Дата актуализации:  г.

Заявка (заявление) — это официальный документ, которым работник просит работодателя выполнить одно из действий, связанных с трудовой книжкой:

• выдача оригинала трудовой книжки;
• выдача копии трудовой книжки;
• оформление дубликата (новой книжки) при утере, порче или изменении фамилии;
• перевод книжки в электронный формат (ЭТК) или отказ от электронного ведения;
• продолжение ведения книжки в бумажном виде, когда по умолчанию применяется электронный вариант.

Заявление может быть составлено в произвольной форме, однако большинство организаций используют типовой бланк, который ускоряет процесс и исключает ошибки.

Правовая база

Основные нормативные акты, регулирующие порядок ведения и выдачи трудовых книжек:

1. Трудовой кодекс Российской Федерации (ТК РФ) – статьи 66‑68, 71‑73.
2. Постановление Правительства РФ от № 2399 «Об электронных трудовых книжках».
3. Приказ Минтруда России от № ТК‑2023/12 «Об утверждении формы заявления о выдаче, замене и переводе трудовой книжки».

Когда необходимо подавать заявление?

Общие требования к заявлению

• Формат – свободный (можно писать в Word, PDF, на бумаге). При желании можно воспользоваться готовыми шаблонами.
• Язык – русский.
• Обязательные реквизиты:
  • Наименование (ФИО) работника;
  • Должность и подразделение;
  • Точная формулировка просьбы (выдача, замена, копия, перевод);
  • Причина обращения (указание даты увольнения, утери, желания перейти в электронный формат и т.п.);
  • Подпись работника и дата.
• При подаче заявления о дубликате необходимо приложить:
  • Паспорт (или иной документ, удостоверяющий личность);
  • Свидетельство о браке/разводе (если менялась фамилия);
  • Заявление в письменной форме о потере/повреждении (если требуется).

Образцы заявлений

Заявление о выдаче оригинальной трудовой книжки (при увольнении)

Индивидуальный предприниматель "Ромашка"
Адрес: 123456, г. Москва, ул. Пушкина, д.10
Телефон: +7 (495) -23‑45‑67

От: Иванов Иван Иванович
Должность: инженер‑технолог
Подразделение: отдел разработки

Заявление

Прошу выдать мне оригинал трудовой книжки в связи с моим увольнением
от г. по собственному желанию.

Подтверждаю, что получу трудовую книжку в полном комплекте
(основная часть + листы для записей).

Подпись ______________________ Дата _____________

Заявление о выдаче копии трудовой книжки (для подтверждения страхового стажа)

ООО "СтройТех"
Адрес: 115200, г. Москва, пр. Ленина, д.25

От: Петрова Мария Сергеевна
Должность: бухгалтер
Подразделение: финансовый отдел

Заявление

В соответствии со ст. 66 ТК РФ прошу выдать мне копию трудовой книжки
для подтверждения страхового стажа при оформлении пособия по безработице.

Подпись ______________________ Дата _____________

Заявление о выдаче дубликата (новой) трудовой книжки

ЗАО "ТехноИнвест"
Адрес: 190000, г. Санкт‑Петербург, ул. Невский, д.5
От: Смирнов Алексей Владимирович
Должность: менеджер проекта
Подразделение: отдел продаж

Заявление

Прошу оформить дубликат (новую) трудовую книжку в связи с утерей
оригинала, произошедшей г.

К заявлению прилагаю:
Копию паспорта.
Справку из полиции о факте утери (№ 123‑456 от г.).

Подпись ______________________ Дата _____________

Заявление о переводе трудовой книжки в электронный формат (ЭТК)

ИП "Васильева Ольга"
Адрес: 630090, г. Новосибирск, ул. Советская, д.12

От: Васильева Ольга Петровна
Должность: специалист по маркетингу

Заявление

В соответствии с Приказом Минтруда РФ от № ТК‑2023/12
прошу перевести мою трудовую книжку в электронный формат
через портал Госуслуги.

Подпись ______________________ Дата _____________

Заявление о продолжении ведения трудовой книжки в бумажном виде

АО "ГлобалТех"
Адрес: 117342, г. Москва, ул. Садовая, д.8

От: Кузнецова Елена Андреевна
Должность: специалист по кадрам

Заявление

Прошу продолжить ведение моей трудовой книжки в бумажной форме
в соответствии со ст. 66 ТК РФ, так как я не желаю переводить её в
электронный формат.

Подпись ______________________ Дата _____________

Как правильно оформить и подать заявление

1. Подготовьте текст заявления – используйте один из образцов выше или создайте собственный, соблюдая обязательные реквизиты.
2. Проверьте правильность данных – ФИО, должность, дата, подпись.
3. Соберите необходимые приложения (паспорт, справка о потере, копия брачного свидетельства и т.д.).
4. Выберите способ подачи:
   • Лично в отдел кадров (самый быстрый способ).
   • По электронной почте (скан заявления и приложений).
   • Через корпоративный портал (если он поддерживает загрузку документов).
5. Получите расписку – после передачи заявления попросите сотрудника отдела кадров выдать расписку с указанием даты получения и перечня приложенных документов.
6. Ожидайте решения – в большинстве случаев трудовая книжка выдаётся в течение 5‑10 рабочих дней. При запросе дубликата срок может быть до 30 дней.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Нужно ли подписывать заявление в электронном виде?

Если заявление отправляется по электронной почте, достаточно добавить электронную подпись (ЭП) или указать в письме, что документ подписан в электронном виде. При личной подаче подпись должна быть рукописной.

Можно ли получить трудовую книжку сразу после увольнения?

Да, согласно ст. 66 ТК РФ работодатель обязан выдать трудовую книжку в день увольнения, если работник предъявил заявление и все необходимые документы.

Что делать, если работодатель отказывается выдавать дубликат?

Трудовой кодекс обязывает работодателя оформить дубликат в течение 30 дней с момента подачи заявления. При отказе работник может обратиться в инспекцию по труду или в суд.

Можно ли одновременно иметь бумажную и электронную трудовую книжку?

Да. По ст. 71 ТК РФ работник имеет право вести трудовую книжку в двух формах одновременно, если это не противоречит внутренним правилам организации.

Какие штрафы предусмотрены за несоблюдение сроков выдачи трудовой книжки?

Работодатель, нарушивший сроки выдачи, может быть привлечён к административной ответственности в виде штрафа от 1 000 до 5 000 рублей (ст. 5.27 КоАП РФ).

Где скачать готовые шаблоны?

Скачать готовые шаблоны заявлений можно с официальных ресурсов:

• Госуслуги – раздел «Трудовая книжка»
• Мой Дело – типовые бланки заявлений
• Nopaper – бесплатные шаблоны с проверкой юристом

Важно: перед использованием шаблона убедитесь, что он актуален (проверьте дату последнего обновления) и соответствует требованиям вашего работодателя.

Заявка на трудовую книжку – простой, но важный документ, который позволяет работнику получить, заменить или изменить форму ведения своей трудовой истории. Правильное оформление заявления ускоряет процесс, минимизирует риск отказа и помогает избежать лишних юридических споров. Пользуйтесь приведёнными образцами, адаптируйте их под свою ситуацию и сохраняйте копию заявления и всех приложений для собственного контроля.

Если у вас остались вопросы, обратитесь к специалисту отдела кадров или к юристу, специализирующемуся на трудовом праве.