Трудовая книжка остаётся важным документом, подтверждающим стаж и опыт работы. Однако бывают ситуации, когда сотрудник отказывается получить её при увольнении или просто забывает забрать. Ниже рассмотрены правовые основания, возможные риски для обеих сторон и рекомендации по оформлению таких случаев.

Нормативная база

• Трудовой кодекс РФ, ст. 66.1 – обязанность работодателя выдать трудовую книжку (или сведения о трудовой деятельности) в день прекращения трудового договора либо в течение трёх рабочих дней после письменного заявления работника.
• Федеральный закон от № 125‑ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» – регламентирует хранение невостребованных трудовых книжек и их дубликатов у работодателя до востребования.
• Постановление Правительства РФ от № 225 – порядок ведения и выдачи трудовых книжек.

Последствия для работника

• Потеря доступа к трудовому стажу – без книжки сложно подтвердить периоды работы при приёме на новую должность, оформлении пенсии или получении социальных выплат.
• Риск споров с новым работодателем – многие компании требуют оригинал трудовой книжки при оформлении; отсутствие документа может привести к отказу в приёме на работу или необходимости предоставлять альтернативные подтверждения (справки 2‑НДФЛ, выписки из ПФР и т.д.).
• Возможность требовать компенсации – если работодатель задерживает выдачу книжки без уважительной причины, сотрудник может обратиться в суд с требованием выплаты:
  • недополученного заработка за период задержки (ст. 236 ТК РФ);
  • компенсации морального вреда;
  • штрафа за нарушение сроков выдачи документа (ст. 5.27 КоАП РФ).

Последствия для работодателя

• Административная ответственность – за несвоевременную выдачу трудовой книжки возможен штраф от 30 000 до 50 000 руб. (ст. 5.27 КоАП РФ).
• Риск судебных исков – работник может потребовать компенсацию за задержку, моральный вред и даже восстановление на работе, если суд признает действия работодателя неправомерными.
• Обязанность по хранению – невостребованная трудовая книжка (или её дубликат) должна храниться у работодателя в соответствии с архивным законодательством до момента её получения работником или его законными представителями.
• Возможные конфликты с коллективом – использование трудовой книжки как «рычага давления» (например, удержание из‑за недостач) подрывает доверие и может привести к коллективным жалобам в трудовую инспекцию.

Порядок действий работодателя, если работник не забрал книжку

1. Фиксировать факт отказа – составить акт о том, что в день увольнения работник отказался получить трудовую книжку и не расписался в графе 13 книги учёта.
2. Направить уведомление – отправить работнику письменное извещение (заказным письмом с уведомлением о вручении или электронной почтой с подтверждением получения) о необходимости явиться за документом. В уведомлении указать:
   • наименование организации;
   • ФИО работника;
   • дата и причина увольнения;
   • срок, в течение которого книжка будет храниться (как правило, до востребования, но не менее 5 лет согласно архивным нормам);
   • контактные данные для получения.
3. Ждать ответа – если работник не отреагировал в течение 10 рабочих дней, можно считать, что он отказался от получения документа.
4. Оформить хранение – поместить трудовую книжку в отдельное дело с пометкой «Не востребована». Обеспечить условия, соответствующие требованиям архивного хранения (сухое, защищённое от света место).
5. Информировать бухгалтерию и кадры – чтобы при последующих запросах (например, при оформлении пенсии) можно было быстро предоставить сведения о месте хранения.

Что делать работнику, если он не получил трудовую книжку?

• Подать письменное заявление – требовать выдачи книжки в течение трёх рабочих дней (ст. 66.1 ТК РФ).
• Обратиться в трудовую инспекцию – если работодатель игнорирует заявление, можно подать жалобу.
• Подать иск в суд – требовать компенсацию за задержку, моральный вред и, при необходимости, восстановление на работе.
• Запросить дубликат – в случае утраки оригинала работник может обратиться к предыдущему работодателю с заявлением о выдаче дубликата трудовой книжки (ст; 65 ТК РФ). При отсутствии возможности получить дубликат, можно оформить новую книжку без записей о предыдущей работе, но тогда потребуется подтверждать стаж иными документами.

Особенности с 2021 года

С 1 января 2021 года при приёме на работу сотрудников, у которых отсутствует трудовой стаж, бумажная трудовая книжка не заводится (ст. 66 ТК РФ в редакции Федерального закона от № 274‑ФЗ). Вместо этого ведётся электронный трудовой договор в системе «Социальное страхование». Однако:

• Если работник ранее имел стаж и posiadaет бумажную книжку, она остаётся действительным документом и должна быть выдана при увольнении.
• Для newcomers без стажа работодатель обязан предоставить справку о трудовой деятельности (форма СТД‑Р) либо электронную выписку из ПФР, которая заменяет книжку при устройстве на новую работу.

Незабор трудовой книжки работником создаёт риски для обеих сторон:

• Работник лишается подтверждения своего опыта и может столкнуться с трудностями при трудоустройстве, оформлении пенсии и получении социальных выплат.
• Работодатель подвергается административным штрафам, возможным судебным искам и обязан обеспечивать хранение невостребованного документа в соответствии с архивным законодательством.

Чтобы минимизировать негативные последствия, важно соблюдать установленный порядок: фиксировать факт отказа, направлять официальное уведомление, хранить книжку надлежащим образом и, при необходимости, помогать работнику получить дубликат или альтернативное подтверждение трудового стажа.

Соблюдение этих правил не только защищает права сторон, но и способствует поддержанию доверительных отношений в коллективе и снижению вероятности трудовых споров.