Дата актуализации:  г.

Что такое электронная трудовая книжка (ЭТК)

Электронная трудовая книжка – это цифровой документ, который полностью заменяет традиционный бумажный
аналог. С 1 января 2020 года в Трудовой кодекс РФ внесены поправки, согласно которым сведения о трудовой
деятельности работников формируются работодателем в электронном виде и передаются в единую базу
Пенсионного фонда России (ПФР). Основные характеристики ЭТК:

• Хранится в защищённой государственной базе, недоступной для случайного изменения;
• Доступна сотруднику в личных кабинетах Госуслуг и ПФР;
• Не подлежит физическому износу, её невозможно «потерять»;
• Работодатель обязан предоставить копию по требованию работника.

Правовая база

Ключевые нормативные акты, регулирующие ЭТК:

1. Федеральный закон № ТК‑400‑ФЗ от  г. «О введении электронных трудовых книжек»;
2. Трудовой кодекс РФ (статьи 67‑71, 71‑1);
3. Постановление Правительства РФ № 1242 от  г. «Об утверждении Положения о порядке ведения
   электронных трудовых книжек».

Согласно закону, каждый работник имеет право выбрать форму трудовой книжки – бумажную или электронную.
Если работник не подал заявление об отказе от бумажного варианта, работодателю необходимо вести обе
книжки параллельно.

Когда и зачем может понадобиться копия ЭТК

• Для подтверждения трудового стажа при получении пенсионных льгот;
• При оформлении больничного листа, отпуска по уходу за ребёнком и др.;
• Для подачи в суд или в органы социальной защиты;
• При смене работодателя, если требуется предоставить полную историю трудовой деятельности.

Способы получения копии электронной трудовой книжки

4.1 Через личный кабинет на портале Госуслуги

Самый простой способ – воспользоваться сервисом «Электронная трудовая книжка» в личном кабинете.

1. Войдите в личный кабинет Госуслуг при помощи
   подтверждённого аккаунта (логин, пароль, СМС‑код).
2. В меню «Услуги» найдите раздел «Трудовые книжки и справки» → «Электронная трудовая книжка».
   При первом входе потребуется привязать ваш ИНН/СНИЛС к системе.
3. После загрузки данных нажмите кнопку «Скачать копию» – система сформирует PDF‑файл с полной
   историей записей (приём, перевод, увольнение, отпуск и т.д.).
4. Сохраните файл на свой компьютер/смарт‑устройство. При необходимости распечатайте документ
   (печать не обязательна, но может потребоваться в некоторых организациях).

4.2 Через личный кабинет Пенсионного фонда России (ПФР)

Если у вас нет доступа к Госуслугам, можно воспользоваться сервисом ПФР.

1. Перейдите на сайт ПФР и войдите в «Личный кабинет
   застрахованного лица» (используйте СНИЛС и пароль/Код подтверждения).
2. В разделе «Трудовая книжка» выберите «Сформировать выписку». Система автоматически
   сформирует документ в формате PDF.
3. Скачайте и сохраните полученный файл.

4.3 Через работодателя

Работодатель обязан предоставить копию ЭТК по требованию работника. Процедура выглядит так:

1. Подайте письменное заявление (можно в электронном виде) с указанием ФИО, ИНН/СНИЛС и
   конкретного запроса «выдать копию электронной трудовой книжки». При желании укажите способ
   получения (PDF‑файл на электронную почту, ссылка в личном кабинете компании и т.п.).
2. Работодатель в течение 5 рабочих дней (по закону) формирует выписку из своей системы
   (например, в Контур.Экстерн) и передаёт её вам.
3. Полученный документ имеет юридическую силу и может быть использован как оригинал.

4.4 Через сервисы электронного документооборота (Контур.Экстерн, 1С:Зарплата и кадры и др.)

Многие крупные компании используют специализированные сервисы для ведения ЭТК. Если ваш работодатель
использует такой сервис, копию можно получить:

• через внутренний портал компании (раздел «Кадры» → «Электронная трудовая книжка»);
• по запросу в отдел кадров (они отправят файл на ваш корпоративный e‑mail).

Какие документы нужны для получения копии

Возможные проблемы и как их решить

• Отсутствие записи в системе. Если в ЭТК нет нужных записей (например, за ранние годы
  работы), обратитесь к бывшим работодателям за справками из их архивов. Эти справки могут быть
  приложены к запросу в ПФР.
• Отказ работодателя предоставить копию; По закону работодатель обязан выдать копию
  в течение 5 дней. При отказе можно обратиться в Трудовую инспекцию или в Службу защиты
  прав потребителей.
• Технические сбои на порталах. Если сервисы Госуслуг или ПФР недоступны, попробуйте
  воспользоваться альтернативным способом – запросить копию у работодателя.
• Необходимость подтверждения стажа для льготной пенсии. В этом случае рекомендуется
  запросить не только копию ЭТК, но и официальную справку о трудовом стаже из ПФР,
  где указаны детали каждой записи.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

7.1 Можно ли распечатать копию ЭТК и использовать её как оригинал?

Да. Распечатанный PDF‑документ имеет ту же юридическую силу, что и электронный файл, если в нём
присутствует электронная подпись или отметка о подтверждении подлинности от ПФР/Госуслуг.

7.2 Нужно ли подавать заявление об отказе от бумажной трудовой книжки?

Если вы хотите полностью перейти на электронный формат, необходимо подать письменное заявление
об отказе от бумажной книжки. После этого все новые записи будут вноситься только в ЭТК.

7.3 Как проверить, передаёт ли работодатель сведения в ПФР?

В личном кабинете на портале Госуслуги в разделе «Электронная трудовая книжка» отображается
дата последнего обновления. Если запись отсутствует, уточните у работодателя, был ли отправлен
отчёт СЗВ‑ТД за соответствующий период.

7.4 Можно ли получить копию ЭТК, если я уволился более года назад?

Да. Доступ к своей ЭТК сохраняется в базе ПФР независимо от текущего статуса занятости.
Получить её можно в любой момент через Госуслуги или ПФР.

7.5 Что делать, если в ЭТК указаны неверные данные?

Сначала обратитесь к работодателю с заявлением о корректировке. Если исправление не будет
выполнено, подайте жалобу в Трудовую инспекцию или в Пенсионный фонд России с приложением
документальных подтверждений (договор, справки, приказ).

Электронная трудовая книжка – современный и надёжный способ хранения сведений о трудовой
деятельности. Получить её копию можно тремя основными путями: через государственные порталы
(Госуслуги, ПФР), напрямую у работодателя или через сервисы электронного документооборота,
которые используют компании. Для успешного получения копии подготовьте необходимые документы,
сформулируйте запрос в письменной форме и, при необходимости, обратитесь в контролирующие органы.

Помните: работодатель обязан предоставить копию в течение пяти рабочих дней, а
сам документ имеет полную юридическую силу – его можно использовать при оформлении пенсии,
социальных льгот и в любых официальных процедурах.

Автор: Ваш помощник | Дата публикации: 22 мая 2026 г.