Вопрос о том, что делать, если сотрудник, пришедший на первое собеседование, не привёл с собой трудовую книжку, встречается довольно часто. В России трудовая книжка является обязательным документом, но с 2020 г. в большинстве случаев она открываеться в электронной форме. Ниже разберём, какие действия должен предпринять работодатель, какие права и обязанности остаются у работника, а также как избежать конфликтов и нарушений законодательства.

Что такое трудовая книжка и почему её наличие важно?

Трудовая книжка – это официальный документ, в котором фиксируются все сведения о трудовой деятельности работника: даты начала и окончания работы, должности, причины увольнения, начисленные выплаты и т.д. Она подтверждает стаж работы, необходимый при расчёте выходного пособия, пенсионных накоплений и при переходе на другую работу.

Согласно ст. 66 Трудового кодекса РФ, трудовая книжка имеет установленную форму и обязательна для всех работающих граждан. Однако в статье 66.1 ТК РФ указано, что работник может выбрать способ ведения трудовой книжки – бумажную или электронную. Это значит, что отсутствие бумажной книги не является нарушением, если работник согласен вести её в электронной форме.

Что происходит, если работник не привёл трудовую книжку?

1. Проверка статуса работника. Работодатель должен уточнить, имеет ли работник ранее трудовой договор с другим работодателем. Если да, то в бумажной книге будут зафиксированы сведения о предыдущем месте работы.
2. Открытие электронной трудовой книжки. Если работник не имеет бумажной книги, но ранее работал, то в СФР (Социальный фонд России) уже есть сведения о его трудовой деятельности. Работодатель может открыть электронную трудовую книжку, используя данные из базы.
3. Заполнение новой записи. При приёме на работу в первый раз (т.е. без предыдущего трудового договора) работник открывает новую запись в электронной трудовой книжке. В этом случае в бумажной книге ничего не будет, но в электронной базе появится новая запись с датой начала работы.
4. Согласие работника. Работник должен подписать заявление о приёме на работу и согласиться с ведением трудовой книжки в электронной форме. Это можно оформить в электронном виде, используя электронную подпись.

Как оформить электронную трудовую книжку?

• Подача Сведения о трудовой деятельности (форма ЕФС‑1) в СФР. Работодатель обязан отчитываться по каждому сотруднику с 1 января 2020 г. Это делается через портал «Социальный фонд России».
• Заполнение электронной записи в системе. В системе указывается дата начала работы, должность, место работы, сведения о зарплате и т.д.
• Сохранение копии. Работодатель получает электронный документ, который можно распечатать и хранить в электронном архиве.

Что делать, если работник отказывается от электронной трудовой книжки?

Согласно статье 66.1 ТК РФ, работник вправе выбрать способ ведения трудовой книжки. Если он отказывается от электронной формы и не приносит бумажную, то:

• Работодатель может предложить ему оформить бумажную трудовую книжку, но это возможно только при наличии физического документа. Если его нет, то работодатель может предложить ему открыть электронную книгу и согласовать это в письменном виде.
• Если работник отказывается от любого вида трудовой книжки, это может стать основанием для отказа в приёме на работу, но только если это прямо указано в трудовом договоре. В противном случае работодатель обязан вести запись в любой доступной форме.

Как избежать конфликтов?

1. Уточнить требования заранее. В объявлении о вакансии можно указать, что трудовая книжка будет вести в электронной форме, если работник не привёл бумажную.
2. Предоставить инструкции. На сайте работодателя разместить подробную инструкцию о том, как открыть электронную трудовую книжку, какие документы нужны и как подать заявление в СФР.
3. Обучить персонал. Привлечь HR‑специалистов, которые будут знать нюансы работы с СФР и электронными документами.
4. Проверять статус. При приёме нового сотрудника проверять наличие записей в базе СФР. Если запись отсутствует, значит, это первый трудовой договор, и нужно открыть новую запись.

Практический чек‑лист для работодателя

1. Проверьте наличие бумажной трудовой книжки у кандидата.
2. Если книга отсутствует, уточните, работал ли сотрудник ранее.
3. Если работал – откройте электронную трудовую книжку в СФР.
4. Если нет – создайте новую запись в электронной трудовой книжке.
5. Подпишите заявление о приёме и согласие с ведением электронной трудовой книжки.
6. Сохраните копию всех документов в электронном архиве.

Что делать, если работник отказывается от записи?

Если работник отказывается от любой формы трудовой книжки, это может стать основанием для отказа в приёме, но только при наличии чётко прописанных требований в трудовом договоре. В противном случае работодатель обязан вести запись в любой доступной форме, иначе рискует нарушить ТК РФ.

Отсутствие бумажной трудовой книжки при устройстве не является проблемой, если работодатель готов использовать электронную форму. Важно:

• Уточнять статус работника до начала работы.
• Открывать электронную трудовую книжку в СФР.
• Получать согласие работника на ведение записи.
• Соблюдать требования ТК РФ и вести запись в любой доступной форме.

Таким образом, при правильном подходе отсутствие трудовой книжки не приводит к конфликтам и нарушению законодательства. Работодатель получает все необходимые сведения о стаже и трудовой деятельности сотрудника, а работник – возможность официально подтвердить свой трудовой стаж.