- Традиционная трудовая книжка – это государственный документ, в котором фиксируются все сведения о трудовой деятельности работника: даты начала и окончания работы, должности, начисленная заработная плата, причины увольнения и т.д.
- Электронная трудовая книжка (ЭТК) – введена в 2022 г. как альтернатива бумажной. Работодатель регистрирует данные в электронном реестре, а работник получает доступ к ним через портал «Работник».
- С 2025 года работники могут отказаться от бумажной книжки, если в их компании действует ЭТК. При этом все сведения сохраняются в электронном виде и доступны по запросу.
Обязанности работодателя по выдаче копий документов
Обязанности работодателя определены в Трудовом кодексе РФ (статьи 80–84) и в нормативных актах, регулирующих ведение кадрового учёта.
Копия трудового договора
Работодатель обязан предоставить работнику копию трудового договора в течение 10 дней с момента его подписания. При увольнении работник имеет право получить копию договора за всё время работы.
Копия трудовой книжки (или её электронного аналога)
Если работник имеет бумажную трудовую книжку, то по его запросу работодатель обязан выдать копию всех записей, сделанных в течение периода работы. При наличии ЭТК работодатель предоставляет доступ к электронному документу через портал «Работник».
Копии платежных поручений и выписок из реестра заработной платы
Вопрос: «Обязан ли работодатель предоставить бывшему работнику по его запросу копии платежных поручений о заработной плате / выписки из их реестра?» Ответ – да. Согласно статье 80 Трудового кодекса, работодатель обязан предоставить работнику копии всех документов, подтверждающих начисление и выплату заработной платы, включая платежные поручения, выписки из реестра и справки о начислениях.
Копии актов об отсутствии и других кадровых документов
Работник имеет право получить копии актов об отсутствии, справок о болезни, актов о проверке и других кадровых документов, которые могут повлиять на его трудовые отношения.
Сроки и порядок выдачи копий
- Срок – не более 10 календарных дней с момента запроса.
- Запрос может быть сделан в письменной форме (письмо, электронная почта) или устно (при личном обращении).
- Если работодатель отказывается выдавать копии без законных оснований, работник вправе обратиться в инспекцию труда.
Что делать, если работодатель не выдает копии?
В случае отказа работодатель может быть привлечён к ответственности:
- Письменное предупреждение.
- Штраф в размере до 50 000 ₽.
- Обязательство выплатить компенсацию за невыданные документы.
Работник может подать жалобу в Инспекцию труда или в суд. В суде работник может требовать не только выдачи копий, но и компенсацию морального вреда.
Как оформить запрос на копии документов?
Ниже приведён образец письма-запроса:
[Ф.И.О. работника] [Адрес] [Телефон] [Электронная почта] [Дата] [Наименование работодателя] [Адрес работодателя] Уважаемые господа! Настоящим прошу предоставить копии следующих документов, подтверждающих мои трудовые отношения с вашей организацией: Трудовой договор (за всё время работы). Копии записей в трудовой книжке (или доступ к электронному документу). Платёжные поручения и выписки из реестра заработной платы за период с [дата] по [дата]. Акт об отсутствии/с справке о болезни за период с [дата] по [дата]. Согласно статье 80 Трудового кодекса РФ, прошу выдать копии в течение 10 календарных дней с момента получения данного письма. С уважением, [Подпись] [Ф.И.О.]
Практические советы
- Если вы работаете в компании, где действует ЭТК, регулярно проверяйте свой электронный профиль на портале «Работник».
- Храните копии всех документов, особенно если вы планируете смену работы.
- Не откладывайте запросы на копии – чем раньше, тем меньше вероятность задержек.
- Если работодатель отказывается, сразу обратитесь в инспекцию труда.
Независимо от того, работаете ли вы с бумажной трудовой книжкой или пользуетесь электронным документом, ваш работодатель обязан предоставить вам копии всех трудовых документов, подтверждающих ваши права и обязанности. Это не только законное требование, но и гарантия прозрачности и справедливости в трудовых отношениях. Если вы столкнулись с отказом в выдаче копий, помните, что у вас есть законные пути защиты своих прав.