С 1 января 2021 года в России действует система электронных трудовых книжек (ЭТК). Однако многие работники до сих пор не подали работодателю заявление о выборе формата ведения своей трудовой книжки. Эта статья подробно разбирает, что происходит, если заявление не подано, и какие шаги необходимо предпринять.

Ключевой принцип: «По умолчанию», бумажный носитель

Важно понимать основное правило, установленное законодательством и разъяснениями контролирующих органов (ПФР, Минтруда):

• Если работник не подал заявление о переходе на электронную трудовую книжку (ЭТК) и не подал заявление о продолжении ведения бумажной книжки
• Это правило действует автоматически. Отсутствие заявления не означает, что работник перешел на электронный формат. Напротив, оно означает сохранение прежнего, бумажного порядка.

Почему это важно знать? Контекст переходного периода

С 1 января 2021 года начался переходный период для внедрения ЭТК. Изначально предполагалось, что все работники должны будут сделать осознанный выбор. Однако на практике сложилась ситуация, когда многие сотрудники (особенно работающие давно) просто не знали об этом требовании или не сталкивались с необходимостью подачи заявления.

К концу 2025 / началу 2026 года (точная дата может уточняться) завершается этот переходный период. После этого:

1. Для вновь принимаемых на работу (не имевших ранее трудовой книжки) бумажный бланк, как правило, не оформляется — информация заводится только в электронном виде;
2. Для работающих граждан, которые не сделали выбор до окончания переходного периода, могут вступать в силу более строгие правила. Пока же действует правило «не подал заявление — веди бумажную».

Ситуации, когда заявление не подано: подробный разбор

Работник принят на работу после 1 января 2021 года и не подал заявление

Если сотрудник при трудоустройстве передал работодателю бумажную трудовую книжку (имевшуюся у него) и не написал заявление о переходе на ЭТК, кадровик вносит записи в эту бумажную книжку. Электронная книжка для него не создается автоматически.

Работник принят на работу после 1 января 2021 года и не имел ранее трудовой книжки

Если человек никогда не работал официально (или его стаж до 2021 года уже учтен в ПФР) и бумажной книжки у него нет, то:

• Работодатель не оформляет бумажный бланк.
• Информация о его приеме и увольнении заносится только в электронную трудовую книжку, которая создается в системе ПФР автоматически при первом трудоустройстве в этот период.
• Важно: Такой работник может later подать заявление о выдаче ему выписки из ЭТК или о переводе записей в бумажный носитель (если это еще возможно).

Работник сменил работу и «забыл» сделать выбор на предыдущем месте

Если на прошлом месте работы сотрудник не подал заявление, его записи велись в бумажную книжку. При приеме на новую работу он снова должен:

1. Передать свою бумажную книжку новому работодателю.
2. При необходимости — подать заявление о выборе формата (если хочет перейти на электронную).
3. Если заявления нет, новый работодатель продолжит вести записи в переданную бумажную книжку.

Что должен делать работник? Практические рекомендации

Если вы не уверены, какая форма ведения трудовой книжки у вас установлена, действуйте по следующему плану:

Шаг 1: Проверьте свою бумажную трудовую книжку

Внимательно просмотрите последние страницы. Ищите:

• Запись о подаче заявления. Если вы когда-либо писали заявление о переходе на ЭТК, об этом должна быть отметка (например, «Заявление о переходе на электронную трудовую книжку принято»).
• Отметку об отказе от бумажной книжки. Если такая отметка есть, значит, вы уже перешли на электронный формат, и бумажные записи после этой даты не ведутся.

Шаг 2: Обратитесь в отдел кадров (HR) своего работодателя

Запросите официальную информацию:

• Ведется ли ваша трудовая книжка в бумажном или электронном виде?
• Имеется ли в системе ПФР (Единой государственной информационной системе социального обеспечения — ЕГИСС) информация о вас как об обладателе ЭТК?
• Если вы хотите изменить формат (например, перейти с бумажного на электронный), как правильно оформить заявление?

Шаг 3: Подайте заявление, если хотите изменить формат

• Чтобы перейти на ЭТК: Подайте работодателю письменное заявление с просьбой вести вашу трудовую книжку в электронном виде. После этого все последующие записи будут вноситься только в ЭТК. Вернуться к бумажному формату после этого будет нельзя.
• Чтобы продолжить вести бумажную книжку (если вы ранее не подавали такое заявление): На практике, если заявление не подано, бумажная книжка ведется автоматически. Однако для полной ясности можно подать заявление с просьбой продолжать вести бумажный вариант. Это особенно важно для тех, кто хочет иметь физический документ в руках.

Риски и важные нюансы

• Потеря бумажной книжки. Если у вас ведется бумажная книжка, вы несете ответственность за ее хранение. При утере необходимо получить дубликат через суд или в МФТС (в зависимости от ситуации).
• Несоответствие данных. Иногда записи в бумажной книжке могут не соответствовать данным в ПФР. Регулярно проверяйте выписку из своей ЭТК (даже если вы ведете бумажную) через личный кабинет на сайте Госуслуг или в отделении ПФР.
• Запись о приеме в ЭТК без вашего заявления. Если работодатель по ошибке завел вам ЭТК без вашего заявления, вы вправе потребовать внесения соответствующих записей в вашу бумажную книжку (если она у вас есть) или оформить отказ от ЭТК в письменном виде.
• Сроки. После окончания переходного периода (ориентировочно с 2026 года) правила могут измениться. Возможно, для всех, не сделавших выбор, будет установлен единый электронный формат. Следите за обновлениями законодательства.

Ситуация, когда работник не подал заявление о ведении бумажной трудовой книжки, не является критической на текущий момент. По умолчанию его права защищены: работодатель продолжит вести для него бумажный документ.

Однако для полной ясности и контроля над своими данными рекомендуется:

1. Самостоятельно проверить, как ведется ваша книжка.
2. При необходимости — подать заявление с явным указанием желаемого формата (бумажный или электронный).
3. Регулярно сверять данные в бумажной книжке с выпиской из электронной (если она есть).

Будьте proactive в вопросах своего трудового стажа — это напрямую влияет на размер будущей пенсии и другие социальные гарантии.

Примечание: Статья основана на действующем законодательстве и разъяснениях на 2026 год. Законодательство может меняться. Для получения персональной консультации обращайтесь к юристу по трудовому праву или в отдел кадров вашей организации.