Ситуация‚ когда новый сотрудник приходит на работу с двумя трудовыми книжками‚ встречается не так уж редко. Причины могут быть разными: утеря первой книжки с последующим оформлением дубликата‚ попытка скрыть периоды работы‚ ошибки при оформлении или даже намеренное нарушение законодательства. В 2026 году‚ когда электронные трудовые книжки активно внедряются‚ но бумажные ещё остаются в обороте‚ правильное реагирование работодателя критически важно — как для соблюдения трудового законодательства‚ так и для защиты прав сотрудника и самого работодателя.

Законно ли иметь две трудовые книжки одновременно?

Краткий ответ: нет‚ это не законно.

Согласно статье 66 Трудового кодекса РФ‚ трудовая книжка — это единственный официальный документ‚ подтверждающий трудовой стаж работника. Она заводится один раз на каждого сотрудника при первом трудоустройстве и передаётся от работодателя к работодателю на протяжении всей карьеры.

Несмотря на то‚ что ТК РФ прямо не содержит фразы «запрещено иметь две трудовые книжки»‚ практика и разъяснения контролирующих органов (включая Росударственную инспекцию труда и Пенсионный фонд РФ) однозначно указывают:

• Одновременное владение двумя трудовыми книжками противоречит сути законодательства — документ должен быть единым и непрерывным.
• Получение второй трудовой книжки путём подачи ложного заявления об утере — это фальсификация документов‚ что может повлечь административную или даже уголовную ответственность (ст. 327 УК РФ — подделка официальных документов).
• Судебная практика (например‚ определение 3 КСОЮ от № 88-23329/2023) подтверждает: использование двух книжек одновременно — нарушение‚ и работодатель не обязан вести две книжки у одного работника.

Однако важно понимать: сам факт наличия двух книжек у работника не является автоматическим основанием для увольнения. Чаще всего это результат ошибки‚ незнания или попытки сохранить стаж. Задача работодателя — не наказать‚ а помочь устранить нарушение легально и корректно.

Почему работник может принести две трудовые книжки?

Распространённые причины:

1. Утеря первой книжки, работник оформил дубликат‚ но старую не сдал‚ и теперь обе находятся у него.
2. Попытка скрыть перерывы в трудовой деятельности — например‚ период безработицы или работы по гражданско-правовому договору.
3. Работа по совместительству без оформления — сотрудник хотел «зарегистрировать» вторую работу как основную‚ чтобы не оформлять совместительство.
4. Ошибки при оформлении дубликата, кадровик старого работодателя неправильно оформил дубликат‚ и работник не понял‚ что старая книжка больше не действительна.
5. Подготовка к пенсии — работник хочет‚ чтобы Пенсионный фонд учёл все периоды работы‚ даже если они были в «забытой» книжке.

Что должен сделать работодатель‚ если работник принёс две трудовые книжки?

Работодатель должен действовать поэтапно‚ соблюдая закон и защищая интересы обеих сторон.

Этап 1: Принять обе книжки и провести проверку

Не отказывайтесь от документов. Примите обе трудовые книжки и:

• Сверьте ФИО‚ даты рождения‚ номера серий и номера книжек.
• Проверьте даты внесения записей — нет ли пересечений по времени (например‚ одна книжка содержит запись о трудоустройстве в 2020 году‚ а вторая, в 2019 году на том же месте).
• Определите‚ какая книжка является оригинальной‚ а какая — дубликатом.

Важно: Дубликат трудовой книжки — это не новая книжка‚ а восстановленная копия оригинала‚ заверенная печатью и подписью работодателя‚ который её выдал. Он имеет ту же юридическую силу‚ что и оригинал. Если дубликат оформлен правильно — он заменяет оригинал.

Этап 2: Выяснить у работника‚ какая книжка является основной

Проведите беседу с сотрудником. Спросите:

• Почему у него две книжки?
• Какая из них была выдана первоначально?
• Был ли утерян оригинал‚ и когда оформлялся дубликат?
• Хочет ли он‚ чтобы все периоды работы были учтены при начислении пенсии?

Запишите показания сотрудника в письменном виде (можно оформить как служебную записку с его подписью).

Этап 3: Определить‚ какую книжку принимать за основную

Правило: основной считается та трудовая книжка‚ которая была выдана первоначально при первом трудоустройстве. Если она утеряна — дубликат‚ оформленный по правилам‚ становится основным документом.

Если обе книжки содержат непересекающиеся периоды работы:

• Принимается за основную книжка‚ которая была выдана первой (по дате первой записи).
• Все записи из второй книжки‚ которые не дублируют первую‚ вносятся в основную книжку на основании документов (справки с предыдущих мест работы‚ выписки из архива‚ приказы и т.д.).

Если есть пересечения по датам (например‚ две записи о работе в одном месте в одно и то же время):

• Такая ситуация указывает на нарушение — возможно‚ одна книжка оформлена незаконно.
• Работодатель обязан запросить подтверждающие документы с предыдущих работодателей.
• Если подтверждение невозможно — записи в «ложной» книжке не учитываются.

Этап 4: Внести записи в одну трудовую книжку

После определения основной книжки все периоды работы из второй (если они не дублируют первую и подтверждены документами) вносятся в основную книжку в хронологическом порядке.

Для этого:

1. Получите от работника заявление о желании внести записи из второй книжки в основную.
2. Попросите справки с предыдущих мест работы (если они есть) или запросите информацию через ПФР и ФСС.
3. На основании этих документов внесите записи в основную трудовую книжку‚ указав: «Запись внесена на основании справки № ___ от ___».
4. Вторую книжку не уничтожайте — она становится архивным документом. Заверьте её печатью: «Дубликат трудовой книжки. Записи перенесены в основную книжку. Дубликат признан недействительным». Подпишите и поставьте печать работодателя.

Этап 5: Уведомить Пенсионный фонд

Если работник планирует выход на пенсию в ближайшие годы‚ важно‚ чтобы ПФР учёл все периоды работы. Для этого:

• Подайте в ПФР заявление о пересчёте стажа с приложением обеих книжек и подтверждающих документов.
• Укажите‚ что одна книжка является дубликатом‚ и все периоды были перенесены в основную.
• ПФР сам проведёт сверку с базами данных работодателей и примет решение о зачёте стажа.

Судебная практика показывает‚ что если стаж подтверждён документально — ПФР обязан его зачесть‚ даже если он был в «лишней» книжке (см. определение 6 КСОЮ от № 88-4570/2024).

Что делать с «лишней» трудовой книжкой?

Не выбрасывайте её! Даже если она признана недействительной‚ она может понадобиться:

• Для подтверждения стажа при пенсии.
• Для проверки в случае спора с ПФР.
• Для архива компании (хранить 5 лет после увольнения).

На обложке второй книжки сделайте надпись:

«Дубликат трудовой книжки. Признан недействительным. Все записи перенесены в основную трудовую книжку № ___ от ___»
Подпись ответственного лица‚ печать‚ дата

Храните её вместе с личным делом работника.

Какие риски есть для работодателя?

Если работодатель игнорирует ситуацию и ведёт две книжки одновременно — это нарушение:

• ст; 66 ТК РФ, нарушение порядка ведения трудовых книжек.
• ст. 5.27 КоАП РФ — административная ответственность до 50 000 рублей для организации.
• Риск отказа в зачёте стажа ПФР‚ если записи не будут согласованы.
• Возможные претензии со стороны сотрудника при подаче на пенсию.

Если работодатель знает‚ что работник предоставил поддельную книжку‚ и не предпринимает действий, это может быть расценено как соучастие в фальсификации документов.

Что делать‚ если работник отказывается сдать одну книжку?

Если сотрудник упорно не хочет расстаться с «лишней» книжкой‚ действуйте так:

1. Оформите служебную записку с указанием факта предоставления двух книжек.
2. Проведите беседу‚ разъясните последствия: «Если вы не предоставите документы для устранения нарушения‚ Пенсионный фонд может не зачесть часть вашего стажа».
3. Если сотрудник продолжает уклоняться — направьте ему письменное требование о предоставлении документов для корректировки трудовой книжки (с уведомлением о получении).
4. Если и это не помогает, внесите в личное дело запись о нарушении и направьте информацию в Росударственную инспекцию труда.

Важно помнить: закон защищает стаж‚ а не книжки

Самое главное — не потерять трудовой стаж работника. Даже если он допустил ошибку‚ работодатель обязан помочь ему восстановить полноту учёта стажа. Пенсионный фонд не смотрит на количество книжек — он смотрит на документы‚ подтверждающие трудовую деятельность.

Рекомендации работодателю на 2026 год:

• Никогда не ведите две трудовые книжки у одного работника.
• Всегда проверяйте наличие дубликатов при приёме на работу.
• Собирайте подтверждающие документы с предыдущих мест работы.
• Сотрудничайте с ПФР, они помогут восстановить стаж даже при утерянных документах.
• Обучайте кадровиков правилам ведения трудовых книжек, ошибки часто возникают из-за незнания.

Если работник принёс две трудовые книжки — это не повод для паники. Это повод для профессионального подхода. Ваша задача — не наказать‚ а восстановить справедливость: чтобы стаж работника был учтён полностью‚ а закон, соблюдён безупречно.

Помните: честность и прозрачность — лучшая защита от штрафов‚ споров и судебных разбирательств.