Дата подготовки материала: 21:18:24 ().

Содержание

1. Что считается недействительной записью в трудовой книжке
2. Нормативная база
3. Исправление ошибок в бумажной трудовой книжке
4. Образцы записей об исправлении
5. Исправление недействительных записей в электронной трудовой книжке
6. Когда требуется выдача дубликата трудовой книжки
7. Часто задаваемые вопросы

Согласно действующему законодательству и разъяснениям Минтруда, запись в разделе «Сведения о работе» (а также в разделе «Сведения о награждении») считается недействительной, если:

• указана неверная должность, профессия или специальность;
• неправильно указаны даты приёма, перевода или увольнения;
• отсутствуют или ошибочно приведены реквизиты приказа (номер, дата, название документа);
• в записи присутствуют опечатки, которые меняют смысл сведений (например, «бухгалтер» вместо «бухгалтер‑аудитор»);
• запись сделана без основания (например, без соответствующего приказа о приёме на работу).

Важно: зачёркивание, замазывание или любой другой способ механического исправления такой записи запрещён. Изменения допускаются только путём признания записи недействительной и внесения новой, корректной записи.

Нормативная база

Основные нормативные акты, регулирующие порядок ведения и исправления трудовой книжки:

• Трудовой кодекс Российской Федерации (ст. 66, 66.1);
• Постановление Правительства РФ от № 225 «О ведении трудовых книжек и выдаче справок о трудовой деятельности»;
• Методические рекомендации Минтруда России «О порядке исправления ошибок в трудовых книжках» (актуальная редакция 2025 г.);
• Федеральный закон от № 152‑ФЗ «О персональных данных» (при работе с электронной трудовой книжкой).

Исправление ошибок в бумажной трудовой книжке

Порядок внесения исправлений установлен пунктом 3.1.2 Постановления № 225 и состоит из следующих шагов:

1. После последней действительной записи в трудовой книжке ставится следующий порядковый номер (например, если последняя запись имеет номер 12, новая получит номер 13).
2. Во второй графе (Дата) указывается текущая дата внесения исправления.
3. В третьей графе (Сведения о работе) пишется фраза:

Запись с номером XX недействительна.

где XX – номер ошибочной строки, которую необходимо аннулировать.

4. В четвёртой графе (Дата и номер приказа) указывается дата и номер приказа, на основании которого вносится исправление (или иного документа, подтверждающего правильные сведения).
5. Далее, в новой строке (с последующим номером) вносятся верные сведения о работе: должность, период работы, реквизиты приказа о приёме/переводе/увольнении.

Все записи выполняются чернилами синего или чёрного цвета, разборчивым почерком. При наличии возможности допускается использование штампа или печатного оборудования, но текст должен оставаться читаемым и соответствовать требованиям к оформлению трудовой книжки.

Образцы записей об исправлении

Пример 1 – исправление неправильной должности

Запись с номером 7 недействительна.
Бухгалтер‑аудитор, отдел финансового контроля, с по настоящее время.
 Приказ № 45‑к от .

Пример 2 – исправление даты увольнения

Запись с номером 9 недействительна.
Инженер‑конструктор, отдел проектирования, с по .
 Приказ № 12‑о от .

Пример 3 – добавление пропущенной записи о переводе

Запись с номером 11 недействительна.
Переведён из отдела продаж в отдел маркетинга, с .
 Приказ № 78‑п от .

Примечание: если ошибочная запись относится к разделу «Сведения о награждении», порядок действий аналогичен – в третьей графе указывается фраза «Запись с номером ХХ недействительна», а верные сведения вносятся в последующей строке.

Исправление недействительных записей в электронной трудовой книжке

Электронная трудовая книжка (ЭТК) ведётся в рамках системы «Социальный фонд России» и регулируется Приказом Минтруда от № 843н. Основные принципы исправления:

• Непосредственное изменение уже сохранённой записи невозможно.
• Для исправления ошибочной записи формируется новая запись с типом «Исправление» (или «Аннулирование»).
• В новой записи указывается:
• номер ошибочной записи (из поля «Номер записи»);
• фраза «Запись недействительна»;
• правильные сведения (должность, период, реквизиты приказа).
• После внесения исправления система автоматически помечает ошибочную запись как недействительную, а новая запись становится действующей.
• Все изменения фиксируются с отметкой даты и времени внесения, а также идентификатором пользователя, внесшего исправление (обычно – специалист отдела кадров или уполномоченное лицо).

Пример формы исправления в ЭТК (вывод из личного кабинета работника):

Тип записи: Исправление
Номер исправляемой записи: 42
Статус исходной записи: Недействительна
Новая запись:
 Должность: Менеджер по работе с клиентами
 Период: – по настоящее время
 Основание: Приказ № 102‑к от 
 Дата внесения: 14:35:12
 Код пользователя: HR_00123

Когда требуется выдача дубликата трудовой книжки

Дубликат трудовой книжки выдаётся в следующих случаях:

1. Если в книжке обнаружено множество ошибок, исправление которых делает документ нечитаемым или нарушает его целостность.
2. Когда ошибочная запись относится к разделу «Сведения о работе» и не может быть исправлена способом признания недействительной (например, записана карандашом, стирается, или повреждена страница).
3. По письменному заявлению работника, если он считает, что текущая трудовая книжка содержит недействительные сведения, которые препятствуют реализации его прав (например, при приёме на новую работу, получении пенсии, оформлении социальных выплат).

Порядок выдачи дубликата:

• Работник подаёт заявление работодателю (или в орган, выдавший оригинал, если трудовая книжка хранится у работодателя).
• Работодатель проверяет наличие ошибок, готовит дубликат, в котором переносит только действительные записи.
• В дубликате не переносятся записи, признанные недействительными.
• Дубликат заверяется подписью уполномоченного лица и печатью организации (если таковая имеется).
• Оригинал трудовой книжки остаётся у работника (или у работодателя, если книжка хранится у него) с пометкой «Дубликат выдан».

Часто задаваемые вопросы

Можно ли просто зачеркнуть ошибочную запись?

Нет. Зачёркивание, замазывание, стирание или любой другой механический способ исправления запрещён. Изменения допускаются только через признание записи недействительной и внесение новой, правильной записи.

Что делать, если ошибка обнаружена после выдачи дубликата?

В дубликате не переносятся недействительные записи, поэтому ошибка в оригинале не влияет на дубликат. Если же ошибка попала в дубликат (например, при переносе данных), её необходимо исправить тем же способом: признать недействительной и внести верные сведения.

Нужно ли указывать номер приказа при исправлении?

Да. В четвёртой графе (бумажная книжка) или в поле «Основание» (ЭТК) обязательно указываются номер и дата документа, на основании которого вносится исправление. Это подтверждает законность изменений.

Можно ли исправлять ошибки в разделе «Сведения о награждении» тем же способом?

Да. Порядок идентичен: в третьей графе пишется фраза «Запись с номером ХХ недействительна», а верные сведения о награде вносятся в последующей строке.

Какие последствия могут быть, если не исправить недействительную запись?

Недействительные сведения могут привести к:

• отказу в приёме на работу (новый работодатель не сможет подтвердить опыт);
• отказу в назначении пенсии или других социальных выплат;
• спорам с работодателем при расчёте отпускных, больничных и других выплат;
• административной ответственности для работодателя за нарушение правил ведения трудовых книжек (ст. 5.27 КоАП РФ).

Статья подготовлена на основе актуального законодательства и разъяснений Минтруда России на дату .