Главное, что нужно помнить работодателям и работникам: традиционная бумажная трудовая книжка перестала быть основным документом для новых записей у тех, кто перешел на электронный формат. Однако, согласно законодательству, традиционные бумажные трудовые книжки сохраняются, если они уже были заведены ранее и работник не отказался от их ведения в пользу электронного формата до окончания переходного периода.
Электронная трудовая книжка (ЭТК) теперь является основным источником информации о трудовом стаже гражданина. Она позволяет в режиме реального времени:
- Проверять, передает ли работодатель сведения в Социальный фонд России (СФР);
- Контролировать правильность вносимых записей;
- Использовать данные для оформления пенсий и пособий без необходимости запрашивать бумажные справки.
Стандарты оформления дубликатов
Важным аспектом новых стандартов является процедура восстановления утерянных документов. С 1 января 2024 года (и продолжает действовать в 2026 году) при оформлении дубликата трудовой книжки работодатель обязан использовать данные, содержащиеся в информационной системе Фонда социального страхования (ныне часть СФР). Это исключает необходимость долгих поисков архивных документов и снижает риск человеческой ошибки.
Если речь идет о временных трудовых книжках, то они выдаютсяным категориям граждан, например, переселенцам из приграничных территорий, чтобы обеспечить их возможность легального трудоустройства до момента восстановления основных документов или получения статуса беженца.
Требования к бумажному документообороту
Несмотря на цифровизацию, полностью отказаться от бумаги в кадровом делопроизводстве пока нельзя. Существуют строгие стандарты учета самих бланков:
- Книга учета движения трудовых книжек — ведется исключительно на бумажном носителе.
- Книга учета бланков трудовой книжки, также должна вестись в бумажном виде.
Минтруд в своих разъяснениях подчеркивает, что эти книги являются документами строгой отчетности и должны храниться у работодателя с соблюдением всех норм архивного дела.
Кто должен был перейти на ЭТК?
Переход на электронные трудовые книжки коснулся всех организаций и индивидуальных предпринимателей, имеющих наемных работников. Процесс был поэтапным:
- Для новых сотрудников, впервые поступающих на работу с 2020 года, трудовые книжки заводятся только в электронном виде.
- Для действующих сотрудников работодатели были обязаны собрать заявления о выборе формы ведения трудовой книжки (электронная или бумажная).
- С 2026 года механизм работы с ЭТК стал безальтернативным стандартом для фиксации нового стажа в цифровом контуре СФР.
Таким образом, в мае 2026 года мы наблюдаем сформировавшуюся систему, где электронный след работника является приоритетным, но при этом сохраняется юридическая сила правильно оформленных бумажных документов, заведенных в прошлом. Работодателям крайне важно следить за своевременной передачей данных в Социальный фонд, так как именно эти данные теперь являются основой для расчета пенсии и подтверждения трудового стажа гражданина.