Дата публикации: 23 мая 2026 г. 12:49
В 2026 году в России завершается переходный период внедрения электронной трудовой книжки (ЭТК). Многие работники, особенно те, кто впервые вступает в трудовые отношения, сталкиваются с вопросом: что делать, если у кандидата нет бумажной трудовой книжки? В статье разберём, как оформлять трудовую деятельность в электронном виде, какие нормы Трудового кодекса (ТК РФ) применяются, и какие шаги необходимо предпринять работодателю.
Кратко о новых правилах
- С 1 января 2026 года в РФ вводится обязательный переход на электронную форму ведения трудовой деятельности.
- Электронная трудовая книжка (ЭТК) хранится в базе СФР (Советский фонд пенсионного страхования).
- Для новых сотрудников, которые никогда не оформляли бумажную книжку, открывается ЭТК сразу при приёме.
- Возможен выбор формы (бумажная или электронная) для остальных работников.
Что такое электронная трудовая книжка?
Электронная трудовая книжка – это цифровой аналог традиционной бумажной записи о трудовой деятельности. Она содержит сведения о местах работы, должностях, сроках, а также сведения о стаже, необходимых для расчёта пенсии и соцвыплат.
ЭТК формируется в рамках СФР и доступна работодателю и самому работнику через личный кабинет на портале СФР;
Какие сведения вносятся в ЭТК?
- ФИО работника.
- Дата рождения.
- Место и дата приёма на работу.
- Должность и подразделение.
- Сведения о заключённом трудовом договоре.
- Сведения о прохождении испытательного срока (если он предусмотрен).
- Сведения о переводах, увольнениях, расторжении договоров.
- Данные о страховых взносах и их уплате.
Как оформить ЭТК при приёме на работу впервые в 2026 году?
Для сотрудника, который никогда не работал по трудовому договору (трудовая книжка ранее не оформлялась), процесс выглядит так:
- Создание записи в СФР. Работодатель подаёт сведения о новом сотруднике в СФР в рамках формы ЕФС‑1 (Сведения о трудовой деятельности).
- Подтверждение личности. Необходимо предоставить паспорт, ИНН и, при необходимости, СНИЛС.
- Заполнение ЭТК. Система автоматически генерирует электронный документ, в который вносятся все сведения, перечисленные в пункте 1.
- Подписание и подтверждение. Работодатель и сотрудник подписывают электронный документ в электронном виде (ЭЦП или подтверждение через личный кабинет).
- Хранение. ЭТК сохраняется в базе СФР и доступна для просмотра работодателю и самому работнику.
Важно отметить, что электронный способ не отменяет необходимости оформить трудовой договор и приказ о приёме на работу. Они остаются основными документами, подтверждающими факт занятости.
Что делать, если у сотрудника нет ни бумажной, ни электронной трудовой книжки?
Если при приёме на работу у кандидата действительно отсутствует какая‑либо запись о трудовой деятельности, работодатель обязан:
- Оформить новую электронную трудовую книжку в соответствии с требованиями ТК РФ и норм СФР.
- Получить от сотрудника подтверждающие документы (паспорт, СНИЛС, возможно, справка о предыдущей работе, если она есть).
- Внести сведения в ЭТК сразу после подписания трудового договора.
- Сохранить всю переписку и подтверждения о подаче данных в СФР (электронные копии заявлений, подтверждения о приёме сведений).
Таким образом, отсутствие традиционной трудовой книжки не является препятствием для легального трудоустройства – достаточно перейти на электронный формат.
Как подтвердить наличие ЭТК у работника?
Для подтверждения того, что у сотрудника действительно существует электронная трудовая книжка, можно использовать следующие способы:
- Просмотр информации в личном кабинете на портале СФР (доступно только при наличии согласия сотрудника).
- Получение выписки из базы СФР, оформленной в виде официального документа.
- Запрос в отдел кадров СФР (по телефону или электронной почте) с указанием ФИО сотрудника и причины запроса.
Эти документы могут потребоваться при оформлении кредитов, ипотеки, подаче на пенсию и других официальных процедурах.
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
- Вопрос: Можно ли вести одновременно бумажную и электронную трудовую книжки?
Ответ: Да. По закону (ст. 66, 66.1 ТК РФ) работник может выбрать форму – бумажную, электронную или обе одновременно. При этом электронная запись считается основной, если работник находится в системе СФР. - Вопрос: Что делать, если электронная запись была удалена или повреждена?
Ответ: В таком случае работодатель обязан заново оформить запись в СФР, предоставив подтверждающие документы о предыдущей работе (трудовой договор, приказы, справки). - Вопрос: Как оформить испытательный срок, если в ЭТК нет соответствующей записи?
Ответ: Условие испытательного срока может быть включено в трудовой договор. Отсутствие записи в ЭТК не отменяет его юридической силы, однако для подтверждения факта испытания в системе СФР необходимо указать дату начала и окончания испытательного срока.
Отсутствие у сотрудника традиционной трудовой книжки в 2026 году – ситуация типовая, особенно в условиях массового перехода на электронные формы. Главное – своевременно оформить электронную трудовую книжку, правильно заполнить её сведениями из трудового договора и подать их в СФР. При правильном подходе работодатель обеспечивает юридическую чистоту отношений, а сотрудник получает возможность подтверждать свой опыт работы и стаж без риска потери документов.
Если у вас возникнут сложности с оформлением ЭТК, рекомендуем обратиться в ближайшее отделение СФР или воспользоваться онлайн‑консультантом на официальном портале.
Автор: кадровый департамент, 2026