Трудовая книжка (или её электронный аналог) является основным документом, подтверждающим трудовую деятельность гражданина․ После смерти работника возникает вопрос: что делать с трудовой книжкой, кому её передавать и в какие сроки․ Ниже подробно рассмотрен порядок действий для родственников, представителей наследства и работодателей․
Нормативная база
- Трудовой кодекс РФ (ст․ 66, 66․1) – регулирует ведение и хранение трудовых книжек․
- Федеральный закон «О страховых пенсиях» (ст․ 11) – определяет порядок подачи сведений о трудовой деятельности в Социальный фонд России (СФР)․
- Постановление Правительства РФ от № 2154 «Об утверждении Правил ведения трудовых книжек» – устанавливает форму и порядок заполнения․
- Приказ Минтруда России от № 302н «Об утверждении формы электронной трудовой книжки» – регламентирует работу с ЭТК․
Кто обязан сдавать трудовую книжку после смерти?
Обязанность сдачи трудовой книжки возникает у:
- Наследника (или законного представителя наследства) – если трудовая книжка находится у deceased․
- Работодателя – если книжка хранилась у него (например, при хранении в кадровом отделе)․
- Уполномоченного лица социального фонда – в случае, когда сведения о трудовой деятельности уже переданы в электронном виде и требуется только подтверждение факта смерти․
Пошаговая инструкция для наследников
Установить место хранения трудовой книжки
Проверьте, где находилась книжка:
- у покойного дома;
- в отделе кадров последнего места работы;
- в электронном виде в личном кабинете на портале «Госуслуги» или в СФР․
Подготовить необходимые документы
Для сдачи трудовой книжки потребуется:
- Свидетельство о смерти (оригинал или заверенная копия)․
- Документ, подтверждающий право на получение наследства (свидетельство о праве на наследство, нотариальная доверенность, если действует представитель)․
- Паспорт заявителя (наследника или его представителя)․
- Если книжка электронная – выписка из личного кабинета СФР с отметкой о смерти (можно получить в МФЦ или через «Госуслуги»)․
Обратиться в соответствующий орган
В зависимости от формы книжки:
- Бумажная трудовая книжка – сдаётся в Социальный фонд России (СФР) по месту последней регистрации умершего или в отделение Пенсионного фонда, которое сейчас входит в СФР․
- Электронная трудовая книжка – достаточно уведомить СФР о смерти через личный кабинет на портале «Госуслуги» или в МФЦ, приложив свидетельство о смерти․ После этого сведения о трудовой деятельности автоматически считаются завершёнными․
Получить подтверждение сдачи
После приёма документов СФР выдаёт:
- Расписку о принятии трудовой книжки (для бумажного варианта)․
- Уведомление о внесении записи о смерти в электронную трудовую книжку (для ЭТК)․
Эти документы могут понадобиться при оформлении пенсии по случаю потери кормильца, наследства или других социальных выплат․
Особенности сдачи электронной трудовой книжки
С 1 января 2020 года в России действует обязательная электронная трудовая книжка (ЭТК); После смерти работника:
- Работодатель в течение 5 рабочих дней после получения извещения о смерти направляет в СФР форму ЕФС-1 «Сведения о трудовой деятельности» с отметкой об увольнении по причине смерти․
- Наследник может самостоятельно внести запись о смерти в личном кабинете СФР, приложив скан свидетельства о смерти․
- После внесения записи ЭТК считаеться закрытой; дальнейшие трудовые записи не вносятся․
Важно: даже если книжка велась в электронном виде, работодатель всё равно обязан передать в СФР сведения об увольнении (форма ЕФС-1) в установленные сроки․
Что делать, если трудовая книжка утеряна?
В случае утраты бумажной трудовой книжки:
- Получите дубликат в последнем месте работы (по заявлению и предоставлению документов, подтверждающих трудовую деятельность)․
- Если дубликат получить невозможно (например, организация ликвидирована), обратитесь в архив организации или в СФР за справкой о стазе и заработке (форма 2‑НДФЛ, выписка из лицевого счета)․
- Эти документы принимаются СФР при назначении пенсии и других выплат․
- Сдать книжку в течение 30 дней с момента получения свидетельства о смерти, чтобы избежать задержек при оформлении пенсии по случаю потери кормильца․
- Для работодателей – направить форму ЕФС-1 в СФР не позднее 5 рабочих дней** после получения извещения о смерти․
- Нужно ли сдавать трудовую книжку, если покойник никогда не работал официально?
- Если трудовая деятельность не оформлялась, трудовая книжка не выдавалась и сдавать её не требуеться․ Достаточно предоставить иные документы о доходах (например, справки из налоговой)․
- Можно ли сдать трудовую книжку через МФЦ?
- Да․ МФЦ принимает документы для СФР и выдаёт расписку о приёме․ Это удобно, если нет возможности лично посетить отделение фонда․
- Что делать с трудовой книжкой, если наследник проживает в другом регионе?
- Книжку можно отправить заказным письмом с описью вложения и уведомлением о получении в отделение СФР по последнему месту регистрации умершего․ Вместе с книжкой следует приложить копию свидетельства о смерти и документ, подтверждающий право на наследство․
- Нужно ли заверять копию трудовой книжки перед сдачей?
- Для бумажной книжки достаточно предоставить оригинал; Если оригинал утерян и предоставляется дубликат или справка, заверение не требуется – достаточно заверенной копии, выданной организацией или архивом․
- Подготовить свидетельство о смерти и документы, подтверждающие право на наследство․
- Обратиться в Социальный фонд России (или через МФЦ/Госуслуги) с соответствующим пакетом документов․
- Соблюсти рекомендуемые сроки (в течение 30 дней для наследников, 5 рабочих дней для работодателей)․
- Получить подтверждение сдачи (расписку или уведомление об электронной записи)․
Сроки сдачи трудовой книжки после смерти
Конкретных сроков, установленных законом, для сдачи трудовой книжки после смерти нет, однако рекомендуется:
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
Сдача трудовой книжки после смерти – важный шаг для корректного оформления пенсионных и социальных выплат․ Порядок действий зависит от формы книжки (бумажная или электронная) и от того, кто хранит документ․ Основные требования:
Следуя данной инструкции, вы избежите задержек и сможете своевременно оформить все полагающиеся выплаты и льготы․
Информация актуальна на май 2026 года и основана на действующем законодательстве РФ․