Вопрос о том, что делать, когда будущий сотрудник отказывается предоставить трудовую книжку, часто возникает у специалистов по кадрам, руководителей и юристов. С 2021 года в России активно вводятся электронные трудовые книжки, однако в ряде случаев (например, при найме на работу в небольшие организации) всё ещё требуется работа с бумажным документом.

Правовое регулирование

Трудовая книжка регулируется следующими нормативными актами:

• Трудовой кодекс Российской Федерации (ТК РФ) – статья 66, 67, 68, 69.
• Приказ Минтруда России от № 381н «Об утверждении формы трудовой книжки».
• Федеральный закон от № 152‑ФЗ «О персональных данных» (вопросы обработки и передачи данных).
• Приказ Минтруда России от № 110н «Об электронных трудовых книжках» (постепенный переход к электронному формату).

Что говорит закон о предоставлении трудовой книжки

Согласно статье 66 ТК РФ, при приёме на работу работодатель обязан:

1. Оформить трудовой договор.
2. Внести запись в трудовую книжку (бумажную или электронную) о приёме работника.
3. Получить от работника трудовую книжку (или её копию) для внесения записи.

Если работник отказывается предоставить книжку, он нарушает свои обязательства, а работодатель – свои обязанности по оформлению записи.

Последствия отказа работника

Отказ работника может иметь следующие юридические последствия:

• Для работника: нарушение трудового законодательства, что может стать основанием для дисциплинарного взыскания (выговор) и даже увольнения за нарушение правил внутреннего трудового распорядка.
• Для работодателя: невозможность оформить запись о приёме, что может привести к штрафам от инспекции труда (по статье 5.27 КоАП РФ) и к проблемам при проверке стажа сотрудника в будущем.

Как действовать работодателю

Ниже перечислены практические шаги, которые помогут решить ситуацию:

Оформление письменного запроса

Сначала необходимо направить работнику официальное письмо (приказ, служебную записку) с требованием предоставить трудовую книжку в течение установленного срока (обычно 3‑5 рабочих дней). Пример формулировки:

«В соответствии со ст. 66 ТК РФ прошу предоставить трудовую книжку для внесения записи о приёме на работу. В случае непредоставления в течение 5 рабочих дней будет вынесено дисциплинарное взыскание».

Предложить альтернативу – электронную трудовую книжку

С 2021 года большинство организаций переводятся на электронный формат. Если у работника есть электронная трудовая книжка (ЭТК), попросите его предоставить доступ к ней через портал Госуслуг или через приложение «Трудовая книжка». Это устраняет необходимость физической передачи бумажного документа.

Оформление копии или выписки

Если работник отказывается отдать оригинал, можно потребовать предоставить копию трудовой книжки, заверенную печатью организации, где она находится (например, в предыдущем месте работы). Копия должна быть подписана работником и подтверждена печатью.

Применение дисциплинарных мер

Если после письменного запроса работник продолжает отказываться, работодатель имеет право:

• Внести в личное дело выговор (ст. 192 ТК РФ).
• При наличии соответствующего пункта в локальном нормативном акте – приостановить ввод в должность до предоставления книжки.
• В крайнем случае – расторгнуть трудовой договор в одностороннем порядке по статье 81 ТК РФ (нарушение работником трудовой дисциплины).

Обращение в инспекцию труда

Если ситуация не решается, работодатель может обратиться в территориальный орган Федеральной службы по труду и занятости (Роструд) с жалобой. Инспекция проведёт проверку и может наложить штраф за нарушение трудового законодательства.

Как избежать подобных конфликтов в будущем

Профилактика – лучший способ избежать проблем. Рекомендации:

1. Внести пункт о трудовой книжке в трудовой договор. Указать обязательство работника предоставить документ в течение определённого срока.
2. Обучать HR-специалистов. Проводить регулярные тренинги по актуальному законодательству и работе с электронными трудовыми книжками.
3. Внедрить электронный документооборот. Перейти на ЭТК, что уменьшит зависимость от бумажных носителей.
4. Создать внутренний регламент. Оформить локальный нормативный акт, регламентирующий порядок предоставления и возврата трудовых книжек.
5. Проводить проверку документов на этапе собеседования. Уточнять наличие трудовой книжки и готовность её предоставить.

Пример типового письма‑запроса

От: ______________________ (наименование организации)
Кому: ______________________ (Ф.И.О. работника)
Тема: Требование предоставить трудовую книжку

В соответствии со ст. 66 Трудового кодекса Российской Федерации прошу предоставить оригинал (или копию) трудовой книжки для внесения записи о приёме на работу. Срок предоставления – 5 (пять) рабочих дней с даты получения данного письма.

В случае непредоставления в указанный срок будет вынесено дисциплинарное взыскание в виде выговора, а также могут быть применены иные меры, предусмотренные Трудовым кодексом РФ и локальными нормативными актами организации.

С уважением,
______________________ (подпись, Ф.И.О., должность)
 

Отказ работника предоставить трудовую книжку – ситуация, требующая быстрого и законного реагирования. Сочетание правовых мер (письменный запрос, дисциплинарные взыскания) и современных технологий (электронные трудовые книжки) позволяет решить проблему без ущерба для обеих сторон. Главное – действовать в рамках Трудового кодекса и своевременно фиксировать все действия в документации.

Помните, что правильное оформление трудовых отношений защищает интересы как работодателя, так и работника, а соблюдение законодательства снижает риск штрафов и судебных разбирательств.

Дата публикации: