книжку и направить согласие на её ведение в Службу занятости населения и Социальный фонд РФ.
4. Составить письменный отказ работника и приложить его к личному делу (это будет доказательством в случае судебного разбирательства).

При увольнении

Если в день увольнения работник отказывается забрать ТК, работодатель обязан:

1. Составить акт о невозможности выдачи ТК (подписывается обеими сторонами, если работник согласен; в противном случае – фиксировать отказ в личном деле).
2. Направить уведомление о необходимости явиться за ТК в течение 5‑10 рабочих дней (почтовым отправлением с уведомлением о вручении или электронным письмом).
3. Если в течение установленного срока ТК не получена, отправить её по почте (за счёт работодателя) с сопроводительным письмом и требованием подписать акт получения.
4. В случае полного отказа – оформить новую трудовую книжку и оформить в ней запись о прекращении трудового договора, а также оформить справку о трудовой деятельности (форма 2‑н) для работника.

Судебная практика

Судебные решения подтверждают, что:

• Если работник не представил письменных доказательств, подтверждающих, что он направлял работодателю заявления о приёме на работу, суд может отказать в компенсации за задержку выдачи ТК (Бух.1С, 2024‑03‑22).
• В случае отказа от получения ТК в день увольнения, работодатель обязан направить уведомление о необходимости её получения или согласие на отправку по почте (КонсультантПлюс, 2025‑12‑24).
• Если работник отказывается предоставить ТК при приёме, работодателю рекомендуется оформить новую книжку на основании заявления работника (КонсультантПлюс, 2026‑05‑19).

Пошаговый алгоритм действий работодателя

Приём на работу без ТК

1. Запросить у соискателя пояснительное письмо о причинах отказа предоставить ТК.
2. Сформировать заявление работника о желании оформить новую ТК (если он согласен).
3. Если согласия нет – оформить отказ в приёме и зафиксировать его в личном деле.
4. При желании оформить ЭТК – направить согласие в ПФР и СЗВ‑ТД.

При увольнении при отказе от получения ТК

1. Составить акт о невозможности выдачи ТК (подписи сторон, отметка «отказ»).
2. Отправить уведомление (почтой с уведомлением о вручении) с требованием явиться за ТК в течение 5‑10 дней.
3. Если работник не реагирует – отправить ТК по почте заказным письмом, приложив копию уведомления.
4. Получив подтверждение о доставке, оформить акт получения (подписывается получателем или фиксируется в личном деле).
5. В случае полного отказа – оформить новую ТК и выдать справку о трудовой деятельности.

Документальное оформление

• Все уведомления и акты должны храниться в личном деле сотрудника не менее 5 лет.
• Сделайте скан-копии всех писем и отправлений, подпишите их электронно (если используется электронный документооборот).
• В случае судебного разбирательства подготовьте пакет доказательств: копии актов, уведомлений, подтверждения доставки, заявления работника.

Как оформить новую трудовую книжку

1. Получить заявление работника о желании оформить новую ТК (образец заявления – приложение к ТК РФ).
2. Собрать сведения о предыдущих местах работы:
   • из СЗВ‑ТД;
   • из справок, выданных бывшими работодателями;
   • из выписок из ПФР.
3. Оформить новую ТК в соответствии с пунктом 1 Приложения к ТК РФ и внести в неё полученные сведения.
4. Выдать ТК работнику и зафиксировать факт выдачи в акте приёма‑передачи.

Электронная трудовая книжка: альтернатива бумажному документу

С 2026 г. в России полностью реализован переход к ЭТК. При желании работника использовать электронный вариант необходимо:

1. Получить согласие работодателя (письменно или в электронном виде).
2. Подать заявление в Службу занятости населения через портал Госуслуг.
3. Обновить сведения о трудовой деятельности в ЭТК (работодатель вносит данные через СЗВ‑ТД).
4. Работник получает доступ к своей ЭТК через личный кабинет в СФР.

Рекомендации для HR‑специалистов

• Профилактика: при приёме новых сотрудников сразу уточняйте наличие ТК и готовность её предоставить.
• Включайте в политику компании пункт о порядке выдачи и получения ТК, а также о последствиях отказа.
• Обучайте персонал кадровой службы правильному оформлению уведомлений и актов (шаблоны, сроки).
• Ведите электронный журнал всех отправлений ТК (почтовые трек‑номера, скриншоты электронных писем).
• При возникновении конфликтных ситуаций привлекайте юридический отдел для подготовки доказательной базы.

Отказ работника предоставить или принять трудовую книжку – ситуация, требующая чёткого соблюдения законодательства и документального фиксирования всех действий. Правильный порядок уведомления, оформление актов и, при необходимости, создание новой ТК или переход на электронный вариант позволяют работодателю избежать судебных споров и сохранить правовую чистоту кадрового делопроизводства.

Ключевые шаги:

• Собрать письменные заявления и объяснения от работника;
• Оформить акт о невозможности выдачи/получения ТК;
• Отправить официальное уведомление (почтой с уведомлением о вручении) о необходимости явиться за ТК;
• При отсутствии реакции – отправить ТК по почте и зафиксировать доставку;
• При полном отказе оформить новую ТК или выдать справку о трудовой деятельности.

Соблюдая эти рекомендации, работодатель защищает свои интересы и гарантирует соблюдение прав работника в соответствии с Трудовым кодексом РФ.